Het monitoren van werknemersprestaties: Bewezen strategieën om de productiviteit en betrokkenheid te verhogen

Het monitoren van werknemers is een gangbare praktijk geworden voor moderne bedrijven. Volgens Resume Builder , Resume Builder, 79% van de bedrijven op kantoor houdt de aanwezigheid van werknemers bij en 37% van de organisaties op afstand houdt werknemers meer dan 4 uur per dag in de gaten met behulp van videobewaking. Forbes , meldt dat 43% van de werknemers hun internetactiviteiten laat controleren door hun werkgever; 73% van de managers, Bewaar berichten, e-mails en telefoontjes voor toekomstige functioneringsgesprekken.

Het monitoren van werknemers brengt aanzienlijke voordelen met zich mee, van de meest voor de hand liggende productiviteitsstimulans tot het verbeteren van de communicatie. Het monitoren van de prestaties van werknemers brengt gebieden aan het licht waar werknemers het moeilijk hebben, onthult individuele sterke en zwakke punten en vergemakkelijkt feedback en datagestuurde beslissingen. Maar hoe kunt u de prestaties van werknemers monitoren om er het meeste uit te halen?

Natuurlijk is de opdringerige aard van het monitoren van werknemers een punt van discussie, en terecht. Wereldwijd zouden werknemers het recht moeten hebben om toestemming te geven voor wat er gemonitord wordt en bedrijven zouden zich aan deze verwachting moeten houden, terwijl ze er ook voor moeten zorgen dat het moreel van de werknemers niet in gevaar komt tijdens het proces - precies waarom

In dit artikel gaan we in op de belangrijkste onderdelen van efficiënte prestatiemonitoring van werknemers, best practices, toezichthoudende rollen en hulpmiddelen.

Voordat we ingaan op hoe, moeten we de even belangrijke vraag beantwoorden: wie moet de prestaties van werknemers controleren? Het hoofd van het bedrijf zou het eerste voor de hand liggende antwoord zijn, maar in werkelijkheid is het niet zo eenvoudig. Terwijl eigenaren van kleine startups alle teamleden en processen kunnen beheren, kunnen hoofden van middelgrote en grote bedrijven de prestaties niet alleen bijhouden (tenzij het supercomputers zijn, natuurlijk). In dit geval ligt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de prestaties van werknemers bij verschillende rollen binnen een organisatie, afhankelijk van de grootte en structuur van het bedrijf.

Gewoonlijk, directe supervisors en managers zijn verantwoordelijk voor het dagelijks bijhouden van de prestaties. Managers controleren de voltooiing van taken, de productiviteit en de algehele kwaliteit van het werk en zorgen ervoor dat deze overeenkomen met de doelstellingen van het bedrijf.

De afdeling Personeelszaken is een voor de hand liggende keuze voor het bijhouden van de prestaties van werknemers op de lange termijn. HR's kunnen de productiviteit bijhouden via formele prestatiebeoordelingen, het vaststellen van KPI's en het beheren van de algemene ontwikkeling van werknemers. HR zorgt ervoor dat prestatiebeoordelingen eerlijk en transparant zijn en helpen bij het sturen van professionele groei.

Afdelingshoofden kunnen het grote geheel zien en zijn daarom ideaal om de prestaties van het hele team te volgen in plaats van individuele werknemers. Het is hun taak om ervoor te zorgen dat de doelen van de afdeling worden gehaald en om slecht presterende medewerkers te ondersteunen en aan te moedigen.

Tot slot werknemers Het is zeer effectief om werknemers te betrekken bij het monitoren van hun vooruitgang en resultaten. Zelfevaluaties en het bijhouden van persoonlijke prestaties stellen werknemers in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor hun ontwikkeling en productiviteit.

In een notendop kan het verdelen van het monitoren van de prestaties van werknemers tussen supervisors, HR's en afdelingshoofden en het aanmoedigen van zelfmonitoring door werknemers de werklast die gepaard gaat met het monitoren verminderen en een evenwichtige aanpak creëren die verantwoordelijkheid, groei en betrokkenheid bevordert.

Volgens Folks RH , besteden managers ongeveer 210 uur, of iets meer dan 26 werkdagen, aan prestatiemanagement. Ondanks deze grote hoeveelheid tijd is 90% van de productiviteitsbeoordelingen inefficiënt. Dergelijke inefficiëntie belemmert de vooruitgang van het bedrijf en heeft een sterke invloed op de retentie: 24% van de werknemers is bereid ontslag te nemen vanwege inefficiënte prestatiebeoordelingen en een gebrek aan erkenning. Dus, hoe kun je de prestaties van werknemers monitoren met een maximaal voordeel voor het bedrijf? Hier zijn de belangrijkste strategieën.

Folks RH meldt dat 65% van de werknemers meer duidelijkheid wil over hun werkdoelen, taken en plichten. Je kunt geen hoge productiviteit verwachten van een werknemer die niet weet wat zijn verantwoordelijkheden zijn of wat er van hem wordt verwacht. Duidelijke doelen helpen werknemers zich te concentreren op taken die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Bovendien zorgt het betrekken van werknemers bij het stellen van doelen ervoor dat uw personeel 3,6 keer meer gemotiveerd is.

Als werknemers onzeker zijn over hun verantwoordelijkheden, kunnen ze aarzelen, hun acties in twijfel trekken of voortdurend op zoek gaan naar opheldering en goedkeuring. Door precieze verwachtingen te stellen, elimineer je dubbelzinnigheid, bespaar je tijd op heen-en-weer communicatie, moedig je autonomie aan en vergroot je het zelfvertrouwen.

Wees specifiek en direct bij het communiceren van taken, doelen en verwachtingen. Geef gedetailleerde uitleg over de gewenste resultaten en schets duidelijk de verantwoordelijkheden en taken die bij elke rol horen.

De SMART doelen aanpak is een effectieve methode om te controleren of de gestelde doelen duidelijk en haalbaar zijn en waarde toevoegen aan het bedrijf. SMART is een acroniem dat staat voor:

• Specifiek: Het doel moet duidelijk aangeven wat er bereikt moet worden, welke stappen er nodig zijn en wie de verantwoordelijke personen zijn;

• Meetbaar: je moet criteria hebben om vooruitgang en succes te meten;

• Haalbaar: het doel moet realistisch en haalbaar zijn, niet te gemakkelijk of te ambitieus;

• Relevant: het doel moet worden afgestemd op bredere bedrijfsdoelstellingen;

• Tijdgebonden: het doel moet een deadline hebben of een gedefinieerd tijdsbestek voor voltooiing.

SMART-doelen bieden een duidelijk stappenplan voor werknemers en managers, zodat iedereen weet hoe succes eruit ziet en hoe het te bereiken. Ze vergroten ook de verantwoordingsplicht en maken het gemakkelijker om vooruitgang en resultaten te meten.

Een van de stappen in de SMART-doelenbenadering is het opstellen van een reeks duidelijke en meetbare prestatiemaatstaven waarnaar je verwijst bij het opvolgen van de prestaties van een werknemer. Belangrijke meetgegevens zijn meestal:

• taakvoltooiing

• deadlines halen

• werkkwaliteit

• efficiëntie en productiviteit: bestede tijd vs. geproduceerde output

• aanwezigheid

Duidelijke en meetbare prestatiecijfers vergemakkelijken het toezicht op de productiviteit van werknemers en helpen subjectiviteit in het evaluatieproces te vermijden.

Het monitoren van de productiviteit van werknemers kan gedaan worden door een combinatie van tools, statistieken en technieken die inzicht geven in hoe effectief werknemers hun tijd en middelen gebruiken. Afhankelijk van je doelen en gekozen meetgegevens kun je de prestaties van je werknemers bijhouden met behulp van tijdregistratie, taakbeheer en software voor het monitoren van werknemers.

Projectbeheer Met platforms als Trello, Asana en Jira kunnen taken worden toegewezen, werklast worden toegewezen, deadlines worden gesteld en de voltooiing van taken en de voortgang van het project in realtime worden bijgehouden. Hulpmiddelen voor projectbeheer zijn een handige manier om het grotere geheel van het project te zien en om te zien hoe productief teamleden in de loop van de tijd zijn.

Tijdregistratie-apps, zoals Toggl, Time Doctor en Hubstaff, zijn ontworpen om bij te houden hoeveel tijd een werknemer besteedt aan elke taak. Afhankelijk van de functionaliteit van de app kunnen tijdregistrators bijhouden hoeveel tijd iemand besteedt aan een taak of een project, hoe lang ze een specifieke applicatie of website gebruiken, afwezigheden bijhouden, enz. Op basis van deze informatie kan het programma salarissen, projectkosten en budgetten berekenen en helpen bij het identificeren van goed presterende en slecht presterende werknemers.

Oplossingen voor werknemersmonitoring, zoals CleverControl , ActivTrak en Insightful monitoren de productiviteit van werknemers en hoe efficiënt iemand zijn werktijd indeelt. Deze programma's volgen de activiteit van een werknemer op hun werkcomputer, bijvoorbeeld gebruikte applicaties en websites, zoekopdrachten, inactieve en actieve tijd, begin en einde van het werk, en nog veel meer. De oplossing analyseert vervolgens de verzamelde gegevens en presenteert deze als statistieken en logboeken die waardevol zijn voor prestatie-evaluatie.

Welke oplossing je ook kiest, implementeer deze openlijk en leg het doel ervan uit aan het personeel om onnodige stress en druk te voorkomen. Bestudeer de staats- en lokale wetgeving om er zeker van te zijn dat uw controlebeleid in overeenstemming is met de privacyregels.

Het artikel van Folks RH onthult dat 69% van de bedrijven slechts jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprekken voert. 19% van de werknemers ontvangt slechts één keer per jaar feedback. Tegelijkertijd geeft 80% van de werknemers de voorkeur aan regelmatige feedback boven jaarlijkse functioneringsgesprekken. Jaarlijkse functioneringsgesprekken worden vaak een bron van stress voor werknemers, omdat ze niet weten wat ze kunnen verwachten. Daarentegen helpen regelmatige feedback, één-op-één gesprekken, peer reviews en andere feedbackmethoden werknemers om na te denken over hun werk, verbeterpunten te identificeren en waardevolle beoordelingen te ontvangen van collega's en managers.

Voer minstens twee formele functioneringsgesprekken per jaar. Deze beoordelingen moeten gericht zijn op specifieke, bruikbare feedback en ontwikkelingsmogelijkheden in plaats van alleen maar kritiek te leveren op prestaties uit het verleden. Regelmatige, constructieve feedback kan de productiviteit verbeteren, het verloop met maar liefst 14,9% verminderen en de betrokkenheid van werknemers vergroten: 65% van de werknemers is betrokken wanneer bedrijven continue feedback en andere moderne praktijken gebruiken.

Betrokkenheid is van vitaal belang voor de productiviteit van werknemers: betrokken werknemers zijn eerder productief, gemotiveerd en toegewijd aan hun werk. Volgens Gallup , Bedrijven met een cultuur van hoge betrokkenheid presteren beter: ze hebben een hogere klantbetrokkenheid, 17% hogere productiviteit, minder verloop, minder ongevallen en 21% hogere winstgevendheid. Als je personeel ondermaats presteert, is het de moeite waard om hun betrokkenheid te controleren - deze is waarschijnlijk laag. Maar hoe controleren we de betrokkenheid van werknemers? Hier zijn een paar efficiënte methoden.

Werknemersenquêtes en polscontroles

Regelmatige enquêtes (zoals personeelsbetrokkenheidsonderzoeken of hartslagonderzoeken) kunnen feedback verzamelen over hoe werknemers denken over hun functie, het management en de algemene werkomgeving.

Feedbackhulpmiddelen en -platforms

Gebruik tools zoals Officevibe of CultureAmp waarmee werknemers regelmatig feedback kunnen geven. Deze tools kunnen de betrokkenheidscijfers bijhouden en managers helpen trends te herkennen die wijzen op een gebrek aan betrokkenheid.

Deelname aan vergaderingen en initiatieven bijhouden

Door bij te houden hoe vaak werknemers actief deelnemen aan vergaderingen, trainingssessies of bedrijfsinitiatieven, kun je hun mate van betrokkenheid laten zien. Betrokken werknemers zijn eerder geneigd om ideeën aan te dragen en samen te werken.

Werkgewoonten en productiviteit controleren

Tools voor het monitoren van werknemers en projectbeheer kunnen niveaus van betrokkenheid onthullen. Werknemers die niet betrokken zijn, vertonen vaak een lagere productiviteit, meer afwezigheden en minder deelname aan gezamenlijke inspanningen.

Eén-op-één vergaderingen

Regelmatige één-op-één gesprekken stellen managers in staat om het welzijn van werknemers, hun carrièreaspiraties en eventuele uitdagingen te bekijken. Persoonlijke aandacht versterkt de relatie en helpt managers om de betrokkenheid in realtime te meten.

Het monitoren van werknemersprestaties is een cruciaal onderdeel van een succesvolle moderne bedrijfsvoering. Het biedt waardevolle inzichten die helpen de productiviteit te verhogen, de communicatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat het werk van werknemers is afgestemd op de bedrijfsdoelen.

Effectieve personeelsmonitoring is meer dan alleen het bijhouden van activiteiten. Het gaat om het creëren van een routekaart naar succes met duidelijke doelen, meetbare prestatiecijfers, hulpmiddelen en methoden om de productiviteit te volgen en bruikbare feedback die gericht is op verbetering in plaats van kritiek op slechte prestaties in het verleden. Wanneer deze praktijken transparant en met de juiste intenties worden uitgevoerd, bevorderen ze verantwoordelijkheid, betrokkenheid en groei, wat uiteindelijk leidt tot betere individuele en organisatorische prestaties.