CleverControl - 7 mitów, które pracownicy mają na temat oprogramowania do zdalnego monitorowania

Idea monitoringu pracowników stała się popularna, gdy firmy w pośpiechu wdrażały pracę zdalną z powodu pandemii.

Menedżerowie nie mogli już osobiście sprawdzać, co słychać u ich zespołów. Właściciele firm, którzy wcześniej mieli wątpliwości co do zatrudnienia zdalnego, szybko opracowali politykę pracy z domu. Inne firmy entuzjastycznie przyjęły pracę zdalną, pozwalając zespołom na ciągłą pracę z dowolnego miejsca.

Nawet sposób, w jaki firmy angażują się w kontakty z klientami uległ znacznej zmianie. Większość firm zatrudnia najlepsze systemy help desk aby poradzić sobie ze wzrostem liczby biletów wysyłanych przez klientów.

Oprócz obsługi zapytań klientów, systemy help desk mogą pomóc firmom w nawiązaniu pozytywnych relacji z klientami. Rozwiązania help desk stanowią również strategiczny punkt wyjścia do zwiększenia efektywności firmy w zakresie zaspokajania stale zmieniających się potrzeb rynku.

W różnych sytuacjach pojawiał się wymóg wiedzy o tym, co jest realizowane w ciągu dnia, np. w zakresie obsługi klienta, oraz posiadania jednej, scentralizowanej metody monitorowania postępów.

W miarę jak rosło zainteresowanie monitoringiem, rosły też obawy pracowników. Pracownicy zadawali pytania, dostosowując się do nowych procedur i próbując wydzielić w swoich domach miejsca na zdalne miejsca pracy.

Oprogramowanie do zdalnego monitorowania to program, który umożliwia administratorom firm zdalne monitorowanie i nadzorowanie wszystkich urządzeń swoich pracowników. Jest ono zazwyczaj wdrażane w sieci przedsiębiorstwa i oferuje scentralizowane przeglądanie dzienników z jednego komputera podłączonego do sieci.

Monitorowanie może być wykonywane na wiele sposobów.Przykłady zdalnego monitorowania obejmują monitorowanie poczty elektronicznej i korzystania z Internetu, przechwytywanie monitora i wideo oraz śledzenie GPS. Podstawowym celem jest śledzenie produktywności zespołu i uzyskanie wglądu w potencjalne wyzwania.

Według badań przeprowadzonych przez Top10VPN, zapotrzebowanie na oprogramowanie do zdalnego monitorowania wzrosło o 54% po nagłym wybuchu wirusa Covid-19. Wiele firm zatrudnia ostatnio oprogramowanie do monitorowania komputerów w celu monitorowania zachowań online swoich pracowników.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników jest nieodłącznym elementem przedsiębiorstw na całym świecie. Program jest dobrodziejstwem dla firm, które zmagają się z zarządzaniem zdalnym personelem pracującym z domu lub miejsca pracy. Obecnie jest to wymóg narzucony przez globalne wymagania korporacyjne i stale zmieniające się ograniczenia regulacyjne. Pomimo różnych zalet, wiele firm waha się przed wdrożeniem oprogramowania do śledzenia pracowników. Nieuniknione spory i nieporozumienia podważają jego konieczność.

Według badań przeprowadzonych przez International Data Corporation, od 30 do 40% pracowników korzysta z Internetu do działań niezwiązanych z pracą. Badanie wykazało również, że 21-31% pracowników aktywnie uczestniczy w działaniach nieetycznych, takich jak ujawnianie zastrzeżonych informacji lub własności intelektualnej stronom zewnętrznym oraz narażanie na szwank wielu kluczowych projektów i aktywów.

Najlepsze oprogramowanie do zdalnego monitorowania i zarządzania oferuje alternatywną metodę monitorowania i analizowania wydajności pracowników w celu odkrycia nowych i ulepszonych procesów, co jest niemożliwe w przypadku konwencjonalnych metod obserwacji. Rozwiązania w zakresie śledzenia pracowników pomagają właścicielom firm i ich pracownikom uzyskać pełną świadomość działań w miejscu pracy. Dzięki śledzeniu, organizacje systemowe mogą odkryć, jak uczynić swój personel bezpieczniejszym i bardziej produktywnym, jednocześnie poprawiając przebieg operacji biznesowych.

Wielu pracowników uważa, że ich lojalność jest kwestionowana z powodu tego programu. Pamiętając o tych czynnikach, oto powszechne błędne przekonania na temat oprogramowania do monitorowania pracowników.

1. Rozwiązanie do zdalnego monitorowania narusza prywatność pracowników

   Monitoring pracowników nie powinien być wykorzystywany do naruszania prywatności. Gdy są stosowane w sposób przejrzysty i sprawiedliwy, technologie te i ich spostrzeżenia pomagają właścicielom firm i personelowi działać bardziej efektywnie. Wykorzystując narzędzia do monitorowania pracowników, firmy muszą nadać priorytet i zachować poufność uczestników.

   Dlatego ważne jest, aby być otwartym i szczerym z pracownikami na temat ich systemu monitorowania pracowników, danych, które zbierasz i jak zamierzasz je wykorzystać. Można to zrobić profesjonalnie poprzez oficjalną politykę lub nieformalnie poprzez swobodną rozmowę lub e-mail. Odpowiedzialność zapewnia wiarygodność, która jest niezbędna do uspokojenia wszelkich obaw związanych z prywatnością.

2. Tylko kierownictwo korzysta z monitoringu pracowników

   Oprogramowanie do monitorowania pracowników ma wiele korzyści dla pracowników. Technologie te na przykład ułatwiają i zachęcają do rozszerzania możliwości pracy wirtualnej i elastycznej.

   Oprogramowanie do monitorowania pracowników daje firmom pewność, że pozwalają swoim pracownikom pracować zdalnie. Eliminuje to ograniczenia harmonogramu pracy w biurze ograniczające możliwości urlopowe oraz czas społeczny i rodzinny, a także wiąże się z kosztownymi i nieprzyjemnymi dojazdami. Ponadto, ponieważ wyniki pracy są powiązane z indywidualnymi i korporacyjnymi statystykami, dane zebrane przez oprogramowanie śledzące mogą ułatwić równe awanse i podwyżki płac.

3. Monitoring pracowników dotyczy tylko pracowników zdalnych

   Niektórzy myślą, że rozwiązanie do monitoringu nadaje się tylko do pilnowania aktywności internetowej pracowników na miejscu. Jednak jest to mylące. Możesz użyć oprogramowania śledzącego do monitorowania aktywności internetowej pracownika, niezależnie od tego, czy znajduje się on lokalnie, czy zdalnie.

   Wiele firm kupuje to oprogramowanie specjalnie po to, aby mieć kontrolę nad wydajnością swoich pracowników zdalnych. Firmy muszą dać swoim pracownikom zdalnym swobodę wykonywania czynności bez stałego nadzoru, ponieważ w domu jest wiele zakłóceń.

   Podczas gdy pracownicy dostosowują się do pracy zdalnej, pracodawcy mogą monitorować ich aktywność online, aby upewnić się, że zmiana środowiska nie wpłynęła negatywnie na produktywność.

4. Monitoring pracowników zaszkodzi morale

   Zdalny monitoring pracowników Technologia ma potencjał, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników, jeśli jest odpowiednio stosowana. Przejrzystość i trafność zachowań klientów pozwala kierownictwu przyjrzeć się temu, co nie działa prawidłowo. Wąskie gardła w rurociągach mogą być szybko znalezione i naprawione przy użyciu metryk i strategii wydajności, aby zredukować czasochłonne i nieefektywne działania.

   Kierownicy są świadomi dostępności zadań, w tym przeciążonych i niedostatecznie wydajnych pracowników. Ułatwia to sprawiedliwy podział obowiązków pracowników i projektów oraz skłania do podjęcia działań w razie potrzeby.

   Oprócz wspierania zdrowszego środowiska i zwiększania retencji pracowników, może również zmniejszyć negatywne skutki, takie jak wypalenie i konflikty wewnętrzne.

5. Zdalne monitorowanie generuje dodatkowe zadania

   Początkowo używanie narzędzia śledzącego do monitorowania pracowników może brzmieć natrętnie. Tworzy nieprzyjemny obraz miejsca pracy, w którym menedżerowie monitorują każdą klawiaturę, a pracownicy boją się robić przerwy.

   Stres pracowników może być mniejszy dzięki monitorowaniu niektórych działań. Specjaliści ds. sprzedaży korzystają z aplikacji CRM, takich jak Pipeliner CRM, aby zapewnić wyższy poziom zaangażowania w sprawy klientów. Program ten umożliwia członkom zespołu organizowanie leadów i kontaktów, pielęgnowanie perspektyw, planowanie działań związanych ze sprzedażą oraz śledzenie możliwości.

   Wiedza o tym, ile czasu zajmuje wykonanie poszczególnych zadań, pomoże kierownictwu efektywniej rozdzielać czas i zadania pomiędzy członków zespołu. W ostatecznym rozrachunku jest to korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

   Utrzymanie silnej i otwartej komunikacji w miejscu pracy jest najlepszym sposobem na złagodzenie obaw pracowników dotyczących oprogramowania do śledzenia. Opisz potrzebę najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników i jak może to przynieść korzyści wszystkim stronom. Wszyscy nie powinni się martwić, bo wszystko jest jawne i oczywiste.

6. Monitoring pracowników jest nielegalny

   Ponieważ przepisy różnią się w zależności od kraju, to, co firmy mogą monitorować, różni się w zależności od lokalizacji firmy i jej pracowników. W niektórych krajach firmy mogą używać tylko najlepsze narzędzia do monitorowania if they notify their employees ahead, while in others, "stealth" monitoring is allowed.

   Większość krajów zezwala jednak na monitorowanie pracowników w pewnym zakresie i w pewnych sytuacjach. Monitorowanie pracowników jest często regulowane przez szerokie standardy obejmujące gromadzenie, przetwarzanie i ochronę danych, w przeciwieństwie do konkretnych przepisów.

7. Oprogramowanie do zdalnego monitorowania jest kosztowne

   Rozwiązania zdalnego monitorowania mogą wydawać się drogie, ale nie są. Możesz subskrybować aplikacje oparte na chmurze, które przechowują dane za miesięczną opłatą. Twórcy najlepszego oprogramowania do zdalnego monitorowania oferują liczne opcje subskrypcji oparte na liczbie pracowników firmy, umożliwiając małym i dużym przedsiębiorstwom wybór optymalnego rozwiązania dla ich wymagań.

Oprogramowanie do zdalnego monitorowania pracowników, jak każda inna technologia, ma zalety i wady. Monitoring pracowników to świetny sposób na ochronę danych firmy przy jednoczesnym zachowaniu zgodności, odpowiedzialności i efektywności pracowników.

Jednak łatwo jest go źle wykorzystać. W związku z tym musisz starannie zorganizować proces szkolenia personelu w zakresie monitoringu. Unikaj typowych błędów, takich jak wdrożenie oprogramowania bez powiadomienia pracowników.

Możesz obalić te mity, prawidłowo planując i realizując oprogramowanie do zdalnego monitorowania. Najlepszą cechą jest to, że możesz użyć tego narzędzia do monitorowania pracowników zarówno w biurze, jak i zdalnie.