Hoe het werk van werknemers succesvol verbeteren tijdens een crisis

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Jeremy, wat is het effect van een crisis op het HR-beleid van bedrijven in het algemeen en op dat van jouw bedrijf in het bijzonder?

Tijdens een crisis zal elke leider nadenken over hoe hij het potentieel van zijn ondergeschikten maximaal kan benutten, terwijl hij de teamgeest en de hoge motivatie van alle werknemers handhaaft, ondanks de moeilijke tijden.

Onze HR-strategie is altijd gericht geweest op het verkrijgen van een volledige inzet van het personeel; daarom is er tijdens de crisis niet veel veranderd en hebben de beheersinstrumenten die wij gebruiken reeds effectieve resultaten laten zien.

Een van de meest populaire hulpmiddelen voor verbetering is opleiding: verbetering van beroepsvaardigheden. Hoe organiseert u die?

De opleiding van personeel is een uiterst belangrijke taak, maar vaak kan het uitnodigen van trainers van buitenaf vrij duur zijn. Het probleem is eenvoudig genoeg opgelost: vraag meer ervaren werknemers om nieuwe werknemers op te leiden. Iedereen zal er baat bij hebben. De jongeren zullen hun carrière kunnen uitbouwen met nieuwe kennis en vaardigheden, en de trainer zal financieel gemotiveerd worden. Bovendien is er waarschijnlijk geen betere manier om goedkeuring en erkenning van een werknemer uit te drukken dan hem of haar iemand als leerling te laten hebben. Daarom zullen ervaren werknemers deze beslissing gegarandeerd waarderen.

Bovendien is het verbeteren van de eigen werknemers sneller en goedkoper dan het aantrekken van mensen van buiten het bedrijf. Coaching kan ook gebeuren door externe organisaties. Wij nodigen meestal specialisten uit bij de aanschaf van nieuwe apparatuur voor werkplaatsen of software voor de engineeringafdeling. Nieuwe vaardigheden zijn de innovatie die het concurrentievermogen vergroot.

Hoe werknemers motiveren voor professionele ontwikkeling en verhoogde productiviteit?

Er zijn drie niveaus van productiviteit: laag, gemiddeld (of verwacht) en maximaal. Werknemers op het lage niveau zijn onbetrouwbaar, geneigd minder taken uit te voeren en proberen werk te vermijden. Wie op het gemiddelde niveau zit, doet precies wat van hem wordt verlangd, en niet meer, hoewel hij als werknemer zeer betrouwbaar is. En zij die op het maximumniveau zitten, werken zeer lange uren, nemen telkens het initiatief en hun productiviteit is veel hoger dan verwacht. Het is duidelijk dat elke werkgever zoveel mogelijk werknemers wil hebben die op het maximale niveau presteren. Het is niet nodig om beperkt

Werknemersmotivatie moet daarbij helpen, want in wezen is het de sleutel tot de bloei van het bedrijf. Zij koppelt het succes van de onderneming aan het persoonlijk welzijn van de werknemer, wat de efficiëntie helpt verhogen.

Hoe is het in uw bedrijf geïmplementeerd?

Ons motivatiesysteem is gebaseerd op KPI. Een systeem van key performance indicators is gebaseerd op de taken die de werknemer in een bepaalde functie geacht wordt op te lossen. En als de taak met succes wordt uitgevoerd, wordt de werknemer beloond. De functionaliteit is voor elke functie verschillend, maar de KPI zijn uniform en transparant voor de hele organisatie. In het bijzonder hebben wij een documentbeheersysteem ingevoerd, waardoor het bewustzijn is verbeterd en de controle op de uitvoering van opdrachten is versterkt.

Het is zeer belangrijk om een systeem van motivatie op te bouwen, anders zal dit het bedrijf afremmen. Als bijvoorbeeld twee werknemers met vergelijkbare vaardigheden met verschillende inzet werken, maar hun salaris is hetzelfde, zal dat leiden tot een lage efficiëntie van beide werknemers.

Welke factoren liggen ten grondslag aan het systeem van werknemersmotivatie? Zijn er voorbeelden die hun doeltreffendheid illustreren?

De kans op een financieel ondersteunde loopbaangroei motiveert jonge professionals en andere werknemers om nieuwe hoogten te bereiken. Het is gunstig voor zowel de werknemers als het bedrijf, waar de specialist gegarandeerde voordelen biedt en helpt bij de verdere ontwikkeling. Wij hebben zo'n voorbeeld in HomeLand - Jack Burton die momenteel de functie van hoofdingenieur bekleedt. Hij begon zijn reis als leerling-monteur voor de reparatie van instrumentatie in de afdeling Metrologie. Daarna werkte Jack in verschillende functies: monteur, tekenaar, ingenieur-onderzoeker. Vervolgens werd hij benoemd tot hoofdingenieur van de afdeling micro-elektronica en al snel tot hoofd van deze afdeling. Zijn geschiedenis toont aan dat elke werknemer van het bedrijf met zijn eigen kracht en doorzettingsvermogen alle hoogten kan bereiken.

Wat zijn de bijzonderheden van de motivatie van werknemers?

Vergeet nooit dat het beloningssysteem gestructureerd en consistent moet zijn en de gewenste resultaten moet versterken, maar niet uniek moet zijn voor elke werknemer. De beginselen voor de betaling van bonussen en beloningen moeten transparant en uniform zijn voor iedereen. Vergeet niet dat het even verkeerd is om identiek te belonen voor verschillende inspanningen als om verschillend te belonen voor identieke inspanningen. Dit soort onrechtvaardigheid kan werknemers uit hun evenwicht brengen en niet alleen hun motivatie maar ook de geloofwaardigheid van het bedrijf ondermijnen.

Bovendien moeten salarissen altijd tijdig worden uitbetaald. Vertraging of annulering van betaling demoraliseert het team: ze verliezen het vertrouwen in de toekomst van het bedrijf, de motivatie om kwalitatief werk te leveren, het team vormt een ongezonde sfeer, het komt vaak tot roddels en geruchten. Dit alles leidt uiteindelijk tot een verzwakking van de positie van het bedrijf zelf.

In geval van een moeilijke financiële situatie kan het bedrijf overgaan tot een kortere werkweek, waardoor u kunt besparen op de betaling van salarissen. Maar de situatie moet door het management worden uitgelegd,

mensen moeten de redenen voor zulke beslissingen kennen. Het bedrijf moet als één geheel werken.

Neemt u studenten en jonge professionals aan? Omdat er onder hen een nieuwe waardevolle bron kan zijn, die uiteindelijk zal bijdragen aan de optimalisatie van het bedrijf? Hoe werkt u met hen samen?

Wij hebben altijd behoefte aan jonge specialisten. Om nieuwe werknemers met de juiste vaardigheden aan te trekken, sluit ons bedrijf contracten met instellingen voor hoger onderwijs die de studenten garanderen dat zij een cursus volgen waarin zij de nodige vaardigheden verwerven om bij ons te werken. Het is een tripartiete overeenkomst tussen ons bedrijf, een student en de universiteit. Er wordt overeengekomen dat de student de verplichting heeft om een bepaalde tijd in ons bedrijf te werken en zo gevorderde kennis in bepaalde vakken te verwerven. Wij zijn ook actief betrokken bij Open Dagen. Sommige studenten hebben op deze manier al een baan in ons bedrijf gekregen. Ook werken wij ons opleidingsprogramma voortdurend bij.

Wij staan klaar om bijzonder waardevolle professionals aan te trekken. Indien nodig zoekt het bedrijf in het hele land en zelfs in het buitenland. En als een bepaalde expert bij ons past, staan wij klaar om te assisteren bij de verhuizing en te helpen met huisvesting.

Tijdens een crisis nemen veel bedrijven hun toevlucht tot inkrimping. Hoe maak je het proces minder pijnlijk voor de werknemers en het bedrijf zelf?

Veel bedrijven worden geconfronteerd met de kwestie van de optimalisering van het personeelsbestand. Maar we mogen niet vergeten dat het een complex proces is, dat altijd begint bij de top. Topmanagers van organisaties vergaderen, analyseren de situatie en ontwikkelen een strategie voor verdere actie.

Pas daarna kunt u werknemers ontslaan als het nauwkeurig gepland en weloverwogen is. Natuurlijk moet alles volgens de wet gebeuren. Zo worden de veranderingen correct doorgevoerd en zien alle werknemers dat het bedrijf zich eerlijk gedraagt en zijn verplichtingen tot het einde toe nakomt.

Moeten we bedrijfsevenementen gebruiken als instrument voor emotionele motivatie tijdens een crisis, of er juist van afzien?

Alle feestelijke evenementen zijn een geweldig middel om een gunstige sfeer in het team te creëren en de productiviteit te verhogen. We kunnen echter niet zeggen dat het resultaat onmiddellijk zal zijn. Maar het zal helpen de loyaliteit van de werknemers te vergroten. Misschien is het belangrijkste dat u als manager in gedachten moet houden dat u zich altijd aan de regels moet houden en niet alleen tijdens een crisis wanneer het personeel dringend moet worden gemobiliseerd. Dankzij een competente aanpak van de motivatie en eerlijke relaties met de werknemers slagen bedrijven er altijd in om de moeilijke tijden met minimale verliezen door te komen.