Professionele cultuur: Hoe om te gaan met te laat komen?

Wat te doen met de "laatkomers"? Hoe effectief is het uitgeven van elektronische toegangskaarten en het in mindering brengen van minuten te laat komen op het loon of het invoeren van de regel dat elke werknemer die te laat komt 5 dollar in een potje moet stoppen? Wat kun je nog meer gebruiken om dergelijke werknemers te disciplineren: gesprekken met de manager voorstellen, berispen, karikaturiseren, of misschien, niet opletten? Directeur van het MBA-programma "Innovation in Management" Emily Reid vertelde CleverControl hoe en wanneer werknemers te straffen voor te laat komen.

Allereerst moet u natuurlijk de context van de situatie onderzoeken, zonder welke het onmogelijk is de juiste beslissing te nemen. Elk type activiteit, elke marktsituatie en elke beroepscultuur is uniek. Daarom moeten we bespreken hoe om te gaan met vertragingen, in verschillende situaties waar...

Wij kunnen het niet oneens zijn met het feit dat als een kantoor om 10 uur opengaat, de secretaresse om 9.59 uur klaar moet zijn om telefoontjes te beantwoorden.

De enige verkoper in een winkel moet van 9 tot 21 uur op het werk aanwezig zijn als het informatiebord dat zegt.

Een piloot kan niet te laat komen voor een vlucht.

In de regel is een dergelijke eis van discipline, vanwege het gezond verstand, gemakkelijk te controleren, omdat hij duidelijk en praktisch is en geen twijfels veroorzaakt. Bij het krijgen van een baan, waarvan de uitvoering binnen duidelijke tijdsgrenzen zal plaatsvinden, begrijpt de toekomstige werknemer dat punctualiteit zijn of haar fundamentele Key Performance Indicator is.

Aangezien de discipline in dit geval rechtstreeks verband houdt met de kwaliteit van de goederen en diensten (en bijgevolg met de klantenbinding en de economische levensvatbaarheid van de onderneming) heeft het geen zin tijd te verspillen aan karikaturen, boetes en andere "trucs". U kunt toestaan dat een werknemer één of twee keer te laat komt door overmacht of onverwachte omstandigheden aan te voeren, maar bij de derde keer kunt u hem of haar gerust ontslaan.

Ieder welgemanierd mens weet dat iemand laten wachten onbeleefd is.

Even onbeleefd is te laat komen voor een vergadering met klanten en collega's, of voor een afspraak bij de dokter, of voor een schoonheidssalon.

Alle bedrijven hebben hun eigen culturele code: bij sommige houden ze de deur voor je open en glimlachen ze, bij andere mompelen ze gewoon iets als antwoord op je "Bedankt, tot ziens!". De culturele code kan en moet worden veranderd door bewuste actie, aangezien beleefde mensen aardiger zijn om mee om te gaan.

Het is leuker om informeel met zulke mensen te praten, vrienden te maken, elkaar beter te leren kennen en elkaar meer te vertrouwen als je collega's bent.

Het is aangenamer om bij hen te kopen en naar hun promotieaanbiedingen te luisteren als je hun klant bent. Dit betekent dat klanten en partners met meer plezier zullen werken met iemand die de "beleefdheid der koningen" heeft.

Beleefdheid loont en respect voor andermans tijd is een uiting van beleefdheid. Daarom is het vragen aan werknemers om zich te houden aan tijdsafspraken noodzakelijk, en het is ook rationeel om voor de hand liggende redenen.

Moet u de collega's straffen die deze etiquetteregel niet erkennen? Waarschijnlijk zijn boetes en berispingen nutteloos. Maar het is natuurlijk wel nodig om rechtstreeks te praten over het feit dat te laat komen bij vergaderingen onaanvaardbaar is, en over het feit dat het onvermogen van de werknemer om de "culturele code" van het bedrijf te herkennen, zijn of haar toekomst in het bedrijf in gevaar brengt. Een punctuele meerderheid is de beste hulp bij het opvoeden van de niet punctuele minderheid: wanneer beleefdheid een algemeen aanvaarde sociale norm wordt, zullen mensen proberen zich eraan te houden om "goed te zijn".

Als de prestaties van uw werknemers niet rechtstreeks afhankelijk zijn van het tijdstip waarop zij hun dag om 10.00 of 10.30 uur beginnen, waarom zou u dan stiptheid eisen? Misschien is het omdat u over het algemeen niet tevreden bent over de kwaliteit en kwantiteit van het werk van de werknemers en hun houding?

Het aantal klanten is minder dan het zou kunnen zijn, de verkoop loopt terug. Sales managers lijken zich er echter niets van aan te trekken: ze lopen door het kantoor alsof er niets is gebeurd, pratend over hoe ze hun weekend zullen doorbrengen. U komt niet eens in de buurt van de commerciële en andere doelstellingen van het bedrijf... maar welke precies?!

Helaas, in bedrijven zonder gedigitaliseerde doelen en doelstellingen wordt de kruistocht voor discipline vaak een manier van managers om te zeggen: "Je werkt slecht!".

In de regel zijn de werknemers het er niet mee eens: zij vinden zelf dat zij "goed" of zelfs "goed" werken. Maar het is niet effectief om over het werk te praten op het niveau van subjectieve beoordeling, het is noodzakelijk om duidelijke, voor de hand liggende maatstaven in te voeren die bijvoorbeeld door beide partijen worden erkend:

We werken goed als:

• Elk kwartaal groeit onze omzet met "x"%;

• Het verloop van het verkooppersoneel overschrijdt de "y"-waarde niet;

• Elke maand controleren we het jaarlijkse takenplan om te zien of we ons aan het schema houden: bedrijfsprojecten uitvoeren in een vooraf bepaald tempo, bedrijfsprocessen opbouwen, nieuwe producten testen, enzovoort.

Merk op dat er in het voorbeeld niet alleen economische indicatoren zijn, maar ook indicatoren van de vooraf geplande kwaliteitsevolutie van het bedrijf!

In dit geval moet je niet met je ondergeschikten praten als "Waarom ben je te laat?", maar eerder "Wat kunnen we doen om verder te komen in lijn met ons ambitieuze plan?".

Het is onwaarschijnlijk dat de uitvoering van het plan afhangt van dertig minuten werk, toch? Het hangt eerder af van de kennis, de vaardigheden en natuurlijk de motivatie.

Dat is het punt: bedrijven hebben niet zozeer behoefte aan "gedisciplineerde" werknemers, maar aan werknemers die efficiënt werken. En managers maken zich niet zozeer zorgen over het feit dat de werknemers een kwartier te laat op kantoor komen, maar over het feit dat ze niet genoeg doen. Ze zetten zich niet volledig in voor het werk. Maar wie doet dat wel? Misschien kinderen die op een binnenplaats een spelletje spelen? Misschien. Zij hoeven niet overtuigd te worden om eerder naar het spel te komen, het probleem is waarschijnlijk het tegenovergestelde - ouders kunnen hen niet naar huis slepen.

Of neem bijvoorbeeld jonge "nerds" in een startend bedrijf die iets proberen te maken dat niemand begrijpt, maar dat ding zal binnenkort de wereld veranderen? Deze jongens komen vroeg in de ochtend naar hun garage, en ze worden niet gemotiveerd door de wens om de boete voor te laat komen te vermijden.

Het is onwaarschijnlijk dat we te laat komen bij de film, een belangrijke lezing of een interessante professionele conferentie, omdat we erheen willen om plezier te maken en kennis op te doen!

Ieder van ons heeft minstens één keer in zijn leven iets gedaan waar hij van hield, en we weten allemaal dat als het nodig is, hij vroeg komt om van zijn werk te genieten. Daarom moeten bedrijven zich niet richten op het bestrijden van te laat komen, maar op het comfortabel en productief maken van de werkomstandigheden en op het vinden van mensen die echt van hun vak houden, mensen die een diepe psychologische behoefte ervaren om hard te werken.

Daarom zijn er in de wereld steeds meer bedrijven waar geen straf staat op te laat komen en waar bovendien het begrip te laat komen zelf niet bestaat. Deze bedrijven hebben zich niet tot taak gesteld de werktijden te controleren. In plaats daarvan proberen zij een omgeving te creëren waarin mensen willen zijn, blijven, spelen, uitvinden en handelen!

Wij bewonderen hun cultuur en soms verbaast die ons: een vriend van mij kreeg onlangs een baan bij een Amerikaans kantoor van een multinational. Hij vertelt komisch hoe hij op zijn vraag naar zijn werktijden geen ander antwoord kreeg dan "Het zou geweldig zijn als je ergens tussen acht en tien zou komen...".

Hij werkt hard om goed werk te leveren. Hij vindt het leuk.

Zijn manager vraagt zich alleen af hoe hij meer vrije dagen kan krijgen.

Het bedrijf spant zich maximaal in om dergelijke werknemers als mijn vriend over de hele wereld te selecteren en aantrekkelijk voor hen te zijn.

Dergelijke bedrijven hebben meestal geen problemen met vertragingen. Maar er zijn situaties waarin...

Toevallig is de controlefunctie de essentie van de identificatie van de "manager".

Dit soort manager steunt een strikt hiërarchisch - van boven naar beneden - bedrijfsmodel en weet dat zijn of haar fundamentele managementinstrumenten fronsend en gebiedend zijn.

Soms is het niet eens omdat er iets fout gaat. De manager denkt gewoon dat er chaos zal zijn op het moment dat hij of zij ontspant.

Ontneem een dergelijke manager de attributen van de autoritaire managementstijl, laat hem of haar als gelijken met ondergeschikten communiceren en hij of zij zal zich onmiddellijk zwak voelen.

Helaas hebben deze managers vaak geen andere managementvaardigheden dan "toezicht". Zij houden zich niet bezig met het ontwerpen van een bedrijfssysteem, de ontwikkeling van een bedrijfsstrategie, bestuderen de klanten of de bedrijfstak niet en slagen er niet in als coach voor het middenkader ... Helaas, dit is de treurigste en bijna onoplosbare context van de strijd met de laatkomers: wanneer de manager bezig is met discipline omdat ... wel, wat moet hij of zij anders controleren?

"Management van te laat komen" kent geen universele set van de juiste instrumenten. In sommige situaties verandert zachtheid in toegeeflijkheid, wat het bedrijf zijn winst, klanten en reputatieschade kost.

Soberheid in een andere situatie leidt tot verborgen sabotage, het verbergen van kennis en kleingeestige wraak, vooral als er geen objectieve redenen zijn voor die soberheid.

Tegelijkertijd is het moeilijk om een minder productieve cultuur te vinden dan de "cultuur van de kleuterschool", wanneer het schema wordt bepaald door de "volwassenen" en de "kinderen" eraan worden onderworpen.

Wat te doen? Analyseer het probleem in al zijn complexiteit, inclusief bedrijfscultuur, bedrijfsprocessen, hiërarchie en managementvaardigheden. Alleen dan kunt u de oplossing ontwerpen die effectief zal zijn voor uw bedrijf!

Een goede manier om discipline te handhaven en laattijdigheid te controleren is het monitoren van werknemers. De controlesoftware houdt bij wanneer de werknemer komt en vertrekt en hoeveel tijd hij aan het werk is. Dit is vooral handig voor kantoren met flexibele roosters, omdat het de manager veel tijd bespaart om de aanwezigheid te controleren. Tegelijkertijd is de software een veel minder belastende controlemethode voor werknemers dan de directe controle door de manager. De huidige markt biedt tal van oplossingen voor het bijhouden van werknemers voor elke smaak en elk budget. Als u wilt weten hoe u de beste kunt kiezen voor uw bedrijf, kijk dan op onze gids .