4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Monitorowanie pracowników z pewnością ma kilka korzyści, jeśli jest prowadzone prawidłowo. Może pomóc Ci upewnić się, że ludzie nie obijają się, uczynić ich bardziej produktywnymi i zidentyfikować obszary, w których pracownicy marnują czas lub zasoby firmy na sprawy prywatne. W tym artykule przeanalizujemy szczegółowo 4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników. Ale zanim to zrobisz, jest kilka rzeczy do zrozumienia o legalności monitorowania. To stworzy podstawę do podjęcia decyzji o najlepszej metodzie monitorowania pracowników.

To, czy monitorowanie pracowników jest legalne czy nie, zależy wyłącznie od kraju, w którym znajduje się firma i jej pracownicy. Jeśli znajdujesz się w Stanach Zjednoczonych, to są szanse, że możesz monitorować działania pracowników na ich urządzeniach w miejscu pracy, aby kontrolować ich efektywność. W zależności od stanu, w którym się znajdujesz, możesz mieć lub nie mieć prawnego wymogu informowania swoich pracowników o tym, że ich monitorujesz. Jest to coś, co należy sprawdzić w ramach indywidualnych przepisów stanowych, ponieważ nie jest to wymóg federalny. Poniżej znajduje się lista różnych typów metod komunikacji, działań i urządzeń, które pracodawcy mogą legalnie monitorować w Stanach Zjednoczonych.

1. Komputery w firmie

   Monitory firmowe, które pozostają w posiadaniu firmy, mają pełną możliwość monitorowania. Dotyczy to monitorowania ich użytkowania, przechowywanych dokumentów i plików, korzystania z sieci, historii oraz liczby uderzeń, kliknięć, czasu aktywnego i bezczynności. To, czy urządzenie znajduje się na terenie firmy, nie wpływa na zakres, w jakim pracodawca może je legalnie monitorować. Zazwyczaj monitory robocze i komputery są urządzeniami, które mogą dostarczyć najwięcej informacji o efektywności pracownika, dlatego wiele firm będzie miało tendencję do dodawania trackerów do tych urządzeń, ale nie do innych.

2. Media społecznościowe

   Monitorowanie mediów społecznościowych jest legalne w USA, ponieważ może pomóc pracodawcom upewnić się, że ich pracownik nie spędza czasu angażując się w inne działania poza pracą w godzinach pracy. Monitorowanie korzystania z mediów społecznościowych może odbywać się na kilka różnych sposobów. Najbardziej oczywistym z nich jest ustawienie ograniczenia dostępu do określonych stron internetowych na komputerach firmowych. Jest to zarówno działanie monitorujące, jak i zapobiegawcze, ale nie jest to jedyny sposób, w jaki można monitorować tego typu aktywność. Pracodawcy mogą również sprawdzić, czy ich pracownik korzysta z Internetu i zamieszcza posty w godzinach pracy. Jeśli stwierdzą, że tak, to mogą monitorować te działania i poinformować swoich pracowników o swoich ustaleniach. Konta w mediach społecznościowych mogą być również monitorowane pod kątem treści. Może to być szczególnie prawdziwe w branżach, w których pracownicy działają jako twarz firmy. W takim przypadku większość firm sprawdza, czy nie ma nic obraźliwego lub nieodpowiedniego zarówno na stronach pracowników, jak i na stronach potencjalnych kandydatów podczas procesu rekrutacji.

3. Monitorowanie poczty elektronicznej

   W przypadku e-maili, cała zdolność monitorowania firmy może być ograniczona. Firmy ogólnie są w stanie monitorować całą komunikację, która przychodzi przez ich system firmowy. Jednak w niektórych stanach, istnieje wymóg zgody, gdy e-maile pracowników są sprawdzane. Jest to coś, na co należy zwrócić uwagę, ponieważ może to spowodować problemy, jeśli niektóre e-maile są monitorowane bez poinformowania o nich pracownika.

   Warto również zauważyć, że prywatne wiadomości e-mail, które nie przechodzą przez serwer roboczy, ale są hostowane na zewnątrz, zwykle nie podlegają monitorowaniu. Wynika to z faktu, że są to całkowicie prywatne wiadomości, które często odbywają się całkowicie poza miejscem pracy.

4. Telefony i rozmowy telefoniczne

   W tym miejscu monitorowanie może być nieco skomplikowane. Generalnie, gdy pracownik korzysta z telefonu należącego do firmy, pracodawcy mogą monitorować jego komunikację biznesową. Jednakże, aby te rozmowy mogły być nagrywane, należy sprawdzić prawo każdego stanu, ponieważ w wielu stanach konieczna jest zgoda dwóch stron. Oznacza to, że osoba po drugiej stronie rozmowy musi również wyrazić zgodę na jej nagrywanie. W zależności od linii biznesowej jesteś w, że może lub nie może być łatwe pytanie.

5. Urządzenia osobiste

   W przypadku urządzeń osobistych istnieją określone zasady, które należy zastosować, aby można było to zrobić zgodnie z prawem. Ogólnie rzecz biorąc, polityka bring-your-own-device będzie musiał być w miejscu w firmie. Pomoże to wyjaśnić, dlaczego dany pracownik może używać swojego osobistego urządzenia do celów służbowych i potencjalnie może również umożliwić pracownikowi dostęp do monitorowania. W przypadku komputerów osobistych pracowników może być potrzebny nakaz sądowy lub bardzo jasna polityka pracy, która pozwoli firmie monitorować komputer w godzinach pracy lub częściej, gdy urządzenie znajduje się na terenie firmy. Jako ogólny przegląd pracownicy nie mogą mieć ich osobiste urządzenia przeszukiwane bez odpowiedniego upoważnienia.

Zrozumienie, jakie są uwarunkowania prawne dotyczące monitoringu, może pomóc w lepszym wyborze praktyk monitoringu, które będą zarówno skuteczne, jak i zgodne z prawem w Twojej firmie.

Najprostszą metodą kontroli aktywności online Twoich pracowników jest użycie specjalnego oprogramowania. CleverControl jest wiodącym oprogramowaniem szpiegowskim i najprostszym rozwiązaniem dla poprawy procesów biznesowych. Pomoże Ci zbadać bezprawne działania pracowników, zapobiec wyciekowi informacji, zwiększyć produktywność i wykryć obiboków. CleverControl umożliwia zdalne monitorowanie wszystkich pracowników za pośrednictwem dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto w przeglądarce internetowej, a z każdego miejsca i o każdej porze będziesz miał wgląd w aktywność pracowników.

To wyjątkowe oprogramowanie szpiegowskie ma mnóstwo dodatkowych funkcji, w tym monitorowanie w czasie rzeczywistym na żywo, aktywność na stronie internetowej, aktywność w aplikacji, rejestrowanie naciśnięć klawiszy, przechwytywanie ekranu, migawki i nagrania dźwiękowe Mic.

Aby rozpocząć monitorowanie pracowników za pomocą CleverControl, należy zarejestrować się tutaj https://clevercontrol.com/ , pobrać CleverControl Agent ze swojego konta, zainstalować go na monitorowanych komputerach i rozpocząć pobieranie danych oraz Podgląd danych poprzez konto internetowe. Należy pamiętać, że przed użyciem programu należy odpowiednio poinformować wszystkich użytkowników urządzenia, na którym instalujemy takie oprogramowanie, że podlegają oni monitoringowi.

Śledzenie i rejestrowanie interakcji i rozmów Twojego zespołu z klientami, klientami lub partnerami jest przydatne z różnych powodów. Wyobraź sobie, że sprawdzasz najnowsze statystyki obsługi klienta i widzisz, że jeden pracownik otrzymuje znacznie wyższe oceny niż wszyscy inni. W przypadku, gdy nagrywasz interakcje pracowników z klientami, możesz posłuchać rozmów telefonicznych tej osoby z ostatniego miesiąca i dowiedzieć się, co robią dobrze, dzięki czemu możesz poprosić swoich pracowników o to samo. A jeśli jakiś członek zespołu dostaje naprawdę złe recenzje, możesz dowiedzieć się, co robi źle i rozwiązać problem.

Istnieje wiele serwisów i aplikacji, które pozwolą Ci nagrywać rozmowy telefoniczne Twoich pracowników. Podsłuchiwanie rozmów pracowników na telefonach należących do pracodawcy nie jest zabronione. Jeśli jednak nie chcesz łamać prawa, powinieneś to robić tylko po to, aby kontrolować jakość ich pracy. Możesz na przykład upewnić się, czy Twoi klienci otrzymują pomocne wsparcie techniczne lub czy Twoi współpracownicy traktują klientów z szacunkiem.

Pomimo tego, że federalna ochrona rozmów telefonicznych nie istnieje, istnieją pewne prawa stanowe w różnych stanach. Na przykład w Kalifornii szef firmy ma obowiązek powiadomić pracowników, że ich rozmowy telefoniczne są nagrywane poprzez odtworzenie sygnału dźwiękowego. Oczywiste jest, że nie dotyczy to nie służbowych rozmów telefonicznych. Jeśli słuchasz rozmowy telefonicznej i zdajesz sobie sprawę, że jest ona osobista, musisz się rozłączyć.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat legalności stosowania oprogramowania do monitorowania pracowników w różnych krajach, można znaleźć dodatkowe informacjetutaj

Śledzenie lokalizacji pracowników firmy (czy to za pomocą samochodu, telefonu komórkowego, czy obu) stało się ostatnio bardzo popularne. Jednak wciąż otwarte pozostaje pytanie: jak monitorować lokalizację pracowników bez łamania prawa? Monitorowanie lokalizacji pracowników jest dozwolone, niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji mobilnej, z geofencingiem, czy z urządzenia GPS w samochodzie. Tak czy inaczej, powinieneś przestrzegać kilku zaleceń, aby być po bezpiecznej stronie.

Przede wszystkim zapewnij swoim pracownikom sprzęt, który umożliwi Ci monitorowanie ich lokalizacji. Zawsze jest mniejsze oczekiwanie prywatności, gdy pracownik korzysta z własności firmowej, a nie osobistej. Jeśli więc zamierzasz monitorować lokalizację pracodawcy za pomocą smartfona, powinieneś za to zapłacić.

Po drugie, powiadom pracowników, że zamierzasz ich śledzić. Jak tylko otrzymasz zgodę od osób, które zamierzasz monitorować, nie martw się o kwestie prawne: ich zgoda zastępuje inne obawy.

I wreszcie, co nie mniej ważne, nigdy nie należy śledzić aktywności niezwiązanej z działalnością firmy. Twoi pracownicy oczekują prywatności, gdy są poza biurem lub mają wolne dni. Oznacza to, że nie wolno Ci monitorować ich lokalizacji, gdy nie pracują.

Nie ma wątpliwości, że ta metoda jest legalna, ale samodzielne monitorowanie i analizowanie wydajności pracowników może zająć Ci dużo czasu. Jeśli jednak chcesz mieć wszystko pod kontrolą, ten sposób jest zdecydowanie dla Ciebie.

Jeśli nie masz doświadczenia w osobistym kontrolowaniu aktywności swoich pracowników, możesz zacząć od codziennych check-inów. Ta metoda pokazuje Twoim pracownikom, że zależy Ci na produktywności i chcesz wiedzieć wszystko, jeśli chodzi o wyniki. Przede wszystkim powinieneś codziennie pytać swoich współpracowników: "Co udało się dzisiaj osiągnąć? Czy jesteśmy coraz bliżej osiągnięcia naszego celu? Jak mogę ci pomóc lub cię wesprzeć?". Z pomocą tej metody nie tylko będziesz śledzić produktywność swojego pracownika, ale także zwiększysz morale, pokazując swoje wsparcie współpracownikom.

Poza tym, powinieneś skupić się nie na ilości przepracowanych godzin, ale na wynikach swojego zespołu. Wiadomo, że koledzy mają tendencję do "zabijania czasu", jeśli czują, że nie mają innego celu niż włożenie X godzin dziennie. Produktywność wzrośnie, gdy zespół będzie zorientowany na cele i wysoką motywację, a nie na czas. Dzieje się tak dlatego, że otrzymają oni zachętę do wykonania zadań. Nie ma wątpliwości, że każdy chce iść do domu wcześniej po wykonaniu zadania. Więc można pozwolić im opuścić biuro, gdy dzień pracy jest zakończony, a nie gdy zegar osiągnie 5:00 pm.

Istnieje wiele opinii na temat skuteczności monitoringu i tego, w jakim stopniu może być on dobrą praktyką w Twoim biurze. Oto kilka najważniejszych powodów, dla których monitoring nie tylko działa, ale jest niesamowicie przydatny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

1. Uznanie

   Monitoring pracowników oznacza, że dzień w dzień jesteś w stanie wiedzieć dokładnie, jak Twoi pracownicy wykonują. W sezonie przeglądów, a nawet wcześniej, posiadanie tych statystyk monitorowania pod ręką może pozwolić ci sprawić, że twoi pracownicy poczują się uznani za dobrą pracę, którą wykonują i da ci jasność, którzy pracownicy naprawdę zasługują na premię lub lepsze stanowisko.

2. Zatrzymanie pracowników

   Uznanie jest jednym z kluczowych sposobów, w jaki możesz upewnić się, że Twoi pracownicy nie będą ciągle szukać nowych możliwości gdzie indziej. Dzięki uznaniu pracowników i nagradzaniu ich za dobre wyniki możesz zacząć budować lojalność w swoim zespole. To naprawdę pomoże Ci zbudować firmę bez konieczności ciągłego martwienia się o to, że Twoi pracownicy ciągle składają rezygnacje.

3. Uważność

   Twoi pracownicy, kiedy wiedzą, że są monitorowani, są o wiele bardziej skłonni stać się niezwykle uważni. Ta uważność będzie w dużej mierze wynikiem tego, że wiedzą, iż każdy ich błąd zostanie zauważony. Nie oznacza to, że monitoring powinien być używany do rozdmuchiwania każdego błędu i nadmiernego karania pracowników. Zamiast tego, powinien być postrzegany jako część szkolenia i sposób na wzmocnienie jakości pracy, którą wykonuje Twój zespół.

4. Naprawa problemów

   Kiedykolwiek problem jest widoczny poprzez monitorowanie, daje to Twojemu zespołowi możliwość pracy razem, aby go naprawić. Będąc w stanie naprawić problemy tak szybko, jak się pojawiają, twoi klienci będą niewiarygodnie bardziej zadowoleni z pracy, którą produkujesz, ponieważ łatwo będą mogli dostrzec, jak bardzo zależy ci na pracy. To również stworzy bardziej kolektywną atmosferę, w której twój zespół będzie zawsze dbał o to, aby postawić swoją najlepszą stopę do przodu i będzie szukał sposobów na współpracę i naprawę błędów, zamiast po prostu próbować je ukryć.

5. Bezpieczeństwo

   Wreszcie, zwłaszcza jeśli pracujesz z wrażliwymi danymi, monitorowanie pracowników i ich urządzeń może być kluczem do zapewnienia, że te informacje nie wpadną w niepowołane ręce. Monitoring pozwoli Ci zawsze wiedzieć, kto ma dostęp do prywatnych informacji Twojej firmy. Będzie to również ważne w przypadku naruszenia bezpieczeństwa, ponieważ pozwoli Ci na szybszą reakcję.

Wiele osób zakłada, że pracownicy generalnie nie chcą, aby ich wyniki były monitorowane. Jednak badanie przeprowadzone przez Accenture wykazało, że jest dokładnie odwrotnie. W rzeczywistości 92% respondentów stwierdziło, że są otwarci na gromadzenie ich danych, ale tylko wtedy, gdy dane te zostaną wykorzystane do poprawy ich wyników lub przyniosą im inne osobiste korzyści. Ale czy jest to realistyczne?

Cóż, badanie przeprowadzone przez Capterra wykazało, że tak. Jak wynika z badania, 39% pracodawców stwierdziło, że dzięki temu mogą mieć większy wgląd w codzienne działania, a 38% stwierdziło, że dzięki temu ich pracownicy nigdy nie są zbyt nisko wynagradzani, a to tylko niektóre z korzyści, jakie przyniósł monitoring. Większa wydajność zespołu, rozwiązywanie problemów i uznanie pracowników udowodniły, że systemy te pomogły pracodawcom uczynić lepszych menedżerów, a tym samym zwiększyły satysfakcję wśród ich pracowników. Inne badanie Capterra wykazało również, że podczas gdy 65% pracowników uważało, że monitoring nie wpływa na to, jak ciężko pracują, 16% stwierdziło, że sprawił, że pracowali ciężej. Jest to ostateczny dowód na to, że w monitoringu nie ma nic złego, a raczej są tylko korzyści zarówno dla firmy, jak i dla pracownika.

Jak widać, można śledzić swoich pracowników na wiele różnych sposobów, a na rynku jest wiele programów do monitorowania pracowników i aplikacji mobilnych, które spełniają te potrzeby. Obowiązujące przepisy prawa dają prawo pracodawcom do monitorowania swoich pracowników. Zatem to od Ciebie zależy, z której metody skorzystasz: z oprogramowania szpiegowskiego, aplikacji monitorującej GPS, rejestratora rozmów czy śledzenia pracowników bez żadnego urządzenia. Polecamy Ci odbycie "jazdy próbnej" z CleverControl. Możesz pobrać bezpłatną wersję próbną i testować ją na nieograniczonej liczbie komputerów docelowych nawet przez 14 dni.