Preboarding: Uw sleutel tot effectieve werknemersintegratie

De ervaring en kennis van een sollicitant worden beschouwd als de belangrijkste zaken bij het aannemen van nieuwe werknemers. Hoewel organisaties daar aandacht aan besteden, negeren ze vaak het belang van werknemersbetrokkenheid, met als gevolg dat werknemers hun bedrijf binnen de eerste paar maanden verlaten.

Als het wervingsteam veel moeite doet om de beste kandidaat te vinden, maar die kandidaat uiteindelijk toch vertrekt vanwege een gebrek aan betrokkenheid, resulteert dit in verspilde middelen en moeite nog voordat de werknemer begint. Dat is waar preboarding de zaken beter maakt voor beide partijen. In dit artikel bespreken we waarom het nodig is en hoe het uw organisatie ten goede komt.

Nadat het sollicitatieproces is afgerond en een bedrijf een sollicitant een baan heeft aangeboden, wordt de tijd tussen de eerste dag in de nieuwe baan en het accepteren van het aanbod de preboardingperiode genoemd. Dit is een belangrijk onderdeel van het aanwervingsproces omdat het gericht is op het vergroten van de betrokkenheid van werknemers.

Preboarding richt zich op het verwelkomen van nieuwe werknemers en hen vertrouwd maken met hun rol, taken en het bedrijf. Het omvat meestal, maar is niet beperkt tot het delen van informatie over de functie, het team en het bedrijf. Een essentieel onderdeel van het preboardingproces is dat werknemers vragen stellen om meer te weten te komen over het bedrijf en hun toekomstige functie.

Kortom, preboarding zorgt voor een positieve eerste indruk op de nieuwe werknemers door hen welkom te heten en hen voor te bereiden op hun nieuwe rol.

Preboarding en onboarding lijken veel op elkaar en vaak worden ze door elkaar gehaald. Deze twee termen worden vaak door elkaar gebruikt. Hieronder staan de belangrijkste verschillen tussen deze strategieën:

Overzicht

• Preboarding is de tijd tussen de dag dat een kandidaat zijn baanaanbod aanvaardt en de dag dat hij begint met werken.

• Onboarding begint op de eerste werkdag van een werknemer.

Timing

• De perfecte timing voor preboarding is vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

• Ondertussen begint de inwerkperiode na de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Doelen

• Het doel en de belangrijkste focus van preboarding is de werknemer welkom heten voordat hij of zij aan zijn of haar eerste dag begint.

• Onboarding richt zich op de integratie van de nieuwe medewerker in het bedrijfssysteem voor zijn nieuwe rol.

Activiteiten

• Dingen als een informele ontmoeting, lunch of een uitnodiging voor een vrijblijvend bezoek om het kantoor te verkennen, maken deel uit van de preboardingactiviteiten.

• Aan de andere kant is het toewijzen van een buddy, het leveren van hun installatie en het geven van alle andere trainingsmaterialen aan de werknemers een onderdeel van inwerkactiviteiten.

Doel

• Preboarding is bedoeld om nieuwe werknemers voor te bereiden op hun baan en ze er enthousiast voor te maken.

• Aan de andere kant helpt onboarding nieuwe werknemers om zich in te werken in de bedrijfsomgeving nadat ze in dienst zijn getreden.

Preboarding is een cruciaal onderdeel van het aanwervingsproces en is belangrijk voor zowel de werknemer als de organisatie. Hier zijn de top 7 voordelen van preboarding die zowel de werknemer als de organisatie helpen.

• Een positieve eerste indruk maken

  De eerste indruk van je bedrijf is heel belangrijk en kan de productiviteit van een nieuwe werknemer aanzienlijk bepalen. Als je het preboardingproces goed aanpakt, laat je een positieve eerste indruk achter bij de werknemer en motiveer je hem of haar voor zijn of haar functie. Deze positieve eerste indruk van het bedrijf zal ook resulteren in een grotere werknemerstevredenheid.

• Angst verminderen en betrokkenheid bevorderen

  Bijna alle kandidaten zijn nerveus voor hun eerste dag in hun nieuwe baan. Iedereen heeft verschillende redenen om zich angstig te voelen, maar de oplossing voor iedereen is effectieve preboarding. Preboarding brengt namelijk positiviteit van het bedrijf naar hen toe nog voordat ze in dienst treden.

  Op de dag dat ze in dienst treden, hebben ze dus al een positief beeld van het bedrijf, waardoor meer dan de helft van hun ongerustheid verdwijnt. Bovendien bevordert het de betrokkenheid van verschillende werknemers.

• Een band opbouwen met de organisatie

  Nieuwe werknemers hebben wat tijd nodig om een band op te bouwen met hun nieuwe organisatie door een gebrek aan blootstelling. Preboarding kan deze tijd aanzienlijk verkorten. Dankzij Preboarding leren werknemers veel over de omgeving van hun nieuwe bedrijf voor hun eerste werkdag. Bovendien wordt die band nog sterker wanneer ze aan hun job beginnen, wat hen helpt om goed te presteren.

• Productiviteit verhogen en retentiepercentages verbeteren

  Preboarding helpt de retentiegraad van werknemers te verbeteren. Veel werknemers hebben de neiging om binnen de eerste paar maanden of dagen hun baan op te zeggen door een gebrek aan betrokkenheid, wat uiteindelijk hun productiviteit aantast.

  Met preboarding kan een bedrijf hun betrokkenheid vergroten en de werknemers productief houden. Als werknemers productief zijn, neemt hun tevredenheid toe, wat resulteert in een hogere retentiegraad van werknemers.

• Lagere onboardingkosten

  Preboarding vereenvoudigt de inwerkprocedure, waardoor deze effectiever wordt. Dit resulteert in een aanzienlijke besparing van tijd, geld en andere middelen die elders in het bedrijf kunnen worden ingezet. Preboarding is dus een kostenbesparende maatregel die tal van voordelen oplevert.

• Minder kosten voor personeelsverloop

  Met preboarding kunt u de kosten van het personeelsverloop bij het aannemen van nieuwe werknemers verlagen. Preboarding biedt de mogelijkheid om de beslissing van de nieuwe werknemer om bij uw bedrijf te komen werken te bevestigen. Onzekerheden of potentiële breekpunten kunnen in een vroeg stadium worden aangepakt, waardoor het risico wordt verkleind dat nieuwe werknemers kort na de inwerkperiode vertrekken, wat hoge kosten met zich mee kan brengen in termen van werving, training en productiviteitsverlies. Door het inwerkproces boeiend te houden met behulp van preboarding, blijven nieuwe werknemers langer bij uw bedrijf.

• Kortere tijd tot productiviteit

  Preboarding kan nieuwe werknemers helpen om sneller te wennen door hen toegang te geven tot bedrijfsmiddelen, zoals het intranet, het werknemershandboek en informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden. Het kan voor hen eenvoudiger en handiger zijn om zich bij je team aan te sluiten en meteen mee te doen.

Hoewel het een subjectieve procedure is en elk bedrijf zijn preboardingpraktijken kan afstemmen op zijn omgeving, zijn er een paar dingen die een geweldige eerste indruk maken op nieuwe werknemers. Bij preboarding gaat het erom de nieuwe werknemer het gevoel te geven dat dit voor hem of haar een geweldige start zal zijn.

Hier zijn enkele van de beste preboardingpraktijken die je kunt toepassen.

• Zorg voor digitale kopieën van belangrijke documenten zodat de nieuwe medewerker ze van tevoren kan bestuderen.

  Je belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer vertrouwd raakt met de strategieën en cultuur van het bedrijf. Om dit te bereiken, kunt u hem digitale kopieën van belangrijke documenten geven

  door te nemen voor hun eerste werkdag. Zo raken ze vertrouwd met zowel de technische als niet-technische aspecten van het bedrijf.

• Kennismaking met het team

  Kennismaking met het team is meestal een onderdeel van het inwerkproces dat op de eerste werkdag wordt aangeboden. Je kunt er echter ook iets eerder mee beginnen en het onderdeel maken van het preboardingproces. Dit helpt de werknemer om de mensen te leren kennen met wie hij zal samenwerken. Bovendien bevordert het de communicatie en verbetert het de betrokkenheid.

  Nieuwe werknemers kunnen vertrouwd raken met hun teams door enkele vragen te stellen waarmee ze snel aan de slag kunnen.

• Inleidende online cursussen

  Als er iets specifieks is over je bedrijf of de functie dat een nieuwe medewerker moet leren voor de eerste werkdag, dan moet dit worden gedeeld als onderdeel van het inwerkproces. Een goede manier om deze informatie te delen is door middel van een online cursus. Meestal bevatten deze inleidende online cursussen alleen de basis, maar ze zullen genoeg zijn om de nieuwe medewerker vertrouwd te maken met zijn taken of eventuele bijzonderheden voordat hij begint.

• Nodig ze uit voor leuke bedrijfsevenementen voordat ze in dienst treden

  Een van de beste manieren om de communicatiebarrières tussen oude en nieuwe werknemers te doorbreken, is door ze uit te nodigen voor leuke evenementen in het bedrijf. Dat kan een informele bijeenkomst, een bedrijfslunch of zelfs een activiteitendag op kantoor zijn. Zo'n evenement is een kijkje in de bedrijfscultuur voor de nieuwkomer en hij of zij leert veel over het kantoor en de mensen met wie hij of zij gaat samenwerken.

• Neem contact op voordat je begint

  Een goede manier om betrokkenheid bij nieuwe werknemers te tonen is door contact op te nemen voordat ze aan de slag gaan. Het kan zo klein zijn als ze toevoegen aan hun bedrijfsbrede e-mailnetwerk en ze toegang geven. Door hen vragen te laten stellen, help je beide partijen omdat de nieuwe werknemer antwoorden krijgt op enkele cruciale vragen voordat hij of zij aan de slag gaat. Bovendien zal het hun eerste werkdag minder stressvol maken.

• Nieuwe leden van het team

  Het aankondigen van nieuwe werknemers is een manier om hen te waarderen voor hun prestatie om geselecteerd te worden. Je kunt dit doen via een bedrijfsbrede e-mail of een LinkedIn-post die de werknemer enthousiast zal maken.

• Laat ze beginnen met een welkomstpakket

  Ten slotte kun je de nieuwe werknemer laten beginnen met een welkomstpakket. Het pakket kan geschenken en apparatuur bevatten die ze nodig hebben voor hun werk. Door dit pakket voor de eerste dag te geven, kan de nieuwe werknemer het verkennen en vertrouwd raken met wat hij zal gebruiken. Bovendien verhogen zoete geschenken de tevredenheid van de werknemer.

In het verleden vertrouwden bedrijven voornamelijk op onboarding om nieuwe werknemers te integreren, maar in de huidige concurrerende markt volstaat dat niet meer. Preboarding is een cruciaal onderdeel geworden van het wervings- en inwerkproces, omdat het zowel op de korte als op de lange termijn aanzienlijke voordelen kan opleveren.

Preboarding laat de werknemer niet alleen kennismaken met zijn functie, maar geeft hem ook het vertrouwen dat hij het juiste bedrijf heeft gekozen. Deze praktijk helpt bij het bevorderen van een onmiddellijke band tussen de nieuwe medewerker en de organisatie, waardoor de overgang soepeler verloopt en meer voldoening geeft.

Als u van plan bent om uw team uit te breiden, is het daarom sterk aan te raden om van tevoren een uitgebreide preboardingstrategie te ontwikkelen. Deze strategische zet zal ervoor zorgen dat je nieuwe medewerkers een naadloze en verleidelijke introductie krijgen in je bedrijf, waardoor de basis wordt gelegd voor een succesvolle integratie en een lonende aanstelling.