Het post-COVID tijdperk: Wat een moderne manager moet weten

In februari 2021, toen de tweede COVID golf op het punt stond toe te slaan, McKinsey een studie gepubliceerd over de gevolgen van de pandemie voor de werkplek. Daarbij besteedde de consultancygigant veel aandacht aan trends als werken op afstand, de toepassing van AI en veranderingen in de werkgelegenheid. Wat opviel was het feit dat naar verwachting 20-25% van de beroepsbevolking in de toekomst op afstand zal werken. Vier maanden in de toekomst en Gartner bracht dat aantal op 51%.

We hebben gezien hoe dat is uitgepakt nu we 2023 naderen. Volgens de laatste cijfers, ongeveer 55% van de bedrijven staan hun werknemers op de een of andere manier toe om thuis te werken. Hoe komt het echter dat organisaties, nu de door de pandemie opgelegde beperkingen al zijn opgeheven, nog steeds niet bereid zijn hun werknemers weer op hun werkplek te verwelkomen? Of, omgekeerd, hoe komt het dat werknemers nog steeds liever op afstand werken? Is het zo dat het beleid voor werken op afstand in de praktijk gunstiger is? Of is er een misvatting over de levensvatbaarheid van deze werkmodellen?

Hoe moeten managers in deze nieuwe werkomgeving passen en deze verbeteren?

Om deze vragen te beantwoorden, moeten we in detail kijken naar de veranderende dynamiek op de werkplek, de toepasbaarheid daarvan voor zowel organisaties als werknemers, en ten slotte naar de rol die managers kunnen spelen om ervoor te zorgen dat alle knelpunten en problemen worden aangepakt.

Volgens de gegevens van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) werkten in 2019 - d.w.z. vóór de komst van de COVID-19-pandemie - wereldwijd ongeveer 260 miljoen werknemers op afstand. In 2020 waren er volgens de gegevens van de IAO ongeveer 560 miljoen werknemers werken op afstand. Natuurlijk hebben de lockdowns, de strenge controles en het verscherpte toezicht tijdens de pandemiedagen bijgedragen tot een enorme toename van het werk op afstand.

Maar nu, zelfs na de opheffing van de beperkingen, zijn er nog steeds grote aantallen werknemers die thuis inloggen. En dit veroorzaakt een heleboel organisatorische problemen. Dit is waarom:

Volgens een studie zeggen werknemers die op afstand werken dat ze 182% minder betrokken dan hun collega's die op kantoor werken. Dit leidt tot een brede waaier van problemen - van productiviteitsverlies tot regressieve werkpraktijken, tot culturele en communicatieproblemen, tot een onevenwichtige teamdynamiek, enz.

Voor een bloeiend bedrijf is het uiterst belangrijk dat de werknemers betrokken zijn. Zo niet, dan lijden productiviteit en kwaliteit er allebei onder. En het gaat niet alleen om het aantal gewerkte uren. De impact kan enorm zijn - vooral als we bedenken dat werken op afstand een voortdurende trend is, wat betekent dat het bedrijf niet alleen de huidige werknemerspool moet beheren, maar ook de toekomstige moet informeren. Het is dus belangrijk om de betrokkenheid goed te regelen.

Nu is het natuurlijk belangrijk om een mentaal gezonde cultuur te koesteren zodat werknemers betrokken zijn. In het huidige scenario zijn de comfortniveaus echter extreem hoog en is de behoefte aan fysieke aanwezigheid op kantoor verwaarloosbaar. Net als het betrekken van werknemers is ook discipline een probleem. En dit is buitengewoon schadelijk voor organisaties die gevangen zitten in volatiele markten, vooral wanneer zij moeten concurreren met nieuwere, slankere, meer flexibele concurrenten.

Over agile gesproken, de hedendaagse Agile, DevOps en Lean werkmodellen vereisen snelle communicatie, naadloze samenwerking en voortdurend aanpassingsvermogen. Op een moment dat werknemers thuis werken en de communicatie beperkt is, is het niet verwonderlijk dat dit soort werkstijlen moeilijk aan te nemen zijn. Niet in staat zijn om effectief te communiceren met het team vreet aan het moreel en verlaagt ook de productiviteit.

Moonlighting betekent niet voor één werkgever werken, maar voor twee of meer werkgevers tegelijk. Dit bestond al voor de pandemie. Maar nu werk op afstand steeds meer ingang vindt en traditionele werkvormen afnemen, is het aantal werknemers dat zwartwerkt voortdurend gestegen. De telewerkers hebben de arbeidsvoorwaarden overtreden en gebruiken werk op afstand als een kans om te freelancen en meer te verdienen.

Dit is op meerdere niveaus nadelig. Op individueel niveau verstoort het de balans tussen werk en privéleven van een werknemer, verhoogt het zijn stressniveau en gaat de kwaliteit van zijn werk er op zijn minst op achteruit. Maar het heeft ook grotere gevolgen voor het bedrijf. Deze zwartwerkers kosten het bedrijf tijd en middelen - zowel in termen van betaalde salarissen als van verloren projecten.

Volgens PwC, one in five workers are quitting their jobs in 2022. The ongoing trends like "Great Resignation", "Big Quit", etc., are testimony to this trend. As it stands, there are a lot of reasons for this – the remote working policies, flexible job structures and a greater focus on technology. Of course, there's this inclination towards impressive pay packages and a more relaxed work environment as well. However, not all is rosy in this trend.

Een kop op Guardian, sums it up - "Turns out the Great Resignation may be followed by the Great Regret." The article cites a study by Muse that outlined how 72% of the workers that left their jobs are experiencing "surprise and regret" because the new job isn't what they were made to believe in. So, apparently, they're quitting to be miserable at their new jobs. Some are, as a matter of fact, quitting to "nowhere."

We zitten dus met een dilemma: werknemers kunnen niet meer werken zoals vroeger zonder de regels te overtreden of uit de pas te lopen met hun collega's. En zelfs als ze dat doen, is dat ook niet ideaal. En zelfs als ze dat doen, is het ook niet ideaal. Dus wat nu?

In de afgelopen jaren zijn er een aantal veranderingen geweest in de dynamiek van de werkplek, en het zal in de toekomst alleen maar ingewikkelder worden. Willen bedrijven deze veranderingen overleven en gedijen, dan is het belangrijk dat ook de managers van een organisatie hun spel verbeteren. Hier zijn een paar stappen die de managers kunnen nemen:

1. Controle uitoefenen

   Mensen presteren beter als ze weten dat ze gecontroleerd worden - een ideologie die keer op keer bewezen heeft waar te zijn. Dat wil niet zeggen dat je op een negatieve manier moet controleren. Maar u moet wel de regels vaststellen, bepalen welk beleid wordt uitgevoerd en observeren hoe alles in de praktijk verloopt.

   Volgens het Hawthorne-effect presteren werknemers beter als ze weten dat ze worden geobserveerd. En dat is het uitgangspunt van toezicht in organisaties. Ze moeten weten dat u ze in de gaten houdt. Een haalbare oplossing hiervoor is een oplossing voor werknemersbewaking, die de inactieve tijd, het gebruik van apps, het gebruik van sociale media, enz. kan registreren om in de gaten te houden wat werknemers doen. Dit kan helpen hun productiviteitsniveaus te meten en werknemers met problemen op de hoogte te brengen.

2. Vier succes, moedig het personeel aan

   Hoewel het belangrijk is om toezicht te kunnen houden op werknemers, is het net zo belangrijk dat zij zich gewaardeerd voelen. Managers kunnen hiervoor zorgen door de successen in de organisatie te vieren, de bijdragen van de werknemers te benadrukken en hen te laten begrijpen dat zij deel uitmaken van een groter systeem en dat er voor hen wordt gezorgd. Ze kunnen ook aandacht besteden aan de metriek op proces- en systeemniveau en de werknemers belonen in termen van erkenning, bonussen en extraatjes. Niet alleen zal het verloop dalen, maar het zal hen ook harder doen werken.

3. Afscheid nemen van toxiciteit

   Uit een rapport van AllVoices uit 2021 blijkt dat 38% van de werknemers, intimidatie ervaren terwijl ze op afstand werkten. Het rapport werpt een licht op hoe communicatiekanalen zoals e-mails, chatapps, enz. en interne vooroordelen kunnen leiden tot persoonlijke conflicten, die het personeelsbestand negatief kunnen beïnvloeden. Werknemers die werken in een team met een ongezonde omgeving zullen hoogstwaarschijnlijk ook neigen naar toxiciteit. Managers moeten hier dus op letten en snel handelen voordat het tot negatieve gevolgen leidt.

   Ook hier is een monitoringoplossing nodig die de activiteiten van werknemers in de gaten houdt en eventuele gevallen van toxiciteit of storend gedrag signaleert. Managers kunnen deze software gebruiken om een nultolerantiebeleid af te dwingen en dienovereenkomstig actie te ondernemen. Deze gegevensgestuurde actie kan de vorm aannemen van een mondelinge waarschuwing of zelfs een schorsing met behoud van loon, indien nodig.

Nu werk op afstand steeds meer terrein wint, kan het een uitdaging zijn om het personeel betrokken en productief te houden. Vaak maken werknemers misbruik van deze nieuwe flexibiliteit en onttrekken ze zich aan hun verantwoordelijkheden. En als er niemand is om hen te controleren, kan dat desastreuze gevolgen hebben voor zowel het individu als de organisatie.

Maar managers kunnen hier een einde aan maken met behulp van software voor het monitoren van werknemers op afstand. Het zal hen helpen de controle te behouden, de activiteiten van werknemers te controleren en disciplinaire maatregelen te nemen tegen iedereen die het systeem misbruikt. Met deze gegevensgestuurde aanpak kunnen ze de giftigheid in hun midden opsporen voordat het uit de hand loopt.

Neem contact met ons op voor meer informatie.