De prijs van productiviteit: De menselijke kosten van werkplekmonitoring

Sarah, een copywriter bij een marketingbureau, komt net terug van een functioneringsgesprek, het derde in de afgelopen vijf weken. Zes weken geleden verplichtte haar manager het hele team om het programma voor werknemersmonitoring te installeren, zodat hij hun prestaties kon volgen. Sarah maakte zich aanvankelijk geen zorgen: ze deed haar werk goed en had nog nooit klachten over haar teksten ontvangen.

Met de installatie van de software veranderde echter alles. Sarah's werkdruk nam plotseling toe en een week later werd ze uitgenodigd op het kantoor van de manager voor een functioneringsgesprek. De manager was ontstemd over de lange inactiviteitsperioden van Sarah's computer. Hij zei dat als ze tijd had om niets te doen op haar werk, ze extra taken zou krijgen. Sarah legde uit dat ze haar ideeën liever eerst op papier opstelde voordat ze op haar computer schreef - dat was waar de inactiviteitsperioden vandaan kwamen. De manager was niet overtuigd en raadde alleen aan om ideeën op de computer op te stellen.

Sarah's functioneringsgesprekken werden frequenter. Ze worstelde met de nieuwe werkdruk en voelde zich micromanaged en gestrest. Het controlesysteem was oneerlijk gericht op haar en verstikte haar creativiteit en autonomie.

Helaas zijn gevallen zoals dat van Sarah niet ongewoon. Critici van software voor het monitoren van werknemers vrezen dat het gebruik ervan leidt tot privacyproblemen, meer stress, vertrouwensproblemen, vooroordelen en transparantieproblemen. Laten we eens bespreken of hun angsten terecht zijn en of er manieren zijn om werknemersmonitoring op een verantwoorde en ethisch verantwoorde manier te implementeren.

Veel werkgevers gebruiken monitoringsoftware omdat ze niet weten hoe ze hun werknemers moeten beheren, vooral werknemers op afstand. Ze denken dat het voldoende is om een programma op de computer van een werknemer te installeren en het rapport na een paar dagen te controleren. In werkelijkheid vereist het implementeren van werknemersmonitoring wat achtergrondwerk, en zonder dat loop je het risico dat je ongewenste zorgen en problemen oproept.

In veel rechtsgebieden wordt privacy beschermd door speciale voorschriften, maar deze hebben zelden specifiek betrekking op het monitoren van werknemers. Daardoor weten werkgevers soms niet welke gegevens ze mogen verzamelen en hoe lang ze die mogen bewaren.

Ondertussen verzamelen monitoringsystemen een breed scala aan persoonlijke gegevens, waaronder toetsaanslagen, muisklikken, bezochte websites en zelfs e-mails en de inhoud van berichten. Werknemers zien dit als een voortdurende inbreuk op hun privacy, vooral wanneer de verzamelde gegevens verder worden gebruikt dan het oorspronkelijke doel.

Bovendien bestaat er altijd het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot de verzamelde gevoelige informatie, hetzij van binnen het bedrijf of via externe inbreuken. De gevolgen kunnen verschrikkelijk zijn, van reputatieschade tot identiteitsdiefstal.

De enquête uitgevoerd door de American Psychological Association toont aan dat het monitoren van werknemers de stress van werknemers aanzienlijk verhoogt. 56% van de werknemers die gemonitord worden met software voelen zich gespannen en gestrest tijdens de werkdag. Voor werknemers die niet worden gecontroleerd, ligt dit cijfer lager - 40%.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat werknemers die onder toezicht staan vaker gevoelens uiten die geassocieerd worden met burn-out: prikkelbaarheid of boosheid tegenover collega's of klanten (23% vs. 14% van de werknemers die niet onder toezicht staan), het gevoel ongemotiveerd te zijn om hun best te doen (29% vs. 22%), emotionele uitputting (39% vs. 22%) en het gevoel ineffectief te zijn (20% vs. 15%).

Gemonitorde werknemers kunnen het gevoel krijgen dat hun werkgever hen niet vertrouwt, wat een negatieve werkomgeving creëert, het moreel verlaagt en zelfs het personeelsverloop verhoogt.

Wanneer monitoring wordt gebruikt als een invasieve manier van micromanagen, schendt het de onuitgesproken overeenkomst van wederzijds respect tussen een werknemer en zijn werkgever. Als dat vertrouwen is geschonden, zal iemand veel minder geneigd zijn om zich in te zetten voor de organisatie. Ze trekken zich in feite terug in het doen van het absolute minimum, zegt Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor in personeelszaken en arbeidsverhoudingen aan de Michigan State University.

Sommige rechtsgebieden verplichten werkgevers niet om werknemers op de hoogte te stellen van het monitoren, en bedrijven kunnen dit in hun voordeel gebruiken. Werknemers weten misschien niet dat ze gevolgd worden of zijn zich niet bewust van de reikwijdte van de monitoring. Maar zelfs als de verplichtingen er wel zijn, kan het gebeuren dat bedrijven hun werknemers niet van het nodige beleid voorzien. Het ontbreken van een duidelijk en transparant beleid met betrekking tot het monitoren van werknemers leidt tot onzekerheid en wantrouwen onder werknemers.

Een ander potentieel probleem is discriminatie. Monitoringsystemen kunnen worden gebruikt om bepaalde werknemers oneerlijk te behandelen, zoals werknemers uit gemarginaliseerde groepen of werknemers die als minder productief worden beschouwd. Bovendien kan de technologie deze discriminatie onbedoeld in de hand werken. Geen enkel algoritme is perfect; het kan vooroordelen bevatten of individuele werkstijlen negeren, zoals in het geval van Sarah.

Hebben de critici dan gelijk en is het monitoren van werknemers slecht? Helemaal niet. Als het correct en ethisch wordt gebruikt, kunnen zowel werknemers als werkgevers profiteren van de waardevolle inzichten. Laten we eens kijken naar een aantal must-dos voor het implementeren van werknemersmonitoring.

Bedrijven moeten deze richtlijnen volgen als ze maximaal willen profiteren van de technologie voor het monitoren van werknemers:

• Bestudeer de relevante privacyregels in uw omgeving. Zorgen voor naleving van deze voorschriften. Blijf op de hoogte van de wijzigingen in deze voorschriften.

• Bepaal je bewakingsdoelen. Deze doelen, samen met privacyregels, bepalen de omvang van de gegevensverzameling.

• Ontwikkel duidelijk beleid. In dit beleid moeten de doelen, de reikwijdte van de controle en het gebruik van de verzamelde gegevens worden beschreven. Werknemers moeten toegang hebben tot dit beleid.

• Vraag toestemming aan de werknemer. Of uw jurisdictie het nu vereist of niet, het is altijd beter om het personeel te informeren over de monitoring en hun toestemming te verkrijgen. Zo voorkomt u vertrouwensproblemen met uw werknemers.

• Medewerkers betrekken bij de ontwikkeling en implementatie van controlebeleid om vertrouwen op te bouwen en hun zorgen weg te nemen.

• Zorg voor open communicatie met het personeel. Sta werknemers toe om hun zorgen en klachten te uiten en pak ze aan.

• Beperk de omvang van de verzamelde gegevens. Verzamel alleen de informatie die nodig is voor het beoogde doel.

• Beperk de voorwaarden voor gegevensopslag. Verwijder de gegevens die niet langer de monitoringdoelen dienen.

• Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen. Zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot de gegevens.

• Regelmatige audits uitvoeren ervoor zorgen dat het gebruik van monitoringsystemen voldoet aan ethische richtlijnen en wettelijke vereisten.

• Geef werknemers toegang tot de verzamelde gegevens.

  Met werknemersmonitoring oplossingen zoals CleverControl, is dit eenvoudig te doen. CleverControl biedt werknemers persoonlijke productiviteitsdashboards waar ze al hun verzamelde gegevens en hun productiviteitsstatistieken kunnen zien. Deze functie helpt niet alleen bij het oplossen van privacyproblemen, maar draagt ook bij aan het verbeteren van persoonlijke verantwoordelijkheid en productiviteit.

• Gebruik de controlerapporten om medewerkers te ondersteunen en hen te helpen hun prestaties te verbeteren, niet om hen te discrimineren of te straffen.

• Gebruik software voor werknemersmonitoring in combinatie met met andere methoden voor het volgen van prestaties om vertekeningen te voorkomen.

Critici vrezen dat het monitoren van werknemers leidt tot privacyproblemen, verminderd vertrouwen, meer stress en vooroordelen. Organisaties kunnen deze problemen echter vermijden als ze werknemersmonitoring ethisch en open implementeren en het personeel bij het proces betrekken. Personeelsmonitoring is een hulpmiddel dat, in de juiste handen, de verantwoording en prestaties aanzienlijk kan verbeteren en zowel werknemers als werkgevers ten goede kan komen.