5 błędów w korespondencji biznesowej

Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej stała się istotną częścią naszej pracy dlatego maile powinny być pisane poprawnie. O błędach pracowników w korespondencji służbowej opowiedział Business Insider.

Nic nie może być bardziej oczywiste. A jednak ludzie wciąż popełniają taki błąd. Zawsze można przeprosić osobę, do której wysłało się błędnego maila, ale ona i tak pozostanie ze złym samopoczuciem.

Dlatego przed wysłaniem maila należy sprawdzić adres i nazwę odbiorcy: "Dear Debra Kelly,...". Przeczytaj nazwisko na głos - pomoże Ci to się skoncentrować i nie popełnić błędu.

Znane wśród dziennikarzy określenie "zakopać trop" oznacza ukrycie głównego punktu głęboko w liście. Tak głęboko, że trudno go znaleźć. Jest to błąd powszechnie spotykany w korespondencji biznesowej. Aby go uniknąć, zadaj sobie pytanie: "Co chcę powiedzieć?". I odpowiedz na nie bardzo szybko. Takiego listu - jasnego, krótkiego i do rzeczy - oczekują od Ciebie współpracownicy.

"Piszę w celu omówienia współpracy pomiędzy naszymi firmami przed rozpoczęciem czwartego kwartału".

Jeśli nie podasz głównego punktu na początku listu, ale dojdziesz do sedna długo i kwieciście, odbiorca nie zrozumie, jaki jest cel listu. Pisz prosto i unikaj w tekstach zbędnej rozwałki.

To klasyczna porażka w korespondencji biznesowej. Slang biznesowy, jasny dla Ciebie i Twoich współpracowników, może zastanawiać Twoich partnerów i kolegów z innych działów.

"Spotkajmy się w CO w sali 200 o godzinie 18:30. Tak, i nie zapomnijcie przynieść zadania, po 17:00 mamy "kod zielony"."

O czym jest ten list? Spójrz na listę odbiorców Twojego listu i zadaj sobie pytanie: czy wszyscy oni wiedzą, czym jest CO? Czy wszyscy są świadomi istnienia "zielonego kodu"? Jeśli tak nie jest, wyjaśnij te pojęcia.

"Spotkajmy się w centrali, w pokoju 200 o 18:30. Tak, i nie zapomnijcie o zadaniu, po 17:00 mamy "kod zielony". Dla tych, którzy mogą nie wiedzieć, "kod zielony" oznacza, że na spotkaniu trzeba być w pełni przygotowanym".

Zobacz. List jest teraz dużo lepszy.

Bardzo często w codziennym pośpiechu szybko czytamy czyjś list, odpowiadamy na niego w myślach i zapominamy o faktycznym zamieszczeniu odpowiedzi. Jest to niedopuszczalne. Musisz odpowiadać na listy swoich współpracowników. Twoja odpowiedź może wpłynąć na cały przebieg pracy.

Pamiętaj, że w dobie Twittera i Facebooka nikt nie lubi czytać wiadomości, które są dłuższe niż dwa zdania. Dlatego długie akapity w korespondencji biznesowej są tylko przeglądane, ale nie czytane uważnie. Rozbijaj długie akapity i spraw, aby były wygodne do czytania.