10 pytań o systemy monitorowania pracowników, których bałeś się zadać

Przedłużające się spowolnienie gospodarcze powoduje, że firmy mają tendencję do zatrzymywania najlepszych pracowników i zwalniania tych, którzy nie przynoszą firmie oczekiwanych korzyści. Oczywiście, pracownicy są zwalniani cały czas, ale sama decyzja jest często podejmowana przez kadrę kierowniczą, która ulega wpływom subiektywnych czynników. Wydaje się jednak, że wkrótce subiektywność w ocenie pracowników przestanie istnieć. Coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z systemów monitoringu pracowników. Zbierają one informacje o tym, jak ludzie spędzają czas pracy: ile czasu spędzają w aplikacjach specjalistycznych i Office, jak długo i do czego wykorzystywany jest Internet, jak aktywnie pracownik komunikuje się ze swoimi współpracownikami i kontrahentami, wykorzystując kanały komunikacyjne, a także czy dopuszcza się chamstwa w komunikacji z klientami itp. Te systemy oprogramowania są również w stanie generować raporty na temat każdego pracownika. Raporty te mogą być oglądane przez kierowników i wtedy szefowie mogą decydować o tym, jak efektywnie (lub nieefektywnie) pracował każdy pracownik.

Obecnie w USA 60% pracodawców korzysta z takich systemów. Jednak zainteresowanie nimi jest wciąż dość duże, dlatego postanowiliśmy odpowiedzieć na 10 najczęstszych pytań dotyczących systemów monitoringu pracowników.

Właściciele firm chcą utrzymać swój biznes, obniżyć koszty, zgromadzić w swoim zespole najbardziej odpowiedzialnych i skutecznych ludzi, a pożegnać tych nieefektywnych.

Jeśli pracownik spędza większość dnia na stronach rozrywkowych, komunikując się na portalach społecznościowych i oglądając telenowele, jednocześnie nie realizując zadań, więc nie jest zbyt potrzebny w firmie. To jest pierwszy i chyba główny cel pracodawców. Drugi cel jest taki, że decydując się na taki system, firma chce zmniejszyć ryzyko wycieku informacji handlowych, na przykład dowiedzieć się, kto sprzedaje bazy danych lub przekierowuje klientów do konkurencji (takie przypadki nie są rzadkie). Trzecim celem jest zarządzanie reputacją w oczach klientów, na przykład dowiedzieć się, którzy menedżerowie sprzedaży nie są wystarczająco uprzejmi i grzeczni w kontaktach z partnerami biznesowymi. Właściwie te trzy cele są kluczowe dla zdecydowanej większości organizacji, które decydują się na wdrożenie systemów monitoringu.

Tak. W firmach, które szanują swoich pracowników, wprowadzenie systemu monitoringu powinno być poprzedzone powiadomieniem pracowników i uzyskaniem ich pisemnej zgody na taki monitoring. W tym celu sporządza się dodatkowe porozumienie do umowy o pracę, które podpisuje każdy pracownik.

Skorzystaj z Kodeksu Pracy, który pomoże Ci w tej sytuacji. Podpisanie wszelkich dodatkowych dokumentów nieobjętych KC może nie być obowiązkowe dla pracownika. Pracodawca może jednak postawić podpisanie podobnych dokumentów jako warunek zatrudnienia. Krótko mówiąc, wszystko zależy od sytuacji.

Programy monitorujące rzeczywiście zbierają wiele danych. Mogą na przykład przeglądać e-maile i czaty, rejestrować czas spędzony przez użytkowników w różnych aplikacjach, przechowywać historię przeglądania. Zaawansowane oprogramowanie może nagrywać wideo z ekranu użytkownika i zapisywać je w specjalnym archiwum. Krótko mówiąc, zbiera się wiele danych, a do tego wykorzystuje się cały dostępny potencjał techniczny.

W większości przypadków na komputerze użytkownika zostanie zainstalowany specjalny program agenta. Zbiera on informacje o użytkowniku. Jest on widoczny na liście zainstalowanych aplikacji na komputerze. Dla każdego z systemów tytuł programu będzie inny. W znalezieniu nazwy tego programu może pomóc wyszukiwarka. Jeżeli na liście aplikacji znalazłeś taki program, to prawdopodobnie jesteś monitorowany. Jest to najbardziej niezawodny sposób.

Czasem można się o tym przekonać obserwując zachowanie swojego szefa. Jeśli szef twojego działu nagle zaczyna wiedzieć więcej niż przypuszczał, powinien to być sygnał. Z reguły kierownicy często to rozkminiają. Jeśli jesteś osobą uważną, możesz łatwo zauważyć monitoring.

Nie ma tu zbyt wielu opcji: albo pracuj dobrze, żeby szef nie miał na co narzekać. Albo - jeśli czujesz, że śruby się dokręcają i nie chcesz tego znosić - znajdź nową pracę. Pozew może okazać się bezcelowy: zgodnie z prawem za Twój czas pracy płaci pracodawca. A w godzinach pracy musisz pracować nad swoimi zadaniami i niczym innym. W USA i Europie pracownicy zazwyczaj to rozumieją.

Pracodawcy mogą wykorzystać zebrane dane tylko w relacji "pracodawca-pracownik". Na przykład, mogą zbierać informacje, aby zrozumieć, że pracownik wypełnia plan, ponieważ odchudza się w godzinach pracy.

Właściwie nie należy myśleć, że statystyki mogą być wykorzystywane tylko przeciwko pracownikom. Zdarzały się przypadki, że pracodawca wykorzystywał system monitoringu, aby zrozumieć, czy plan działu sprzedaży nie jest zbyt wysoki. Albo, w innym przypadku, pracodawca chciał się dowiedzieć, który pracownik lepiej pracuje w danym dziale i powinien zostać awansowany. Musisz się obawiać tylko wtedy, gdy naprawdę chodzisz do pracy tylko po to, by się zabawić kosztem pracodawcy. Chociaż i to się zdarza.

Jest to bardzo mało prawdopodobne. Firmy nie chcą prać brudnej bielizny publicznie. Ale jeśli masz "szczęście" być źle traktowanym w ten sposób, to jest to wystarczający powód do sprawy sądowej. Prawo jest tutaj po twojej stronie.

Tak i nie. W odpowiedzi na szerokie rozpowszechnienie systemów monitoringu zaczęły pojawiać się programy pomagające neutralizować klientów monitoringu. Często są to programy płatne. Należy z nimi bardzo uważać. Po pierwsze, nie działają one na wszystkie systemy monitoringu: mogą działać dobrze na system "A", ale są całkowicie bezużyteczne na system "B". Po drugie, mogą zawierać złośliwy kod, który będzie przekazywał dane z Twojego komputera nie do Twojego opiekuna, ale do hakerów lub oszustów. Po trzecie, nawet jeśli kupisz taką aplikację, możesz nie być w stanie jej zainstalować. Najprawdopodobniej instalacja oprogramowania firm trzecich na Twoim komputerze zostanie wyłączona przez administratorów systemu w Twojej firmie.

Tak. Obecność systemu monitoringu to świetna okazja, by obiektywnie zadeklarować, że jesteś wartościowym pracownikiem, a w przypadku pojawienia się awansu, byłbyś najlepszym kandydatem. Aby to zrobić, musisz naprawdę dobrze pracować. Jeśli chcesz zrobić karierę, zwłaszcza w trudnych warunkach ekonomicznych, to czas pozwolić sobie na specjalny program do zbierania danych o Twojej pracy.