Waarom draait het moderne bedrijfsleven "de duimschroeven aan"?

De laatste jaren hebben bedrijven hun werknemers streng gecontroleerd. Protocollen zoals het verbieden of beperken van het gebruik van mobiele telefoons op het werk, het ontslaan van werknemers omdat zij op het werk worden afgeleid, en enkele andere zijn gebruikt om de duimschroeven aan te draaien. Maar wat brengt moderne bedrijven ertoe om "de duimschroeven aan te draaien" en zijn de strategieën die ze gebruiken effectief of hebben ze nadelige gevolgen? Dit zijn enkele van de onderwerpen die we in dit artikel behandelen.

Controle en management als geheel zouden niet nodig zijn als alle werknemers in een bedrijf consequent deden wat het beste was voor het bedrijf. Maar in de praktijk zijn er gevallen waarin werknemers niet in staat of niet bereid zijn te handelen in het belang van de organisatie. Daarom moeten bedrijven een reeks controles invoeren om de werknemers weg te leiden van ongewenst gedrag en in de richting van wenselijke inspanningen. Deze acties moeten de productiviteit van de onderneming ten goede komen en leiden tot haar groei.

Internettoegang, sociale media, e-mail en smartphones behoren tot de top 10 van productiviteitskillers op de werkplek. Het is duidelijk hoe de verleiding van sms'en, mobiele spelletjes en surfen op het web zelfs de meest toegewijde werknemer kan afleiden. Voortdurend je telefoon checken draagt niet bij aan je concentratie en workflow. Controle over de werkgelegenheid wordt cruciaal om afleidingen te elimineren.

Uit een recente studie van Deloitte bleek dat mensen gemiddeld 47 keer per dag hun smartphone checken. Dat betekent dat als je een dienst van 8 uur draait, je je telefoon bijna zes keer per uur gebruikt. In dergelijke omstandigheden kan niemand zich op het werk concentreren.

Onze mobiele telefoons, tablets, horloges en andere apparaten zijn oorzaken van onderbrekingen en afgeleide aandacht tijdens het werk aan het project of de taak. We komen voortdurend in de verleiding om tijdens onze cruciale opdrachten pauzes te nemen om berichten te checken, te kijken wat er nieuw is op Facebook, door Pinterest te scrollen voor inspiratie en dergelijke.

Het is echter niet alleen aan de technologie te wijten dat werknemers van hun werk worden afgeleid. Lawaai op kantoor is een andere belangrijke oorzaak van afleiding bij werknemers. Volgens onderzoek van Kim en de Dear van de Universiteit van Sydney was 30% van de werknemers in hokjes en ongeveer 25% van de werknemers in kantoren zonder scheidingswanden ontevreden over het geluidsniveau op de werkplek.

85% van de mensen zegt zich op het werk niet te kunnen concentreren vanwege hun ontevredenheid over hun werkplek, zo blijkt uit onderzoek van Ipsos en Steelcase's Workspace Futures Team. 95% van de respondenten gaf aan dat werken in stilte essentieel voor hen was. Maar slechts 41% zei dat ze dat konden doen, en 31% moest op zoek naar een rustigere plek buiten het kantoor om hun werk af te maken. Daarom is zeggenschap van werknemers op de werkplek zo belangrijk in de huidige tijd.

Het vermogen om de wereld te begrijpen door middel van korte, levendige beelden en boodschappen, zoals die in nieuwsuitzendingen, korte essays of snelle videoclips, staat bekend als clipdenken. Het is een veel voorkomend verschijnsel bij de jeugd van tegenwoordig, die altijd naar filmpjes op sociale media kijkt. Als gevolg daarvan krijgen we een persoon die slechts oppervlakkig denkt en niet in staat is om zich langdurig op één enkel object te concentreren. Ze handelen ook impulsief en denken weinig na, wat een kenmerk is van clipdenken. Klipdenken verstoort het evenwicht van cognitieve mentale processen en versterkt of verzwakt bepaalde kenmerken van een bepaald gebied. Om met een dergelijk modern fenomeen om te gaan, worden systemen voor werkgelegenheidsbeheer opgezet.

Het voortdurende gebruik van informatieverwerking en -combinatie op secundair niveau draagt bij tot clipdenken, wat leidt tot aandachtstekortstoornissen, verlies van verlangen naar nieuwe kennis, verminderde capaciteiten voor creativiteit en andere problemen. De aandachtsspanne van personen die aan clip thinking doen is kleiner, en bijgevolg kunnen zij zich vaak niet langdurig op het werk concentreren. Dit leidt tot verslapping op de werkplek en zet werkgevers ertoe aan hun werknemers controlemaatregelen op te leggen.

Hoe effectief het personeel in een bedrijf ook presteert, er zijn altijd bepaalde gevaren. Iemand gaat onzorgvuldig om met wachtwoorden en logins, waardoor het risico van het lekken van persoonsgegevens toeneemt. De reputatie van het bedrijf wordt beschadigd wanneer iemand het communicatiebeleid voor klanten van het bedrijf negeert. Medewerkers op afstand hebben minstens evenveel behoefte aan controle als medewerkers op kantoor.

In feite kan men stellen dat het model van werken op afstand meer toezicht vereist. De werknemer die thuis of ergens anders dan op kantoor werkt, is zich bewust van het gebrek aan fysiek toezicht op hem. Dit kan vaak leiden tot gegevensdiefstal of zelfs het per ongeluk blootleggen van belangrijke informatie uit de database van het bedrijf, waardoor het imago van het bedrijf tegenover zijn stakeholders in gevaar komt. In een dergelijk scenario is een strikt controlemechanisme vereist.

Software voor toezicht op werknemers zoals CleverControl is uiterst nuttig geworden in dergelijke situaties. Voor bedrijven van elke omvang biedt CleverControl toegang op afstand en controlemogelijkheden. De doelstellingen van het systeem zijn onder andere het monitoren van het gedrag van werknemers, het beoordelen van de output, het voorkomen van datalekken en het uitvoeren van onderzoeken naar werknemers. CleverControl functioneert als een onzichtbare agent en is niet zichtbaar voor de apparaten die het bewaakt.

Met behulp van de live monitoring functie van het CleverControl platform kunnen managers het werk van alle medewerkers tegelijkertijd in real-time bekijken. Toetsaanslagen, activiteiten op sociale netwerken, website geschiedenis, app gebruik en andere activiteiten worden allemaal gelogd. CleverControl biedt managers toegang tot screenshots, zoekmachineactiviteit en microfoonopnames.

Veel bedrijven hebben duizenden werknemers. Ze hebben gigantische kantoren vol met miljarden dollars aan gereedschap, gadgets en apparatuur. Ze maken zich veel meer zorgen over hun veiligheid. Er zijn talloze voorbeelden van werknemers die het bedrijfsbeleid schenden en bedrijfseigendommen of vertrouwelijke informatie stelen.

De bezorgdheid onder werkgevers over de veiligheid van hun kantoorruimte, gereedschap, computers en gevoelige gegevens neemt toe. Van werknemersfraude is sprake wanneer een werknemer zijn werkgever opzettelijk misleidt om voordeel te behalen. Dit voordeel uit zich meestal in extra, verkapt loon, maar kan ook de vorm aannemen van andere voordelen.

Fraude door werknemers is alarmerend, maar ook heel typisch. In Amerika gaf 75% van de werknemers toe ten minste eenmaal te hebben gestolen van hun werkplek. Gegevensdiefstal lijkt een recentere vorm van werknemersfraude te zijn. Gegevensdiefstal is vooral belangrijk wanneer het gaat om bedrijfsspionage of oneerlijke handelspraktijken.

Fraude met intellectuele eigendom is hiervan een voorbeeld, waarbij een ontevreden werknemer van bedrijf A vertrouwelijke informatie over een gloednieuwe uitvinding lekt naar bedrijf B. Het product wordt vervolgens door bedrijf B gepatenteerd voordat de oorspronkelijke maker een kans krijgt.

De sleutel tot het terugdringen van gegevensdiefstal is strakke beveiliging en informatiebescherming, alsmede het zo lang mogelijk vasthouden van nieuwe ideeën op een need-to-know basis. Er kunnen verschillende controlemechanismen worden toegepast om ervoor te zorgen dat zoiets niet gebeurt. In een fysieke kantoorruimte installeren werkgevers CCTV-camera's om werknemers in de gaten te houden. Er is een scala aan werknemersbewakingssoftware zoals CleverControl dat moderne bedrijven helpt om zowel kantoormedewerkers als werknemers op afstand in de gaten te houden.

Beheer van de controle is een veelgebruikte term in kantoorruimtes. Het controleren en sturen van het gedrag van werknemers is een van de meest cruciale verantwoordelijkheden van een manager. Om de systemen en processen van een organisatie goed te laten functioneren, is beheerscontrole essentieel. Een beheersingssysteem is succesvol wanneer het het bedrijf helpt zijn doelen te bereiken, foutenpercentages vermindert, middelen effectief gebruikt en verdeelt, en bepaalt of normen juist zijn.

Het controlesysteem zorgt ook voor orde en discipline, verhoogt het moreel en inspireert de werknemers, bereidt hen voor op de toekomst door de normen te actualiseren, en verbetert de prestaties van de organisatie in het algemeen.

Beheer van de controle, vaak bekend als "veranderingsmanagement", is het proces van normen vaststellen, prestaties evalueren en aanpassingen doorvoeren. Controlebeheer is dynamisch; het past zich aan veranderingen aan en stelt bedrijfsdoelstellingen voorop. Het is end-to-end, continu en actiegericht, en de belangrijkste doelstellingen zijn effectiviteit en efficiëntie.

Hoewel toezicht op werknemers een reeks effectieve strategieën is, kan het voor de werkgever averechts werken als het niet goed wordt gebruikt. Een extreem niveau van toezicht waarbij elke beweging van de werknemer wordt gevolgd en gecontroleerd, geeft blijk van een gebrek aan vertrouwen. Het kan ertoe leiden dat de werknemer denkt dat het bedrijf hem niet vertrouwt, ondanks al zijn harde werk en inspanningen. Dit kan leiden tot een lage productiviteit, een gebrek aan het delen van creatieve ideeën en een hoog verloop. Bedrijven vertrouwen op elke werknemer voor hun succes. Daarom moeten de bestaande systemen voor werknemerscontrole volledig en doeltreffend zijn.

In werkelijkheid kunnen controle-instrumenten voor werknemers krachtige instrumenten zijn om autonomie te bevorderen en werknemers in staat te stellen hun werk met meer succes uit te voeren. Software die de internetactiviteiten van werknemers volgt, kan bijvoorbeeld de productiviteit verhogen door het heen-en-weergeloop tussen werknemers en hun bazen te verminderen. Dit kan een grote invloed hebben op de psychologische sfeer op het werk.

Daarom adviseren wij het volgende: Kies een controle-instrument dat kan "flexen" om bij uw specifieke bedrijfsmodel te passen. Door werknemers bijvoorbeeld een eenvoudige, zelfbedieningsmethode te bieden om de productiviteit van werknemers te implementeren en te volgen, vergroot u de empowerment van werknemers en vermindert u de cognitieve belasting van de toezichthouders.

Het is logisch dat werkgevers in de wereld van vandaag "de duimschroeven aandraaien" om hun bedrijf te beschermen tegen overtreders. De sleutel is om niet te ver te gaan, want als je dat doet, loop je het risico het team bang te maken en de werkplek ongemakkelijk te maken.