Professionele cultuur: Hoe om te gaan met te laat komen?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Allereerst moet u natuurlijk de context van de situatie onderzoeken, zonder welke het onmogelijk is de juiste beslissing te nemen. Elk type activiteit, elke marktsituatie en elke beroepscultuur is uniek. Daarom moeten we bespreken hoe om te gaan met vertragingen, in verschillende situaties waar...

Wij kunnen het niet oneens zijn met het feit dat als een kantoor om 10 uur opengaat, de secretaresse om 9.59 uur klaar moet zijn om telefoontjes te beantwoorden.

De enige verkoper in een winkel moet van 9 tot 21 uur op het werk aanwezig zijn als het informatiebord dat zegt.

Een piloot kan niet te laat komen voor een vlucht.

In de regel is een dergelijke eis van discipline, vanwege het gezond verstand, gemakkelijk te controleren, omdat hij duidelijk en praktisch is en geen twijfels veroorzaakt. Bij het krijgen van een baan, waarvan de uitvoering binnen duidelijke tijdsgrenzen zal plaatsvinden, begrijpt de toekomstige werknemer dat punctualiteit zijn of haar fundamentele Key Performance Indicator is.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Ieder welgemanierd mens weet dat iemand laten wachten onbeleefd is.

Even onbeleefd is te laat komen voor een vergadering met klanten en collega's, of voor een afspraak bij de dokter, of voor een schoonheidssalon.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Het is leuker om informeel met zulke mensen te praten, vrienden te maken, elkaar beter te leren kennen en elkaar meer te vertrouwen als je collega's bent.

Het is aangenamer om bij hen te kopen en naar hun promotieaanbiedingen te luisteren als je hun klant bent. Dit betekent dat klanten en partners met meer plezier zullen werken met iemand die de "beleefdheid der koningen" heeft.

Beleefdheid loont en respect voor andermans tijd is een uiting van beleefdheid. Daarom is het vragen aan werknemers om zich te houden aan tijdsafspraken noodzakelijk, en het is ook rationeel om voor de hand liggende redenen.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Als de prestaties van uw werknemers niet rechtstreeks afhankelijk zijn van het tijdstip waarop zij hun dag om 10.00 of 10.30 uur beginnen, waarom zou u dan stiptheid eisen? Misschien is het omdat u over het algemeen niet tevreden bent over de kwaliteit en kwantiteit van het werk van de werknemers en hun houding?

Het aantal klanten is minder dan het zou kunnen zijn, de verkoop loopt terug. Sales managers lijken zich er echter niets van aan te trekken: ze lopen door het kantoor alsof er niets is gebeurd, pratend over hoe ze hun weekend zullen doorbrengen. U komt niet eens in de buurt van de commerciële en andere doelstellingen van het bedrijf... maar welke precies?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

We werken goed als:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Elke maand controleren we het jaarlijkse takenplan om te zien of we ons aan het schema houden: bedrijfsprojecten uitvoeren in een vooraf bepaald tempo, bedrijfsprocessen opbouwen, nieuwe producten testen, enzovoort.

Merk op dat er in het voorbeeld niet alleen economische indicatoren zijn, maar ook indicatoren van de vooraf geplande kwaliteitsevolutie van het bedrijf!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Het is onwaarschijnlijk dat de uitvoering van het plan afhangt van dertig minuten werk, toch? Het hangt eerder af van de kennis, de vaardigheden en natuurlijk de motivatie.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Het is onwaarschijnlijk dat we te laat komen bij de film, een belangrijke lezing of een interessante professionele conferentie, omdat we erheen willen om plezier te maken en kennis op te doen!

Ieder van ons heeft minstens één keer in zijn leven iets gedaan waar hij van hield, en we weten allemaal dat als het nodig is, hij vroeg komt om van zijn werk te genieten. Daarom moeten bedrijven zich niet richten op het bestrijden van te laat komen, maar op het comfortabel en productief maken van de werkomstandigheden en op het vinden van mensen die echt van hun vak houden, mensen die een diepe psychologische behoefte ervaren om hard te werken.

Daarom zijn er in de wereld steeds meer bedrijven waar geen straf staat op te laat komen en waar bovendien het begrip te laat komen zelf niet bestaat. Deze bedrijven hebben zich niet tot taak gesteld de werktijden te controleren. In plaats daarvan proberen zij een omgeving te creëren waarin mensen willen zijn, blijven, spelen, uitvinden en handelen!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Hij werkt hard om goed werk te leveren. Hij vindt het leuk.

Zijn manager vraagt zich alleen af hoe hij meer vrije dagen kan krijgen.

Het bedrijf spant zich maximaal in om dergelijke werknemers als mijn vriend over de hele wereld te selecteren en aantrekkelijk voor hen te zijn.

Dergelijke bedrijven hebben meestal geen problemen met vertragingen. Maar er zijn situaties waarin...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Dit soort manager steunt een strikt hiërarchisch - van boven naar beneden - bedrijfsmodel en weet dat zijn of haar fundamentele managementinstrumenten fronsend en gebiedend zijn.

Soms is het niet eens omdat er iets fout gaat. De manager denkt gewoon dat er chaos zal zijn op het moment dat hij of zij ontspant.

Ontneem een dergelijke manager de attributen van de autoritaire managementstijl, laat hem of haar als gelijken met ondergeschikten communiceren en hij of zij zal zich onmiddellijk zwak voelen.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Soberheid in een andere situatie leidt tot verborgen sabotage, het verbergen van kennis en kleingeestige wraak, vooral als er geen objectieve redenen zijn voor die soberheid.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Wat te doen? Analyseer het probleem in al zijn complexiteit, inclusief bedrijfscultuur, bedrijfsprocessen, hiërarchie en managementvaardigheden. Alleen dan kunt u de oplossing ontwerpen die effectief zal zijn voor uw bedrijf!

Een goede manier om discipline te handhaven en laattijdigheid te controleren is het monitoren van werknemers. De controlesoftware houdt bij wanneer de werknemer komt en vertrekt en hoeveel tijd hij aan het werk is. Dit is vooral handig voor kantoren met flexibele roosters, omdat het de manager veel tijd bespaart om de aanwezigheid te controleren. Tegelijkertijd is de software een veel minder belastende controlemethode voor werknemers dan de directe controle door de manager. De huidige markt biedt tal van oplossingen voor het bijhouden van werknemers voor elke smaak en elk budget. Als u wilt weten hoe u de beste kunt kiezen voor uw bedrijf, kijk dan op onze gids.