Top 5 błędów popełnianych przez firmy podczas monitorowania pracowników zdalnych

Nadużywanie inwazyjnych technik monitorowania jest jednym z najważniejszych błędów, jakie mogą popełnić menedżerowie. Zrozumiałe jest, że firma chce wiedzieć dokładnie, co pracownicy robią w pracy z dokładnością co do minuty, z jakich aplikacji korzystają, jakie wiadomości wpisują na czacie z kolegą, a nawet uzyskać dostęp do ich kamery internetowej i zobaczyć, co robią. Menedżerowie uzasadniają te środki troską o produktywność lub bezpieczeństwo, ale w wielu przypadkach taka kontrola może przynieść spektakularne skutki odwrotne do zamierzonych. Nic dziwnego, że pracownicy postrzegają tak dogłębne monitorowanie jako brak zaufania i niegrzeczne naruszenie prywatności. 39% pracowników przyznaje, że monitorowanie psuje ich relacje z pracodawcą, a 43% uważa je za przyczynę spadku morale w firmie. Nadmierne monitorowanie wywiera niepotrzebną presję psychologiczną na pracowników, rodzi niechęć, tworzy kulturę podejrzliwości i mikrozarządzania oraz potencjalnie prowadzi do większej rotacji.

Bardziej skutecznym podejściem jest ograniczenie monitorowania do danych, które są absolutnie niezbędne do oceny produktywności i utrzymania bezpieczeństwa. Poza tym ważne jest, aby być otwartym i przejrzystym wobec pracowników w zakresie polityki monitorowania.

Ten błąd wynika z poprzedniego. Zamiast oceniać wydajność i wyniki pracownika, menedżer może skupić się wyłącznie na śledzeniu i kwantyfikowaniu jego codziennej aktywności: liczby wysłanych e-maili, czasu spędzonego w określonych aplikacjach i witrynach, a nawet częstotliwości kliknięć myszą. Nie trzeba dodawać, że takie wskaźniki zapewniają jedynie powierzchowny przegląd pracy pracownika i nie odzwierciedlają jego produktywności ani wartości dla organizacji. Pracownik może wydawać się "aktywny" na swoim komputerze przez wiele godzin, nie wykonując w rzeczywistości żadnej znaczącej pracy. Tymczasem inny może osiągnąć znaczące wyniki w krótszym czasie dzięki skoncentrowanej pracy, przerywając ją zabawnymi filmikami z kotami lub przeglądaniem memów dla relaksu. Śledzenie tylko aktywności nie uwzględnia indywidualnych stylów pracy i może sprawić, że pracownicy będą przedkładać "wyglądanie na zajętych" nad dostarczanie wysokiej jakości wyników.

Skuteczne podejście do zarządzania pracownikami zdalnymi oznacza wyznaczanie jasnych, mierzalnych celów i koncentrowanie się na namacalnych wynikach i jakości dostarczanych produktów, a nie na drobiazgowych dziennikach aktywności. Kiedy zaufasz pracownikom, że będą zarządzać swoim czasem i skupiać się na wynikach, będą pracować w sposób, który odpowiada ich mocnym stronom i ostatecznie przynosi korzyści firmie.

Przejrzystość i komunikacja to podstawy każdego rodzaju monitoringu pracowników, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej. Niestety, wiele firm decyduje się w ogóle nie informować swoich pracowników o monitoringu. Te, które to robią, w zdecydowanej większości przypadków nie zapewniają jasnych zasad monitorowania - tylko jedna trzecia (32%) pracowników ankietowanych przez Forbes Advisor otrzymała jakiekolwiek wytyczne lub zasady dotyczące monitorowania.

Takie zaniedbanie może skutkować nie tylko pogorszeniem morale pracowników, ale także wysokimi karami za nieprzestrzeganie przepisów i regulacji dotyczących prywatności.

Firmy powinny komunikować swoje zasady monitorowania, w tym powody monitorowania, zakres gromadzonych danych, kto może uzyskać dostęp do dzienników i jak długo są one przechowywane. Dzięki regularnym aktualizacjom i możliwościom dialogu na temat praktyk monitorowania, pracownicy będą czuli się poinformowani i szanowani oraz będą mniej odporni na monitorowanie.

Kolejnym błędem w monitorowaniu jest tendencja do stosowania jednego podejścia do wszystkich pracowników zdalnych, niezależnie od ich ról, poziomu doświadczenia lub ustalonych osiągnięć. Takie podejście ignoruje zróżnicowany charakter zespołów zdalnych i poziom zaufania ustanowiony z poszczególnymi pracownikami. Monitorowanie doświadczonego specjalisty o wysokiej wydajności z taką samą uwagą jak nowo zatrudnionego sprawi, że poczuje się on nieufny i stłamszony. Niezawodni pracownicy, którzy rozwijają się dzięki niezależności, będą szczególnie zdemotywowani przez uniwersalne podejście.

Wręcz przeciwnie, dostosowanie podejścia do monitorowania do konkretnych potrzeb zespołu, poziomów zaufania i indywidualnych obowiązków będzie bardziej korzystne dla zdalnego zarządzania zespołem. Uznanie, że różne role mogą wymagać różnych poziomów nadzoru, zapewnianie wsparcia nowym pracownikom i dawanie względnej swobody doświadczonym pracownikom będzie bardziej skutecznym i mniej demoralizującym systemem monitorowania.

Spadek samopoczucia pracowników spowodowany agresywnym śledzeniem jest prawdopodobnie jednym z najczęściej pomijanych błędów w monitorowaniu. Nawet jeśli menedżerowie zauważają zwiększony poziom stresu, niepokoju i wypalenia, rzadko wiążą je ze swoimi metodami monitorowania. Tymczasem ciągły nadzór może zmuszać pracowników do wydawania się zajętymi, ignorowania bardzo potrzebnych przerw i utrudniać im skupienie się i efektywne działanie. Firmy nadające priorytet ciągłemu monitorowaniu kosztem dobrego samopoczucia pracowników tworzą toksyczne środowisko pracy, które prowadzi do izolacji, zmniejszonej produktywności, niższego zaangażowania oraz wyższych wskaźników absencji i rotacji.

Wspierające i oparte na zaufaniu środowisko pracy ma zasadnicze znaczenie dla długoterminowego sukcesu, zwłaszcza w zespołach zdalnych. Oprócz jasnych zasad monitorowania i skupienia się na wynikach, organizacje powinny zachęcać do otwartej komunikacji na temat obciążenia pracą i stresu oraz rozważyć wdrożenie inicjatyw dotyczących dobrego samopoczucia, zaprojektowanych specjalnie dla pracowników zdalnych.

Zdalne zarządzanie pracownikami jest trudnym zadaniem, a śledzenie pracowników może albo naoliwić koła, albo przynieść więcej kłopotów, w zależności od tego, jak zostanie wdrożone. Inwazyjne monitorowanie, przedkładanie aktywności nad wyniki, brak przejrzystości, takie samo podejście do wszystkich pracowników i zaniedbywanie dobrego samopoczucia pracowników to krytyczne błędy w monitorowaniu. Ich popełnianie oznacza podważanie zaufania i produktywności pracowników oraz tworzenie stresującego, dusznego środowiska, w którym nie ma miejsca na motywację i kreatywność. Organizacje powinny ponownie ocenić swoje podejście i wdrożyć monitorowanie w sposób etyczny i przejrzysty, koncentrując się na wynikach. Chcesz wiedzieć, jak to zrobić? Sprawdź nasze przewodnik na temat monitorowania pracowników zdalnych. Przyjęcie zrównoważonego i etycznego podejścia do zarządzania pracownikami zdalnymi to nie tylko kwestia najlepszych praktyk; jest to niezbędne do budowania dobrze prosperującej i zrównoważonej siły roboczej w dłuższej perspektywie.