Moet een werkgever de sociale media van werknemers volgen?

Sociale media en online-cultuur zijn al een integraal onderdeel van het moderne leven - tegenwoordig is het bijna onmogelijk om niet digitaal aanwezig te zijn. Deze aanwezigheid wordt natuurlijk niet langer gezien als geïsoleerd van het offline leven, maar als een verlengstuk ervan. Met dat in gedachten, is het bijhouden van sociale media van werknemers noodzakelijk voor een werkgever?

De tijd dat je op internet kon zeggen wat je wilde, ligt al lang achter ons; nu is online communicatie onderworpen aan de wet en de nieuwe morele en ethische codes. Een van uw werknemers kan een beïnvloeder zijn met een groot publiek, en alles wat hij zegt kan uw imago en dat van uw bedrijf beïnvloeden.

Met dit in gedachten kan het monitoren van de sociale media van werknemers van fundamenteel belang zijn, vooral voor bedrijven die te allen tijde nauw samenwerken met het publiek.

Maar hoe beginnen we dit gesprek? Wat zijn de wettelijke grenzen aan het monitoren van sociale media door werknemers? In hoeverre kan van werknemers worden verlangd dat zij een professioneel imago buiten de werkomgeving handhaven?

Deze en vele andere vragen zullen wij in dit artikel beantwoorden. We beginnen natuurlijk met de belangrijkste.

Het volgen van sociale media van werknemers is een controversieel onderwerp dat veel stof doet opwaaien. Er zijn argumenten voor en tegen deze praktijk - en het antwoord op de vraag hangt af van veel factoren, zoals de aard van het werk, de bedrijfscultuur, lokale wet- en regelgeving en de balans tussen privacy en veiligheid.

Enerzijds kunnen werkgevers denken dat het bijhouden van de sociale media van werknemers noodzakelijk is om het bedrijf te beschermen tegen mogelijke juridische problemen. Zo weten de werkgevers zeker dat werknemers zich online correct gedragen.

Zij kunnen aanvoeren dat werknemers het bedrijf ook buiten werktijd vertegenwoordigen en dat ongeregeld online gedrag van werknemers de reputatie van de werkgever negatief kan beïnvloeden. In ongunstige situaties is een dergelijk scenario zeer waarschijnlijk.

Aan de andere kant stellen voorstanders van privacy dat het volgen van de sociale media van werknemers een inbreuk op de privacy is en een giftige werkomgeving kan creëren. Zij beweren dat werknemers recht hebben op privacy in hun privéleven en dat bedrijven het volgen van sociale media willekeurig kunnen gebruiken om werknemers te straffen voor zaken die niets met het werk te maken hebben.

Als een werkgever besluit om de sociale media van het personeel te volgen, moet hij een duidelijk en transparant beleid hebben waarin staat waarom het bedrijf dit doet, welke informatie wordt verzameld en hoe het de verzamelde gegevens zal gebruiken.

Bovendien moet het bedrijf zich bewust zijn van de plaatselijke wet- en regelgeving inzake de privacy van werknemers en ervoor zorgen dat tracering deze wetten niet schendt.

En over wetten en regels gesproken...

Helaas is de wetgeving hierover niet duidelijk.

Er wordt veel gediscussieerd over fysieke controle op de werkplek (bijvoorbeeld via camera's) en controle van de productiviteit met behulp van speciale software.

Wat het fysieke toezicht betreft, is de consensus dat bedrijven camera's mogen gebruiken zolang ze geen inbreuk maken op de eerbaarheid en het recht op waardigheid van de werknemer. Camera's in badkamers zijn bijvoorbeeld strikt verboden.

Software voor het volgen van werknemers is toegestaan als de werkgever alleen apparaten van het bedrijf volgt en de werknemer van tevoren op de hoogte stelt. Anders hoeft de werknemer geen toestemming te geven voor de installatie van de software op zijn apparatuur.

In het geval van social media monitoring van werknemers staat er echter niets vast.

In de regel kan een bedrijf toezicht uitoefenen, maar dit beleid moet transparant zijn vanaf het moment van indienstneming. De werknemers moeten altijd op de hoogte zijn van de criteria aan de hand waarvan de werkgever hen controleert, de reden voor de toepassing van deze criteria en het beleid van de onderneming met betrekking tot het gebruik van deze gegevens.

Bij twijfel mag u niet vergeten dat elk negatief psychologisch effect op de werknemer door de wetgeving wordt afgekeurd, dus een duidelijke en open communicatielijn tussen werknemer en werkgever is altijd de juiste weg.

Het monitoren van de sociale media van een werknemer is het volgen en analyseren van zijn sociale media-activiteiten, waaronder berichten, commentaren en berichten. Deze activiteiten worden gewoonlijk een digitale voetafdruk genoemd.

Werkgevers gebruiken deze praktijk om de online activiteiten van hun werknemers te volgen om gedrag te identificeren dat de reputatie of de activiteiten van het bedrijf kan schaden. Deze praktijk kan elke activiteit omvatten die kan worden opgevat als ongepast, beledigend of schadelijk voor het merk van het bedrijf.

De redenen voor deze tracking kunnen divers zijn, zoals marketingdoeleinden, beveiliging, strafrechtelijk onderzoek en zelfs analyse van informatie van sollicitanten. In de context van werkgevers kan social media tracking worden gebruikt om de geschiktheid van een kandidaat voor een baan te beoordelen of om de online activiteiten van bestaande werknemers te controleren.

Een van de belangrijkste redenen waarom werkgevers sociale media monitoren, is om zich te beschermen tegen mogelijke juridische problemen in verband met arbeidsrelaties.

Als een werknemer bijvoorbeeld iets op sociale media plaatst dat kan worden beschouwd als intimidatie of discriminatie, kan de werkgever verantwoordelijk worden gehouden voor het niet ondernemen van actie om dit te stoppen.

Social media monitoring kan ook waardevol zijn voor het identificeren van potentiële problemen voordat ze ernstiger worden. Als een werknemer bijvoorbeeld negatieve dingen blijft posten over zijn werk of collega's, kan dat een teken zijn dat hij ongelukkig is en het risico loopt het bedrijf te verlaten.

Werkgevers kunnen veel verschillende hulpmiddelen en technieken gebruiken om sociale media-activiteiten te controleren. Sommige bedrijven gebruiken software die social media-platforms automatisch scant op specifieke trefwoorden of zinnen, terwijl andere vertrouwen op handmatige controle door andere werknemers of externe bedrijven.

Aangezien de wetgeving vaag is, hangt alles af van het beleid van het bedrijf en hoe duidelijk het aan de werknemer wordt gepresenteerd.

Grote bedrijven sluiten vaak een overeenkomst met hun werknemers waarin staat dat de werknemer het bedrijf of zijn merken niet mag zwartmaken, geen vertrouwelijke informatie mag delen en niet online mag roddelen over het product of andere werknemers. Deze overeenkomsten regelen ook de online communicatie van werknemers namens het bedrijf.

In sommige gevallen gaat het toezicht nog verder en wordt van de werknemer geëist dat hij online en offline een bepaald moreel imago handhaaft. Schelden of het plaatsen van openhartige foto's kan bijvoorbeeld onaanvaardbaar zijn, omdat dit de reputatie van het bedrijf kan schaden. Het is belangrijk om te onthouden dat de werkgever deze normen altijd met de kandidaat moet bespreken voordat hij hem in dienst neemt.

Een ander aspect van het monitoren van de sociale media van werknemers heeft betrekking op hun gebruik van sociale media tijdens werktijd. In dit geval kan de werkgever software voor werknemerscontrole gebruiken om uw activiteiten op sociale media en chats tijdens werktijd te volgen.

Hiervoor kunnen verschillende programma's worden gebruikt, bijvoorbeeld CleverControl. Het kan bijhouden hoeveel tijd de werknemer besteedt aan sociale media, welke sociale media ze gebruiken en welke webpagina's ze bezoeken. Het programma kan ook screenshots maken van bezochte webpagina's en alle toetsaanslagen vastleggen (inclusief berichten en getypte berichten).

Een ander essentieel aspect dat moet worden vermeld, zijn de praktijken met betrekking tot het inhuren van beïnvloeders.

Influencers are famous "digital personalities", sometimes with audiences in the millions and, therefore, highly impactful in relation to public opinions of the company.

Het is natuurlijk onmogelijk om over beïnvloeders te praten zonder het over cancelcultuur te hebben.

Cancel culture is een sociaal fenomeen waarbij een persoon of groep het doelwit is van publieke kritiek en afwijzing vanwege een uitspraak of actie die als beledigend of onaanvaardbaar wordt beschouwd. Deze cultuur heeft zich vooral ontwikkeld op sociale netwerken, waar gebruikers een platform hebben om hun mening te uiten en aandacht te vragen voor gedrag dat als ongepast wordt beschouwd.

De Cancel cultuur richt zich vaak op invloedrijke mensen, beroemdheden, publieke figuren en bedrijven, die onder grote druk staan van de sociale media en het grote publiek. Het doel is om deze mensen of entiteiten verantwoordelijk te houden voor gedrag dat als beledigend of schadelijk wordt beschouwd en, in sommige gevallen, te eisen dat ze zich verontschuldigen of hun gedrag veranderen.

Daarom moet de werkgever altijd proberen eventuele beïnvloeders onder de werknemers op te sporen, evenals hun niches en de omvang van hun publiek. Met de juiste aanpak kan dit werk niet alleen eventuele problemen voorkomen, maar ook het bedrijf ten goede komen. De beïnvloedende werknemer kan zijn publiek delen met het bedrijf, wat nieuwe klanten oplevert.

Kortom, het volgen van sociale media door werknemers kan een waardevol instrument zijn voor werkgevers, maar het is niet zonder potentiële nadelen. Werkgevers moeten de noodzaak van noodzakelijke controle afwegen tegen de privacyrechten van hun werknemers en ervoor zorgen dat hun controlebeleid transparant is en strookt met de algemene cultuur en waarden van het bedrijf.

Als uw bedrijf overweegt beleid voor toezicht op sociale media in te voeren, moet u open en eerlijk communiceren met uw werknemers en bereid zijn wijzigingen aan te brengen op basis van de feedback die zij geven.

Zo kunt u ervoor zorgen dat uw monitoringbeleid effectief is en goed wordt ontvangen door uw werknemers. Het is aan elk bedrijf om te bepalen of social media monitoring al dan niet noodzakelijk is, op basis van hun specifieke behoeften en omstandigheden.

Toch kunnen werkgevers, door de beste praktijken te volgen en transparant te zijn tegenover hun werknemers, social media monitoring gebruiken als een waardevol instrument om de reputatie en activiteiten van hun bedrijf te beschermen. Houd beide kanten in evenwicht.