Hoe we de efficiëntie van onze werknemers met 15% verhoogden

Een bedrijf dat auto-onderdelen verkoopt was niet tevreden met het werk van hun inkoopafdeling. Constante vertragingen bij de levering, artikelen die snel uit de winkel verdwenen en verslechterende relaties met langetermijnleveranciers waren slechts enkele van de redenen die het hele bedrijf teisterden.

Om deze situatie te verhelpen, installeerde de aankoopverantwoordelijke het controlesysteem van CleverControl, dat gespecialiseerd is in de opvolging van medewerkers, de opvolging van prestaties en de optimalisering van de productiviteit. Na een intensieve opvolging kon het bedrijf de inefficiëntie van zijn aankoopdienst vaststellen en snel ingrijpen.

De vraag rijst dan ook onmiddellijk hoe u uw bedrijf naar een succes kunt leiden en als gevolg daarvan het personeel daarvoor kunt motiveren. Helpt het beeld van een perfecte leider - een uitblinker en een megadrijver - daarbij? Ja, ongetwijfeld. Maar is het de sleutelfactor voor het succes van de onderneming? Nauwelijks. Hoeveel van zulke mensen kent u persoonlijk? In het echte leven gaat het erom dat de directeur de behoeften van het personeel begrijpt en de juiste strategie creëert. Een competente directeur ziet het als zijn of haar taak om de werknemers te ondersteunen, maar hoe doe je dat het meest efficiënt en hoe beledig je niemand?

De hele afdeling zag aanzienlijke verbeteringen in de workflow, waarbij hun efficiëntie met 15% toenam.

Het bedrijf is een bekende dealer van auto-onderdelen. Ze zijn trots op de langdurige relaties die ze hebben met hun leveranciers en de diensten die ze leveren aan hun klanten. Door hun succes in de sector hebben ze hun productaanbod kunnen uitbreiden en afdelingen voor klantenservice en logistiek toegevoegd. Ze werken met enkele leveranciers op lange termijn, die allemaal strategisch gelegen zijn en producten van hoge kwaliteit leveren.

Hoewel hun bedrijf succesvol was, kreeg de inkoopafdeling de schuld van veel van de problemen van het bedrijf. Vaak werd de levering van zendingen vertraagd, wat leidde tot ontevreden klanten en een slechte reputatie van het bedrijf. De afdeling worstelde ook met het voorraadbeheer. Er waren snellopende artikelen die vaak ontbraken en andere die weinig of geen beweging vertoonden, wat leidde tot hoge retourpercentages en ontevreden klanten.

Vanwege deze problemen begon het management de medewerkers van de inkoopafdeling nauwlettend in de gaten te houden. Maar tot hun verbazing zagen ze geen tekenen van problematisch gedrag bij hun werknemers. Integendeel, de meesten van hen werkten schijnbaar constant, het ontbrak niemand aan formele kantoordiscipline, niemand was ontspannen en ze zaten steevast op hun systeem.

Toen de directie intern geen problemen kon ontdekken, besloot ze actie te ondernemen en een controlesysteem in te voeren om de efficiëntie van de inkoopafdeling te controleren. Het idee achter de installatie van CleverControl was het leren kennen van de werkpatronen van de medewerkers, het gebruiksgedrag van het systeem en meer. Het bedrijf wilde uitzoeken hoe zij hun inkoopworkflow konden verbeteren door de efficiëntie van hun medewerkers te vergroten en de afdeling op een productiever spoor te krijgen.

De oplossingen van CleverControl voor het monitoren van werknemers zitten vol met mogelijkheden voor prestatieanalyse en optimalisatie. In wezen maakte het management gebruik van monitors van het internetgebruik, opnamefuncties, video en audio controlefuncties, monitors van sociale activiteiten en monitors van internet messenger activiteiten.

Hiervan bleken live weergave, webbewaking, schermopname, schermafbeeldingen en programma-activiteit zeer bruikbaar voor het management. De bewakingssoftware van CleverControl registreerde en toonde real-time schermafbeeldingen samen met de surfgeschiedenis en programma-activiteit van elke werknemer. Bovendien gaf de webbewakingstoepassing het management inzicht wanneer de webactiviteit van een werknemer veranderde. De social activity monitor en de messenger activity monitor bleken nuttig voor het analyseren van het social media gebruik van werknemers terwijl zij aan het werk waren.

Alle statistieken (zoals topsites, tijd die op sites wordt doorgebracht, toetsenbordgebeurtenissen, enz.) werden uitgewerkt via intuïtieve dashboards, die gegevens in een gemakkelijk te begrijpen gevisualiseerde vorm aanbieden. Het management kon het hele bewakingsproces controleren via een gecentraliseerde beheerconsole, waarmee ze waarschuwingen konden instellen, een historisch overzicht van het webbrowsen van werknemers konden bekijken en actieplannen konden opstellen.

Met alle bovengenoemde functies geïntegreerd in de workflow van de organisatie, was het management in staat hun workflows te analyseren, verschillende taken en activiteiten te categoriseren, en te bepalen welke activiteiten de meeste problemen veroorzaakten. De resultaten waren zelfs verbluffend. Dit is wat het management leerde:

1. De helft van de werknemers houdt zich bezig met online gaming - gebrek aan discipline op de werkplek

   Twee van de vier werknemers van de inkoopafdeling speelden meestal online poker of andere online spelletjes; ze keken zelfs films onder werktijd. Dit gedrag stond haaks op de verwachtingen en eisen van het management. Tot overmaat van ramp werd hun werk steeds slordiger en had hun productiviteit een dieptepunt bereikt.

2. De ijverige en stille collega's werden overwerkt

   De leeglopers waren sterk afhankelijk van ijverige en rustige collega's, die van begin tot eind werkten. Uit het controlesysteem bleek dat deze werknemers ongeveer 11 uur per dag online waren en geen noemenswaardige pauzes namen. Dit werkpatroon wees op psychologische druk, die later ernstige gevolgen voor de gezondheid zou hebben.

3. Hoge Customer Churn - Een ongelukkig klantenbestand

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Het management was in staat een grondige prestatieanalyse van hun inkoopafdeling uit te voeren, de probleemgebieden van de werknemers te identificeren en deze ook te corrigeren. Zo werden de twee medewerkers die betrokken waren bij online gaming voor een bepaalde periode geschorst en opgeleid. IJverige medewerkers werden daarentegen beloond met enkele incentives en bonussen.

Dit is wat de directie rapporteerde na het gebruik van CleverControl:

• De efficiëntie van de inkoopafdeling is met 15% toegenomen

• Het aantal klachten daalde met 85%

• De inkomsten stegen met 15% ten opzichte van een jaar

De software van CleverControl was in staat om gedrags- en prestatieproblemen van werknemers aan het licht te brengen. Dergelijke problemen waren er altijd al geweest, maar ze waren niet gemakkelijk op te sporen. Als uw bedrijf met soortgelijke problemen kampt, kan CleverControl u helpen. Maak vandaag nog contact met ons!