Michigan's aanpak van werken op afstand: de rol van software voor werknemersmonitoring

De traditionele 9-tot-5-opsluiting binnen kantoormuren lijkt een overblijfsel uit het verleden te worden. Moderne werknemers geven de voorkeur aan flexibelere thuiswerkregelingen of hybride werkregelingen, en voor bedrijven in heel Michigan biedt deze situatie zowel uitdagingen als nieuwe kansen. In dit artikel onderzoeken we de opkomst van thuiswerken in het economische landschap van Michigan en de vaak verkeerd begrepen rol van software voor werknemersmonitoring bij het managen van verspreide teams.

De belangrijkste sectoren voor de economie van Michigan zijn de maakindustrie, de automobielindustrie, de gezondheidszorg en de professionele dienstverlening. Natuurlijk kan niet al het werk in deze sectoren op afstand worden uitgevoerd. De verschuiving naar werken op afstand is het meest prominent in banen die digitaal kunnen worden uitgevoerd, zoals de professionele, wetenschappelijke en technische dienstverlening. Tegelijkertijd hebben de maakindustrie en de gezondheidszorg minder flexibiliteit gezien vanwege het praktische karakter van het werk.

Als we naar de statistieken kijken, zien we dat thuiswerken in Michigan vóór de pandemie niet erg wijdverbreid was. Het aandeel thuiswerkers bedroeg slechts 3,1% in 2010 en groeide langzaam tot 4,5% in 2019. Maar toen de pandemie toesloeg, vertwaalfvoudigde dit percentage: in augustus 2020 werkte 54% van de werknemers in Zuidoost-Michigan thuis. In juli 2021 stabiliseerde het aandeel thuiswerkers in Zuidoost-Michigan op 28%, nog steeds ver boven het niveau van vóór de pandemie.

Werkgevers in Michigan zijn zich ervan bewust dat flexibele werkregelingen essentieel zijn om talent aan te trekken en te behouden, vooral onder jongere werknemers. Volgens een recente 2025 Remote Work Pulse Survey van ASE, de grootste werkgeversorganisatie van Michigan, biedt 48,2% van de organisaties in Michigan nu formele opties voor werken op afstand aan voor hun gehele personeelsbestand of een deel daarvan. Hoewel dit een daling is ten opzichte van 66% in 2023, onderstreept het nog steeds dat flexibele werkregelingen een trend zijn die niet snel zal verdwijnen.

Verschillende factoren spelen een rol bij de acceptatie en populariteit van werken op afstand en flexibel werken. De eerste is de verwachting van werknemers. Nu werknemers de voordelen van flexibiliteit zelf hebben ervaren, van kortere reistijden tot een betere balans tussen werk en privé, geven ze de voorkeur aan bedrijven die dergelijke flexibiliteit kunnen bieden. Uit een peiling van Gallup uit februari 2025 blijkt dat 60% van de werknemers die thuis kunnen werken een hybride werkregeling wenst, en een derde de voorkeur geeft aan volledig thuiswerken, terwijl minder dan 10% uitsluitend op locatie wil werken. Werkgevers die geen thuiswerk- en hybride werkregelingen aanbieden, lopen het risico toptalent te verliezen aan hun flexibelere concurrenten.

Ook werkgevers profiteren van flexibele werkregelingen. Ze krijgen toegang tot een bredere talentenpool, zonder beperkingen door reistijd. Bovendien besparen ze aanzienlijk op fysieke kantoorruimte: huur, nutsvoorzieningen en onderhoud. Ten slotte kan flexibiliteit leiden tot een hogere moraal, minder stress en een lager personeelsverloop, omdat werknemers meer tevreden zijn met hun baan.

De overgang naar werken op afstand en flexibele werkvormen brengt echter ook complexiteit met zich mee. Hoe waarborgt de werkgever de productiviteit wanneer werknemers buiten hun directe toezicht werken? Hoe behoudt de werkgever de verantwoording? Hoe beschermt hij de gevoelige gegevens van het bedrijf? Om deze problemen op te lossen, hebben organisaties effectieve managementtools nodig, en software voor personeelsmonitoring is een van de krachtigste daarvan.

Als we denken aan software voor personeelsmonitoring, associëren we het vaak met spionage en inbraak; dat hoeft echter niet per se zo te zijn. Wanneer het doordacht en transparant wordt geïmplementeerd, kan het een onmisbaar hulpmiddel worden voor het managen van verspreide teams, en dit is waarom.

Software voor werknemersmonitoring kan het gebruik van applicaties, bezochte websites, zoekopdrachten, actieve versus inactieve tijd en nog veel meer activiteiten van werknemers tijdens werktijd bijhouden. Deze gegevens helpen managers het werkproces te volgen, de werklast van individuen en teams te begrijpen, de productiefste uren te identificeren en meer. In plaats van subjectieve observaties krijgen managers objectieve gegevens, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen, deadlines en werklasten onderweg kunnen aanpassen en burn-outs of onderbenutting van werknemers kunnen voorkomen.

Software voor werknemersmonitoring automatiseert prestatiebeoordeling. Deze tools vatten verzamelde gegevens samen in grafische diagrammen, die de belangrijkste productiviteitsaspecten benadrukken: inactieve tijd, meestgebruikte apps, tijd besteed aan sociale media, enz. Geavanceerde tools berekenen zelfs individuele productiviteitsscores met behulp van AI. Al deze functies helpen om snel bijdragen te kwantificeren in een afgelegen omgeving waar fysieke aanwezigheid geen maatstaf meer is voor betrokkenheid.

Bedrijfsgegevens kunnen om verschillende redenen kwetsbaarder zijn in een externe omgeving. Medewerkers gebruiken hun persoonlijke onbeschermde apparaten en netwerken om toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens, of onbevoegden kunnen toegang krijgen tot deze apparaten om gegevens te bekijken die ze niet mogen zien.

Monitoringsoftware kan dienen als een vroegtijdig waarschuwingssysteem tegen potentiële inbreuken: het kan ongebruikelijke activiteiten, ongeautoriseerde toegangspogingen of verdachte gegevensoverdrachten detecteren. Voor sectoren met strenge regelgeving helpt het bij het waarborgen van de naleving van wetgeving inzake gegevensverwerking en privacy.

Plotselinge productiviteitsdalingen, lange periodes van inactiviteit of ongebruikelijke werktijden kunnen erop wijzen dat de medewerker het moeilijk heeft of opgebrand is. Software voor personeelsmonitoring kan deze patronen aan het licht brengen. Managers kunnen dan contact opnemen, ondersteuning bieden en problemen aanpakken voordat ze escaleren.

Met een dergelijke aanpak kunnen bedrijven een stimulerende werkomgeving op afstand creëren. Dit vermindert niet alleen de kans op burn-out en desinteresse, maar trekt ook nieuw talent aan.

Software voor werknemersmonitoring met tijdregistratiefuncties is ideaal voor bedrijven die klanten per uur factureren of werknemers inhuren op uurbasis. De software registreert gewerkte uren (vaak automatisch zonder in- en uitklokken) en biedt nauwkeurige tijdregistratie voor specifieke taken of projecten.

Het voordeel? Nauwkeurige facturering, eenvoudigere salarisverwerking en transparante gegevens voor de berekening van projectkosten en facturering aan klanten.

Software voor personeelsmonitoring werkt het beste wanneer deze zorgvuldig wordt geïmplementeerd en in overeenstemming is met de ethische en geldende privacyregels. Hoe doe je dat?

1. Een bedrijf moet een uitgebreid, schriftelijk beleid ontwikkelen waarin de reikwijdte van de controle, de verwachtingen ten aanzien van privacy en de gevolgen van misbruik worden beschreven.
2. Werknemers moeten weten welke gegevens worden verzameld, hoe deze worden gebruikt en waarom ze noodzakelijk zijn.
3. Medewerkers moeten begrijpen hoe de software werkt en hoe hun gegevens bijdragen aan de algehele efficiëntie en beveiliging van het team.
4. Bedrijven zouden micromanagement en constant nauwgezet toezicht moeten vermijden. Monitoring zou in plaats daarvan moeten dienen als een instrument om de productiviteit te ondersteunen, mensen die het moeilijk hebben te helpen en collectieve doelen te bereiken.
5. Bedrijven moeten de geldende wettelijke voorschriften begrijpen en naleven.

Over regelgeving gesproken: werkgevers hebben over het algemeen het recht om de activiteiten van hun werknemers, waaronder computergebruik, op de werkplek te monitoren, met name op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf. Ze moeten hiervoor echter een legitiem zakelijk doel hebben, bijvoorbeeld het handhaven van de productiviteit of het beveiligen van hun waardevolle gegevens en activa.

Als een bedrijf echter van plan is om audiomonitoring te implementeren, moet het er rekening mee houden dat Michigan een staat is met toestemming van beide partijen. Dit betekent dat alle partijen in het gesprek toestemming moeten geven voor de opname.

Om naleving te garanderen en mogelijke rotsen onder water te vermijden, moeten bedrijven juridisch advies inwinnen voordat ze met monitoring beginnen.

De pandemie heeft de manier van werken in Michigan veranderd door de introductie van thuiswerken en hybride werkregelingen. Statistieken tonen aan dat dit geen tijdelijke trends zijn, maar significante veranderingen in de manier waarop werknemers het liefst werken.

Willen bedrijven de strijd om talent winnen, dan moeten ze zich aanpassen aan deze veranderingen en flexibele werkomstandigheden bieden. Software voor personeelsmonitoring is, mits ethisch en doordacht geïmplementeerd, een krachtig instrument om de veranderingen te omarmen en de productiviteit en gegevensbeveiliging in verspreide teams te waarborgen.