Teams op afstand beheren: Software voor werknemersmonitoring en strategieën voor succes

Werken op afstand verliest zijn populariteit niet. Volgens een recente studie van het Pew Research Center studie, Ongeveer 22 miljoen Amerikanen met een baan, of 14% van de volwassen beroepsbevolking, werken regelmatig thuis. (Linktitel: Statistieken over werken op afstand) Dit aantal zal naar verwachting oplopen tot 32,6 miljoen in 2025.

Op het eerste gezicht is werken op afstand en hybride werken een zegen voor werknemers en een vloek voor werkgevers. Maar als we dieper graven, zien we dat deze manier van werken een aanzienlijk voordeel oplevert voor organisaties.

Bedrijven krijgen toegang tot een bredere talentenpool en kunnen specialisten overal vandaan rekruteren zonder geografische beperkingen.

Werken op afstand verbetert het moreel van werknemers. Volgens Quantum Workplace's verslag, Werken op afstand helpt werknemers om een beter evenwicht tussen werk en privéleven te bereiken en stress te verminderen, wat leidt tot een grotere werktevredenheid en een hogere retentie.

Tot slot kunnen werkgevers aanzienlijk besparen op kantoorruimte, nutsvoorzieningen en andere operationele kosten.

De voordelen van werken op afstand gaan echter gepaard met een aantal uitdagingen voor werkgevers.

Het managen van een team op afstand brengt unieke problemen met zich mee die een zorgvuldige afweging en strategische aanpak vereisen. Hier zijn de belangrijkste uitdagingen van werken op afstand voor werkgevers.

Ervoor zorgen dat teamleden op afstand hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen, kan een grotere uitdaging zijn zonder regelmatige face-to-face interacties. Hetzelfde geldt voor het evalueren van hun prestaties. Zonder directe supervisie hebben managers misschien niet volledig zicht op werkprocessen, kunnen ze het werk van werknemers niet nauwkeurig beoordelen en kunnen ze niet op tijd constructieve feedback geven.

Tot slot maken regelingen voor werken op afstand het moeilijker om ervoor te zorgen dat werknemers deadlines halen en taken voltooien.

Zoals we hierboven al zeiden, vertonen werknemers op afstand de hoogste mate van betrokkenheid, hoewel deze werkmodus misschien niet voor iedereen inspirerend is. Volgens het onderzoek van het Pew Research Center voelt 53% van de werknemers op afstand zich niet verbonden met hun collega's, wat kan leiden tot isolatie en eenzaamheid.

Bovendien, als werknemers niet fysiek aanwezig zijn op kantoor, kunnen ze het gevoel hebben dat het management hun prestaties en bijdragen niet opmerkt. Het gevoel niet erkend en ondergewaardeerd te worden kan het moreel en de motivatie van werknemers aanzienlijk beïnvloeden.

In contact blijven met collega's en op de hoogte blijven van projectupdates en relevant nieuws is van vitaal belang voor zowel werknemers op kantoor als werknemers op afstand. Werken op afstand maakt communicatie echter moeilijk door tijdsverschillen, onbetrouwbare vergaderhulpmiddelen, problemen met de internetverbinding en het gebrek aan face-to-face interactie.

Een andere uitdaging van werken op afstand is het opbouwen van een teamcultuur, die voortkomt uit communicatiebarrières. De uitdagingen beginnen al in de eerste fasen van het inwerken van een nieuw teamlid. Nieuwe werknemers kunnen hun mentor of collega's niet fysiek benaderen en om hulp vragen. Moeilijkheden in de eerste stappen kunnen het moreel en de loyaliteit van de werknemer aan de organisatie negatief beïnvloeden.

Het creëren van mogelijkheden voor teamleden om persoonlijk contact te leggen, zoals kantoorfeesten, verjaardagen en informele bijeenkomsten, is ook een uitdaging zonder een gedeelde fysieke ruimte.

Het managen van een team op afstand is een ontmoedigende taak. Met werknemers die verspreid zijn over verschillende tijdzones en locaties kan het een uitdaging zijn om de productiviteit, verantwoordelijkheid en teamcohesie te waarborgen. Wij stellen een aantal bewezen strategieën voor om deze uitdagingen te overwinnen en een goed presterend team op te bouwen.

Alles begint met een doel. Medewerkers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht, wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat hun prestatiedoelen zijn. Als manager kun je wekelijkse of tweewekelijkse controleafspraken maken om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en op de hoogte is van het laatste nieuws en veranderingen.

Technologie maakt het beheren van de prestaties van teams op afstand eenvoudig en efficiënt. Software voor werknemerscontrole houdt aanwezigheid, werkuren en inactieve periodes automatisch bij - de werknemer hoeft alleen maar in en uit te klokken.

Maar moderne programma's, zoals CleverControl, gaan verder dan alleen tijdregistratie. CleverControl is een krachtige software voor het monitoren van werknemers die je kan helpen bij het beheren van teams op afstand. Het verzamelt gedetailleerde gegevens over de activiteiten van medewerkers en biedt inzicht in hun typische workflow. De nieuwste functie van CleverControl - AI Scoring - kan bijvoorbeeld helpen bij het opsporen van tijdverspillende activiteiten en onproductieve gewoonten. De krachtige AI biedt individuele productiviteitsscores met korte persoonlijke werkanalyses voor elke werknemer. Deze inzichten zijn uitstekend voor het onthullen van inefficiënties en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

Een manager moet niet alleen werknemers met problemen opmerken, maar ook werknemers die topprestaties leveren. In een externe omgeving is het gemakkelijk om prestaties en uitmuntend werk van werknemers te missen. Software voor werknemersmonitoring is ontworpen om ook deze blinde vlek te dekken. Gedetailleerde activiteitenoverzichten en productiviteitsscores helpen bij het onthullen en geven de juiste erkenning aan die werknemers die het verdienen.

Tot slot verhogen trackingtools ook de zichtbaarheid op de werkplek, waardoor werknemers gemotiveerder worden om meer verantwoording af te leggen voor hun werk.

Uit het oog - uit het hart? Dit is niet de beste strategie om een team op afstand te managen. Om het team gemotiveerd, verantwoordelijk en productief te houden, moet de manager prestatie-evaluaties uitvoeren en bruikbare feedback geven.

Het verzamelen en analyseren van individuele productiviteitsgegevens is al ontmoedigend en tijdrovend; in afgelegen omgevingen wordt het nog uitdagender door het gebrek aan directe observatie. Software voor werknemersmonitoring is een geweldig hulpmiddel om dit proces te stroomlijnen. Het biedt objectieve gegevens over productiviteit, activiteitspatronen en workflow en analyseert deze automatisch binnen enkele seconden. Deze inzichten vormen een goede basis voor feedback.

Om effectieve functioneringsgesprekken te voeren in een externe omgeving, kun je overwegen om videoconferenties te gebruiken voor persoonlijke gesprekken in plaats van e-mails en chatberichten. Regelmatige check-ins en één-op-één gesprekken zullen helpen om mogelijke problemen aan te pakken.

Het belang van communicatie vertienvoudigt in een externe omgeving. Regelmatige, geplande meetings, zoals wekelijkse team check-ins, kunnen helpen om iedereen op één lijn te houden en op de hoogte te houden. Hoewel schriftelijke communicatie handig is, kan face-to-face interactie via videoconferentietools zoals Zoom of Microsoft Teams sterkere relaties en een beter begrip bevorderen. Videogesprekken geven non-verbale signalen, zoals gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal, waardoor de communicatie persoonlijker wordt. Op deze manier voelen werknemers zich meer verbonden met hun collega's en het management.

Het is echter belangrijk om een balans te vinden tussen de frequentie van vergaderingen en het nut ervan. Laten we eerlijk zijn, eindeloze Zoom-vergaderingen zijn een meme geworden onder telewerkers. Als je dagelijks vijf vergaderingen hebt, wanneer moet je dan je taken afmaken? Het antwoord kan liggen in de combinatie van synchrone en asynchrone communicatie. Asynchrone tools zoals Slack of Jira kunnen worden gebruikt voor snelle updates, vragen en het delen van bestanden, waardoor er minder behoefte is aan constante real-time communicatie. Asynchrone communicatie is ook perfect voor geografisch verspreide teams in verschillende tijdzones. Zo hoeft niemand zijn slaap of persoonlijke tijd op te offeren voor een werkvergadering.

Een afgelegen omgeving maakt motivatiemethoden uitdagender. Toch moet een manager ze niet helemaal overboord gooien. Een van de effectieve methoden is werknemers autonomie en vrijheid geven om hun eigen tijd te beheren. Een slechte balans tussen werk en privé is een plaag van onze tijd en de reden voor een lage werktevredenheid en burn-out. De vrijheid om werktijden te kiezen stelt werknemers in staat om hun persoonlijke leven en werkverantwoordelijkheden beter in balans te brengen, wat uiteindelijk leidt tot meer motivatie, werktevredenheid en productiviteit.

Werken buiten kantoor mag niet betekenen dat je geen professionele groeimogelijkheden hebt. Overweeg om werknemers gepersonaliseerde cursussen en trainingen op afstand aan te bieden en je zult hun motivatie en betrokkenheid zien groeien.

Vergeet tot slot erkenning en erkenning niet. Beloon de prestaties van werknemers publiekelijk, zelfs de kleintjes. Een eenvoudig bedankbriefje of een virtuele cadeaubon kan al veel doen om het moreel op te krikken.

Werken op afstand betekent niet dat je geen koffiepauze, quiz of andere teambindingsactiviteit kunt organiseren. Alleen in dit geval virtueel. Diensten als CoffeePals of Mystery Coffee bieden bijvoorbeeld handige platforms om werknemers te matchen voor virtuele koffiepauzes.

Virtuele escape rooms en trivia-uitdagingen zijn andere geweldige activiteiten die je team dichter bij elkaar kunnen brengen. In het eerste geval lossen werknemers puzzels op om uit een virtuele kamer te "ontsnappen". Bij trivia-uitdagingen strijden werknemers in teams over verschillende onderwerpen.

Er zijn tientallen virtuele teambuildingactiviteiten die je kunt onderzoeken: boekenclubs, thuis speurtochten, spreekbeurten en zelfs talentenjachten. Kies de activiteiten die het beste passen bij de persoonlijkheid van je team en je zult het positieve effect zien.

Het managen van een team op afstand brengt unieke uitdagingen met zich mee, maar deze uitdagingen zijn niet onoverkomelijk. Duidelijke communicatie, inzichten van werknemersmonitoringsoftware en regelmatige check-ins helpen organisaties om potentiële problemen aan het licht te brengen en tijdig oplossingen te vinden. Door het bevorderen van een sterke bedrijfscultuur, het erkennen en belonen van werknemers en het bieden van mogelijkheden voor groei en ontwikkeling, kunnen werkgevers een bloeiend extern personeelsbestand creëren dat innovatie en succes stimuleert.