Constructieve feedback geven met behulp van monitoringgegevens

Gegevens die worden verzameld door tools voor personeelsmonitoring worden meestal gezien als een kwantitatieve meting van de inspanningen van een werknemer voor spreadsheets en kwartaalrapporten. X voltooide taken, Y miste deadlines en Z% gemiddelde productiviteit. Monitoringgegevens kunnen echter waardevol materiaal zijn voor het geven van constructieve, bruikbare feedback. Wil je weten hoe? We hebben een aantal praktische tips.

Geavanceerde software voor het monitoren van werknemers kan uitgebreide gegevens verzamelen over de werkdag van een werknemer, waaronder de gebruikte apps, bezochte websites, inactieve tijd en nog veel meer. Maar grijp niet naar elke beschikbare metriek. In plaats daarvan moet je je richten op de gegevens die van belang zijn voor de individuele en teamprestaties. Wil je de klanttevredenheid verbeteren? De klantenservicepercentages en responstijden zijn belangrijk. Wil je de efficiëntie van een project verhogen? De voltooiingspercentages van projecten, het naleven van mijlpalen of zelfs logboeken over softwaregebruik (indien relevant voor de workflow) kunnen waardevolle inzichten opleveren. Het doel hier is kwaliteit boven kwantiteit - kies gegevens die direct in lijn liggen met prestatiedoelen en vermijd elke perceptie van micromanagement.

Een spreadsheet met statistieken alleen levert niet veel op. Wat dat wel doet, is de zorgvuldige interpretatie ervan en het ontdekken van trends en patronen. Is deze metriek altijd laag geweest, of is het een eenmalige dip? Heeft deze medewerker voortdurend moeite met een bepaald type taak? Schommelt hun focus altijd op een bepaald moment van de dag? Als je deze patronen opmerkt, kun je onderscheid maken tussen eenmalige incidenten en aanhoudende problemen. Denk ook aan de context die de productiviteit van de medewerker kan hebben beïnvloed, bijvoorbeeld een verhoogde vraag of technische problemen.

Het benaderen van een feedbackgesprek met gegevens vereist een doordachte aanpak. Begin altijd positief. Erken gebieden waar de gegevens sterke prestaties of verbetering laten zien. Dit zet de toon voor samenwerking. Geef vervolgens duidelijk het doel van het gesprek aan: het gaat om groei en ontwikkeling, niet om een oordeel.

Constructieve feedback betekent objectief zijn en focussen op het gedrag in plaats van op de persoonlijkheid. In plaats van te zeggen "Je mist altijd deadlines", kun je beter zeggen "Uit de rapporten blijkt dat de taken dit kwartaal consequent zijn uitgesteld."

Overweeg een "Waarom, Wat, Hoe" benadering:

1. Waarom zijn deze gegevens belangrijk? (Verbind ze met teamdoelen, de impact op klanten, enz.)
2. Wat onthullen de gegevens specifiek? (Presenteer de statistieken en waargenomen trends).
3. Hoe kunnen we dit inzicht verder verbeteren of benutten? (Dit maakt de weg vrij voor gezamenlijke probleemoplossing).

Constructieve feedback is tweerichtingsverkeer. Wanneer je je evaluatie hebt gegeven, geef je de werknemer het woord om zijn visie op de situatie toe te lichten. Je kunt hen vragen om open vragen te stellen, zoals "Wat zijn je gedachten over je resultaten?" of "Wat denk je dat kan hebben bijgedragen aan die dip in de prestaties?". Dit moedigt de werknemer aan om na te denken over zijn werk en problemen die hij ervaart te delen. Vaak hebben ze waardevolle context waar jij je misschien niet bewust van bent, of stellen ze zelf oplossingen voor. Luister actief en maak aantekeningen van hun inzichten.

Constructieve feedback is slechts de eerste stap op weg naar verbetering. De volgende stap is het ontwikkelen van een actieplan. Je kunt een SMART (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden) doelsysteem of een ander systeem gebruiken, maar de doelen die je stelt moeten meetbaar, duidelijk en haalbaar zijn. "Verbeter je productiviteit" klinkt vaag en roept vragen op als "Wat wordt als een verbetering beschouwd?", "Wat moet ik doen om te verbeteren?", "Wanneer moet ik de resultaten laten zien?", enz. Maar als jij en de medewerker het eens zijn over "Ik zal ernaar streven om mijn gemiddelde doorlooptijd van taken de komende maand met 15% te verminderen door gebruik te maken van de nieuwe projectmanagementtool", dan weet de medewerker precies waar hij naar moet streven. Identificeer alle middelen, training of ondersteuning die ze van jou of de organisatie nodig hebben om deze doelen te bereiken. Met zo'n coöperatieve aanpak zal de werknemer je eerder zien als een ondersteunende partner dan als een strenge supervisor, wat zelfs zijn moreel kan opkrikken!

Feedback is een continu proces, geen eenmalige gebeurtenis. Gebruik de tool voor werknemersmonitoring om de vooruitgang van de persoon te volgen en plan na verloop van tijd follow-upgesprekken om de vooruitgang te controleren en de monitoringgegevens opnieuw te bekijken. Verbeteringen zien is een ongelooflijke motivatie voor werknemers! Maar als de vooruitgang minimaal of te traag is, is dat een teken om het actieplan aan te passen en te verbeteren.

Het opbouwen van constructieve feedback op basis van controlegegevens verrijkt niet alleen individuele prestatiebeoordelingen met objectieve informatie en maakt het werk van de manager eenvoudiger. Het helpt ook om een transparante en sterke groeigerichte cultuur te creëren. Feedback op basis van objectieve informatie zorgt ervoor dat werknemers eigenaar worden van hun werk en ontwikkeling. Er wordt afstand genomen van subjectieve kritiek en er ontstaat een gedeeld begrip van prestaties en potentieel.