Geestelijke gezondheid en de invloed ervan op productiviteit: Perspectief op werken op afstand

We would have been billionaires if we had been paid a penny every time we used the word "remote" over the past four years. But since the pandemic, it's probably the first time that the world is settling a bit into how to approach work.

A Gallup-enquête suggereert dat het aantal maandelijkse werkdagen op afstand in de VS zich heeft gevestigd op 3,8 dagen, een stijging ten opzichte van het gemiddelde van 2,4 dagen vóór de pandemie. In 2020, toen de pandemie begon, steeg dit aantal tot 5,8. Elders, McKinsey's analyse schetst dat de aanwezigheid op kantoor zich relatief heeft gestabiliseerd, maar nog steeds 30% lager is dan vóór de pandemie. In feite is een andere McKinsey onderzoek bleek dat ongeveer 32% van de organisaties al een bijgewerkt en goed gedocumenteerd draaiboek heeft waarin staat hoe ze werken.

Externe en hybride werkculturen zijn de norm geworden. Bedrijven hebben hun winst zien stijgen dankzij lagere huisvestingskosten, terwijl werknemers naast hun baan meer tijd voor zichzelf hebben gekregen.

Maar het is niet verstandig om de diepgaande relatie tussen de geestelijke gezondheid van een werknemer en werk op afstand te simplificeren of te generaliseren. De relatie is in feite diepgaand en complex met veel variabelen die van invloed zijn op hoe iemand zich voelt en hoe bedrijven dit kunnen aanpakken en de productiviteit kunnen verbeteren.

In dit artikel belichten we de relatie tussen mentale gezondheid en productiviteit, de uitdagingen en de manieren om deze relatie te verbeteren.

Er zijn een paar belangrijke indicatoren die duiden op een goede geestelijke gezondheid binnen elke werkomgeving. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Er zijn een paar belangrijke indicatoren die duiden op een goede geestelijke gezondheid binnen elke werkomgeving. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
• Het vermogen om werk en privéleven effectief te beheren
• Minimale stress door werkgerelateerde activiteiten
• Je gemotiveerd en tevreden voelen met je verantwoordelijkheden
• Beheersbare werkdruk en het vermogen om effectief te delegeren
• Leermentaliteit en voortdurende progressie gedurende de functie
• Het gevoel erbij te horen en erbij te horen

De afgelopen decennia is er veel literatuur gewijd aan het creëren van een omgeving die al deze indicatoren ondersteunt en het leven van werknemers gemakkelijk maakt. Het idee is dat ze zich gewild voelen zodat ze zich beter kunnen inzetten en productief kunnen zijn. Het is echter iets heel anders om best practices te ontwikkelen die in lijn zijn met deze gedachtegang wanneer het personeel over de hele wereld verspreid is.

Maar zelfs voordat ze best practices vaststellen, moeten bedrijven de wisselwerking tussen geestelijke gezondheid en productiviteit begrijpen. Het antwoord daarop is niet zo eenvoudig.

Ga maar na: in 2021 voerden onderzoekers een enquête onder 1285 telewerkers uit Latijns-Amerika om inzicht te krijgen in ervaren stress, werktevredenheid, betrokkenheid, productiviteit en meer in een externe omgeving. Ze stelden vast dat de afgelegen omgevingen de stress verhoogden en de balans tussen werk en privé verminderden, maar de algemene productiviteit verhoogden. Dit is precies het tegenovergestelde van wat we veronderstellen als we denken aan de evenredigheid tussen geestelijke gezondheid en productiviteit.

Een ander onderzoek ondervroeg meer dan 3000 kantoormedewerkers en conceptualiseerden de verschillen in mentale gezondheid en productiviteit voor en na de pandemie. Onderzoekers gebruikten factoren zoals slaapverstoring, overwerken, demografie, sociale steun, enz. om de impact van de cultuur van werken op afstand beter te begrijpen. De resultaten toonden aan dat de fysieke stress toenam, evenals het presenteïsme, omdat werknemers ook bezig waren met hun werk als ze ziek waren. Er werd een directe relatie waargenomen tussen deze verhoogde werkbetrokkenheid en verminderde productiviteit.

Maar er is een andere kant van de medaille die het mainstream verhaal beheerst, en dat is begrijpelijk. Uit een onderzoek bleek bijvoorbeeld dat 72% van de Europese werknemers geven de voorkeur aan werken op afstand omdat het hen helpt de balans tussen werk en privéleven te bewaren. Werknemers in Finland (74%), Duitsland (73%) en het Verenigd Koninkrijk (72%) zijn voorstanders van het idee dat werken op afstand in feite meer voordelen biedt dan de valkuilen die het met zich meebrengt. In feite brengt 61% van de werknemers de flexibele cultuur van werken op afstand direct in verband met een hogere individuele productiviteit. Ze hebben het gevoel dat ze beter af zijn als ze werken in de omgeving van hun voorkeur, en terecht.

Idealiter zijn er allerlei invalshoeken die kunnen worden onderzocht als we het hebben over geestelijke gezondheid en productiviteit in een externe werkomgeving. Dat komt vooral omdat deze relatie niet lineair is. Het is veelzijdig en vormt een geheel:

• Individuele verschillen in behoeften en voorkeuren
• Verschillende percepties van evenwicht tussen werk en privéleven en integratie
• Verschillende verwachtingen op het gebied van sociale interactie
• Verschillende niveaus van ondersteuning door organisaties
• Verschillende thuisomgevingen en werkomstandigheden

Maar er zijn zeker veel voordelen die de neiging om op afstand te werken aanvullen. Deze omvatten:

Studies suggereren dat werknemers op afstand ongeveer $4000 aan jaarlijkse uitgaven besparen op woon-werkverkeer. Dat is een grote stijging als we rekening houden met de stijgende brandstofkosten, de steeds grotere behoefte aan verzekeringen en nog veel meer. En dan hebben we het nog niet eens over de stress die gepaard gaat met het beheren van de tijd tijdens het heen en weer reizen van en naar kantoor.

Sommige bedrijven bieden ook flexibele werktijden, zodat werknemers zich niet hoeven te houden aan een strikt beleid als het gaat om het voltooien van een bepaald aantal werkuren. De focus ligt meer op het op tijd afronden van de projecten met behoud van hoge normen. Dat is goed voor de betrokkenheid en motivatie.

Sommige onderzoeken, zelfs vóór de pandemie, hebben aangegeven dat werken op afstand nauw samenhangt met het verminderen van conflicten tussen werk en gezin - mogelijk omdat mensen tijd kunnen besparen en die tijd met hun gezin kunnen doorbrengen met de dingen die ze leuk vinden. Natuurlijk, zoals we hierboven hebben besproken, is het begrip van werk-privé balans en integratie voor iedereen anders, maar er is hier zeker ruimte voor een groot aantal voordelen.

There's a big "If" attached to this benefit because it depends on how the organisation perceives and approaches remote work, how coherent are they in their policies and plans to accommodating a distributed workforce, and how much they want to invest in human resources and technologies like productivity monitoring tools to make remote work a success.

Maar als alles op zijn plaats zit, kunnen organisaties stil vertrek, burn-out en langzaam verloop voorkomen. Ze kunnen succesvolle relaties met werknemers opbouwen en hen blijvend betrekken bij de groei van de onderneming.

Er worden uitdagingen verwacht omdat werken op afstand misschien niet bij ieders levensbehoeften en -voorkeuren past. Bijvoorbeeld:

• Mensen kunnen sociaal isolement en eenzaamheid ervaren, vooral als ze niet bij hun familie zijn en niet zo sociaal actief zijn als hun leeftijdsgenoten.
• Burn-out en overwerk kunnen een gangbare praktijk worden, waarbij werkgevers verwachten dat werknemers een relatief groot deel van de dag achter hun bureau zitten. Dit ontkracht het idee dat werken op afstand tijd bespaart, omdat de bespaarde tijd in feite wordt gebruikt als een kans om extra werk te eisen.
• Er kan een gebrek aan grenzen tussen werk en privéleven ontstaan. Opnieuw wordt het idee van flexibiliteit en onafhankelijkheid een gevaar omdat sommige mensen het kunnen beschouwen als een kans om voortdurend in contact te zijn met hun leeftijdsgenoten.

We hebben gesprekken gevoerd met een groot aantal leidinggevenden in verschillende sectoren om beter te begrijpen wat voor hen werkt bij het implementeren van maatregelen om de productiviteit en betrokkenheid op de werkplek te verbeteren. Ze hebben CleverControl op verschillende manieren gebruikt om uiteenlopende problemen aan te pakken, waaronder scenario's die hun weerga niet kennen dankzij instellingen op afstand. Maar door deze gesprekken hebben we ons gerealiseerd dat een goed doordacht plan met gepersonaliseerde strategieën succes kan betekenen bij een opstelling op afstand.

Zo doe je dat:

Verwachtingen gaan in twee richtingen. Een werkgever heeft bijvoorbeeld productiviteitsverwachtingen, terwijl een werknemer op zoek kan gaan naar ondersteuning en inclusiviteit. Onderzoek alle belanghebbenden en documenteer de belangrijkste aspecten waar je beleid om moet draaien. Denk hierbij aan werktijden, communicatieprotocollen, flexibele werktijden, enz.

De technologische infrastructuur om een cultuur van werken op afstand te ondersteunen, kan aanzienlijk zijn. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je je richt op audiovisuele oplossingen zoals videoconferentiesoftware, AI-ondersteunende HR-producten, enzovoort. Maar om er zeker van te zijn dat het beleid dat je hebt uitgestippeld wordt nageleefd, moet je ervoor zorgen dat je de productiviteitsgegevens nauwkeurig monitort. Een tool voor productiviteitsmonitoring zoals CleverControl kan hier om meerdere redenen je beste vriend zijn:

• Je kunt werkpatronen beter definiëren door productiviteitsdalingen te observeren
• Je kunt ervoor zorgen dat externe werkstations veilig zijn voor interne bedreigingen of ongeautoriseerde toegang
• Je kunt proactief actie ondernemen bij beleidswijzigingen om tegemoet te komen aan nieuwere projectvereisten

Krijgen de werknemers de nodige ondersteuning in hun domein? Krijgen ze adviesdiensten? Worden ze aangemoedigd door hun managers terwijl ze werken aan nogal ingewikkelde projecten? Is er sprake van micromanagement dat beteugeld moet worden?

Stel deze vragen door anonieme enquêtes te houden om een beter inzicht te krijgen in de dynamiek op de werkplek die anders onopgemerkt blijft en invloed heeft op de geestelijke gezondheid.

Een tool voor productiviteitsmonitoring kan je diepgaande inzichten geven in de pieken en dalen in je prestaties. Maak op basis daarvan een plan voor het geven van continue en progressieve feedback. Dit is ook een kans om leermogelijkheden te introduceren. Een uitstekende manier om dat te doen is door een uitgebreid learning management system (LMS) te implementeren dat gamification, social learning en microlearning ondersteunt.

Werken op afstand betekent niet dat je elkaar nooit hoeft te ontmoeten. Af en toe een persoonlijke ontmoeting of retraite organiseren kan wonderen doen.

Overweeg dit: een bedrijf merkte vorig jaar na Kerstmis een aanzienlijke prestatiedaling. Ze gebruikten CleverControl om actieve en inactieve tijden te registreren en ontdekten dat de werknemers het moeilijk hadden om na de feestdagen in januari weer op schema te komen. Dus voerden ze aan het einde van de maand een beleid in dat inhield dat het team één keer per maand bijeen zou komen om groei, leermogelijkheden, projectstatus, enz. te bespreken en één keer per maand terloops. Na een kwartaal noteerden ze een toename van 10% in actieve tijd. Na te hebben onderzocht wat er was veranderd, bleek dat medewerkers zich verantwoordelijker en gemotiveerder voelden na een paar persoonlijke interacties.

Op afstand werken kan een zegen of een kwelling zijn voor een organisatie. Het simplificeren van de voordelen en uitdagingen van deze opstelling en hoe het de mentale gezondheid en productiviteit beïnvloedt, is een recept voor rampspoed. Daarom moeten werknemers ervoor zorgen dat ze elke bedrijfsbehoefte nauwkeurig beoordelen en volgens een vast plan te werk gaan.

De bovenstaande strategieën zouden goed kunnen werken als een rudimentaire basis voor je actieplan.