6 sposobów na zwiększenie produktywności w miejscu pracy dzięki oprogramowaniu do monitorowania

Wydajność pracowników jest kluczowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Zaangażowani, skoncentrowani i wydajni pracownicy znacząco przyczyniają się do wzrostu i rentowności firmy. Badanie przeprowadzone przez Gallupa wynika, że zaangażowani pracownicy wykazują o 23% wyższą rentowność, o 18% wyższą produktywność w sprzedaży i o 10% wyższą lojalność klientów. Jednak tylko 23% pracowników na całym świecie można nazwać "zaangażowanymi"

Firmy nieustannie poszukują skutecznych sposobów na zwiększenie produktywności i zaangażowania pracowników, od tworzenia różnych zachęt po wdrażanie oprogramowania monitorującego. W tym artykule omówimy sposoby wykorzystania programów monitorujących do zwiększenia produktywności.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników jest jedną z najczęściej stosowanych metod śledzenia produktywności i zyskało przychylność podczas pandemii COVID-19. Pomimo swojej popularności, istnieją szerokie debaty na temat jego skuteczności i etyczności. Krytycy twierdzą, że ciągły nadzór tworzy poczucie nieufności i niechęci do pracodawcy. Poza tym zwiększa poziom stresu pracowników i obniża ogólną satysfakcję z pracy. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, że negatywne skutki wynikają z nieprawidłowego wdrożenia oprogramowania monitorującego.

Opresyjne śledzenie każdego kroku pracownika lub nagany za dodatkową minutę w toalecie wywołają niepokój i sprawią, że pracownik rozważy zmianę pracy.

Wręcz przeciwnie, gdy śledzenie jest wykorzystywane w sposób etyczny i przejrzysty w celu optymalizacji procesów pracy i pomocy pracownikom, zwiększa produktywność i przyczynia się do wspierającej atmosfery pracy. Sprawdź ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o etyce cyfrowej w monitorowaniu pracowników.

Oprogramowanie monitorujące może stać się potężnym elementem systemu zwiększającym produktywność w miejscu pracy na wiele sposobów. Oto, w jaki sposób może ono pomóc zwiększyć wydajność zespołu.

Śledzenie obecności jest żmudnym procesem zarówno dla menedżerów, jak i pracowników. Wypełnianie i przeglądanie niekończących się papierowych kart czasu pracy oraz obliczanie nadgodzin, zwolnień lekarskich i urlopów zajmuje cenny czas i jest podatne na ludzkie błędy.

Cyfryzacja rejestrów obecności przyspiesza ten proces kilkukrotnie i eliminuje potrzebę stosowania papierowych kart czasu pracy, poprawiając wydajność i zmniejszając wpływ na środowisko. Pracownicy mogą z łatwością przychodzić i wychodzić z pracy za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego. W niektórych przypadkach nie muszą nawet robić tego ręcznie - oprogramowanie monitorujące, takie jak CleverControl , automatycznie rejestruje początek i koniec aktywności zawodowej. Niektóre systemy umożliwiają pracownikom składanie wniosków urlopowych online, a kierownicy mogą je szybko przeglądać i zatwierdzać.

Programy monitorujące obliczają godziny pracy każdego pracownika, rejestrują spóźnienia lub wcześniejsze wyjścia oraz automatycznie oznaczają nieobecności. Menedżerowie mogą uzyskać dostęp do tych raportów dotyczących obecności pracowników, w tym przepracowanych godzin, nadgodzin i salda urlopów, a nawet uzyskać obliczoną listę płac.

Ponadto oprogramowanie do monitorowania pracowników ujawnia oszustwa czasowe - schemat umieszczania nieparzystych godzin w kartach czasu pracy. System pokaże, czy na komputerze pracownika faktycznie wykonywana jest praca, gdy twierdzi on, że pracuje.

W rezultacie programy śledzące oszczędzają czas i wysiłek związany z raportowaniem obecności i obliczaniem listy płac, uwalniając cenny czas na ważne zadania dla menedżerów i pracowników.

Czasami samo zainstalowanie oprogramowania do śledzenia wystarczy, aby zwiększyć produktywność. Gdy pracownicy wiedzą, że są monitorowani, mają tendencję do samoregulacji swoich wyników: stają się bardziej odpowiedzialni i mniej skłonni do łamania zasad pracy.

Rozmawialiśmy z Markiem, właścicielem internetowego sklepu ze sprzętem sportowym, o jego doświadczeniach z CleverControl. Podczas pandemii jego pracownicy przeszli na pracę zdalną, więc potrzebował narzędzia, które zapewni, że pracownicy pozostaną tak samo efektywni, jak w biurze. "Szczerze mówiąc, rzadko sprawdzam raporty z monitoringu, może raz lub dwa razy w miesiącu" - mówi Mark. "Mój zespół wie, że jest monitorowany, co sprawia, że pozostaje produktywny. Kiedy sprawdzam pulpit nawigacyjny, głównie oglądam transmisje na żywo z ekranów komputerów, aby zobaczyć, czy pracownicy są skupieni na pracy".

Raporty na żywo to potężna funkcja, która może usprawnić przepływ pracy. Podgląd w czasie rzeczywistym tego, co robi zespół, wykrywanie nieefektywności i dostarczanie na czas informacji zwrotnych sprawi, że procesy pracy będą bardziej efektywne, zwiększając produktywność.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników zapewnia cenny wgląd w nawyki i wzorce pracy pracowników, umożliwiając im ujawnienie nieefektywności i poprawę produktywności.

Po pierwsze, program śledzi poziomy aktywności w ciągu dnia, ujawniając godziny szczytowej wydajności. Znając swój najbardziej produktywny czas, pracownicy mogą zaplanować spotkania lub zadania, które wymagają największego skupienia w tych okresach. Z drugiej strony, okresy bezczynności mogą ujawnić potencjalne czynniki rozpraszające, umożliwiając menedżerom podjęcie niezbędnych działań.

Niektóre rozwiązania do monitorowania mają wbudowaną funkcję zarządzania zadaniami. Dzięki temu menedżerowie mogą śledzić, ile czasu pracownicy spędzają na różnych zadaniach i wskazywać zadania, które konsekwentnie trwają dłużej niż oczekiwano. Informacje te pozwolą im ocenić priorytety zadań, zidentyfikować obszary, w których można poprawić zarządzanie czasem i zapewnić ukierunkowane wsparcie.

Wreszcie, oprogramowanie do śledzenia pracowników jest cennym źródłem wglądu w aktywność zawodową pracowników zdalnych. Kontrolowanie pracowników zdalnych to trudny orzech do zgryzienia dla wielu menedżerów, ponieważ nie wiedzą oni, jak robić to prawidłowo. Narzędzia do monitorowania rozwiązują ten problem - dostarczają szczegółowych raportów na temat aktywności każdego pracownika bez konieczności ciągłego sprawdzania. Analizując wzorce pracy zdalnej, menedżerowie mogą zidentyfikować potencjalne wyzwania, takie jak trudności techniczne lub brak komunikacji, i odpowiednio je rozwiązać.

Oprogramowanie monitorujące gromadzi obiektywne dane na temat wydajności pracowników, takie jak czas spędzony na wykonywaniu zadań, poziomy wydajności, czynniki rozpraszające i dotrzymywanie terminów. Dane te mogą być wykorzystywane do dostarczania osobistych, konkretnych i praktycznych informacji zwrotnych.

Opierając się na danych, a nie subiektywnych wrażeniach, menedżerowie mogą zmniejszyć stronniczość w swoich ocenach wyników, co prowadzi do bardziej sprawiedliwych i dokładnych informacji zwrotnych. Poza tym, mogą sugerować spersonalizowane plany rozwoju, które odpowiadają na konkretne potrzeby i pomagają pracownikom osiągnąć ich pełny potencjał.

Informacja zwrotna nie powinna polegać wyłącznie na wyszukiwaniu nieefektywności pracownika - kierownictwo powinno również doceniać jego osiągnięcia. Istnieje wyraźny związek między uznaniem a produktywnością. 37% pracowników przyznaje, że byliby bardziej zachęceni do poprawy swoich wyników, gdyby otrzymywali więcej uznania. Oprogramowanie do monitorowania pracowników pomaga wykrywać wysoko wydajnych pracowników i doceniać ich osiągnięcia - co z kolei zwiększa ich motywację do dalszego rozwoju.

Rozproszenie uwagi w pracy nie jest rzadkością, ale nadmierne oddawanie się przewijaniu mediów społecznościowych lub zakupom online nie przyczynia się do produktywności ani rozwoju zawodowego.

Dzięki programom monitorującym, menedżerowie i pracownicy mogą śledzić czas spędzany w różnych aplikacjach i witrynach internetowych oraz identyfikować swoich największych pożeraczy czasu. Programy monitorujące można również skonfigurować tak, aby blokowały określone strony internetowe lub aplikacje, zapobiegając rozpraszaniu pracowników i promując bardziej skoncentrowane i produktywne środowisko pracy.

Wypalenie w miejscu pracy stało się powszechnym, ale niepokojącym trendem, a sytuacja pogarsza się. Badanie Zdrowie psychiczne pracowników SHRM 2024 wykazało, że 44% pracowników doświadcza wypalenia zawodowego, a 45% czuje się emocjonalnie wyczerpanych w pracy. Wypalenie ma głębokie fizyczne i emocjonalne skutki dla pracowników, w tym obniżoną wydajność.

Dobrą wiadomością jest to, że można to wcześnie wykryć za pomocą oprogramowania monitorującego. Może ono wykryć, że pracownicy stale pracują w nadgodzinach lub zaczynają dzień pracy bardzo wcześnie, co może być oznaką przepracowania i wypalenia. Rzadkie i krótkie przerwy mogą sygnalizować, że pracownicy zaniedbują dbanie o siebie i zbytnio się forsują.

Inną oznaką wypalenia może być długotrwała bezczynność i spadek produktywności, np. mniejsza liczba wykonanych zadań lub niższa jakość pracy.

Programy śledzące mogą wcześnie wykryć odchylenia we wzorcach pracy pracownika. Analizując raporty z monitorowania, menedżerowie mogą zidentyfikować pracowników zagrożonych wypaleniem zawodowym i podjąć proaktywne kroki w celu rozwiązania tego problemu, takie jak dodatkowe wsparcie, dostosowanie obciążenia pracą lub zaoferowanie możliwości urlopu.

Pomimo kontrowersji związanych z oprogramowaniem do monitorowania pracowników, może ono stać się potężnym narzędziem zwiększającym produktywność w miejscu pracy. Sprawia, że rutynowe zarządzanie - śledzenie obecności, analizowanie wzorców pracy, dostarczanie spersonalizowanych informacji zwrotnych i blokowanie czynników rozpraszających - jest łatwiejsze, bardziej wydajne i spersonalizowane. Oszczędza cenny czas i pomaga stworzyć bardziej wydajne i produktywne środowisko pracy. Istotne jest jednak znalezienie równowagi między monitorowaniem a zaufaniem, zapewniając, że technologia jest wykorzystywana do wspierania pracowników, a nie do ich monitorowania.