Als werkgever is een van uw belangrijkste taken het creëren van een productief personeelsbestand dat op één lijn ligt met de doelstellingen van het bedrijf. De meeste werknemers voeren hun taken zo goed mogelijk uit, maar sommigen kunnen misbruik maken van het bedrijf. Diefstal, bedrog en inactiviteit kunnen aanzienlijke risico's vormen voor de gezondheid van uw bedrijf als u niet over de juiste methoden en beleidsregels beschikt om hiermee om te gaan.
In dit artikel bekijken we drie afzonderlijke situaties waarin respectievelijk diefstal, bedrog en inactiviteit worden onderzocht. Voordat we dat doen, is het belangrijk om precies te begrijpen wat deze drie begrippen inhouden.
De uitdagingen definiëren: diefstal, bedrog en inactiviteit
Voordat we bekijken hoe u hierop kunt reageren, moeten we deze drie categorieën van wangedrag op de werkplek definiëren.
Wat is diefstal door werknemers?
Diefstal door werknemers verwijst naar situaties waarin werknemers iets van hun werkgever stelen. Er bestaan verschillende vormen en gradaties van diefstal door werknemers. Verduistering is een van de bekendste vormen en verwijst naar een werknemer die bedrijfsmiddelen – geld of eigendommen – die aan zijn of haar zorg zijn toevertrouwd, misbruikt. Kleine diefstal is een andere vorm en heeft betrekking op het stelen van kleinere voorwerpen, zoals kantoorbenodigdheden, of kleine hoeveelheden goederen.
Over het algemeen valt diefstal door werknemers vaak onder beroepsfraude: het gebruiken van de eigen functie om zichzelf persoonlijk te verrijken door bedrijfsmiddelen te misbruiken of verkeerd toe te wijzen.
Wat is fraude door werknemers?
Bedrog door werknemers, dat doorgaans onder werknemersfraude valt, verwijst naar situaties waarin een werknemer liegt of misleidend handelt om meer voordeel van de werkgever te verkrijgen. Gegevensdiefstal, schending van vertrouwelijkheid, boekhoudfraude, omkoping en zelfs bepaalde vormen van diefstal vallen onder de categorie bedrog door werknemers.
Wat is chronische inactiviteit van werknemers?
Inactiviteit op de werkplek verwijst naar het structureel verspillen van betaalde werktijd aan activiteiten die niets met het werk te maken hebben. Het gaat hierbij niet om een incidentele pauze, maar om een terugkerend patroon dat de productiviteit schaadt. Dit kan zich uiten in chronisch uitstelgedrag, overmatig persoonlijk sociaal contact, onverklaarde afwezigheid tijdens vergaderingen of het voortdurend verzinnen van excuses voor gemiste deadlines. Het resultaat is dat een aanzienlijk deel van de werkdag verloren gaat doordat de werknemer niet betrokken en niet productief is.
Een raamwerk voor managers om wangedrag op de werkplek aan te pakken
Wanneer u diefstal, bedrog of chronische inactiviteit vermoedt of ontdekt, kan een reactieve en emotionele reactie leiden tot juridische risico's, een lager teammoraal en oneerlijke beslissingen. Volg daarom deze gestructureerde, op bewijs gebaseerde aanpak om ervoor te zorgen dat uw reactie consistent, eerlijk en effectief is.
Stap 1: Verzamel objectief bewijs
Voordat u een gesprek aangaat of een beschuldiging uit, moet u van vermoedens naar feiten gaan. Gebruik gegevens uit uw monitoringtools (zoals screenshots of activiteitenlogboeken van CleverControl), toegangsregistraties, financiële audits of projectmanagementsystemen. Dit bewijs vormt een onbevooroordeelde basis voor het gehele proces en helpt persoonlijke vooroordelen bij de eerste beoordeling te voorkomen.
Stap 2: Voer een grondig en onpartijdig onderzoek uit
Spreek de werknemer in een privéomgeving en geef hem of haar de gelegenheid om de eigen handelingen toe te lichten. Het doel is om de context en intentie te begrijpen. Ging het om een opzettelijke handeling, een nalatige fout of een symptoom van een groter probleem, zoals onvoldoende training of een burn-out? Spreek daarnaast discreet met eventuele relevante getuigen om de feiten te bevestigen.
Stap 3: Bepaal de ernst en intentie
Categoriseer het incident op basis van uw bewijs en onderzoek. Dit helpt u bij het bepalen van uw reactie:
Onopzettelijk/nalatig: De werknemer heeft een fout gemaakt door gebrek aan kennis, training of aandacht, maar zonder kwaadwillende intentie. (Voorbeeld: per ongeluk een vertrouwelijke e-mail naar de verkeerde persoon sturen).
Opzettelijk wangedrag: De werknemer heeft bewust het bedrijfsbeleid overtreden voor persoonlijk gemak of voordeel, maar zonder ernstige schade te veroorzaken. (Voorbeeld: herhaaldelijk urenstaten vervalsen).
Ernstig wangedrag/kwaadwillende intentie: De werknemer heeft een ernstige, opzettelijke handeling verricht die het bedrijf heeft geschaad, zoals diefstal, fraude of sabotage van gegevens. Dit rechtvaardigt vaak de zwaarste disciplinaire maatregelen.
Stap 4: Bepaal een proportionele reactie
Stem uw maatregel af op de ernst en intentie van het wangedrag. Het doel kan corrigerend of beschermend zijn.
Corrigerende maatregelen (voor onopzettelijk/nalatig of minder ernstig opzettelijk wangedrag):
• Coaching & bijscholing: Pak tekortkomingen in vaardigheden of kennis aan.
• Mondelinge of schriftelijke waarschuwing: Leg het probleem en de verwachtingen voor verbetering formeel vast.
• Prestatieverbeteringsplan (PIP): Een gestructureerd plan met duidelijke doelstellingen en deadlines.
Beschermende maatregelen (bij ernstig wangedrag):
• Schorsing: Een betaalde schorsing tijdens een volledig onderzoek kan noodzakelijk zijn.
• Ontslag: Onmiddellijke beëindiging van het dienstverband bij handelingen die het vertrouwen en het bedrijfsbeleid fundamenteel schenden.
Stap 5: Raadpleeg HR en documenteer alles
Raadpleeg altijd uw HR-afdeling of juridisch adviseur voordat u een definitieve maatregel neemt. Zij kunnen ervoor zorgen dat uw beslissing in overeenstemming is met het bedrijfsbeleid en de lokale arbeidswetgeving. Documenteer gedurende het hele proces zorgvuldig iedere stap: het oorspronkelijke bewijs, aantekeningen van gesprekken, conclusies en de uiteindelijke beslissing. Zo ontstaat een belangrijk en volledig dossier.
Door deze aanpak te volgen, verandert uw rol van die van rechter in die van professionele onderzoeker en manager. Zo beschermt u uw bedrijf en biedt u werknemers tegelijkertijd een eerlijk proces.
Casestudy 1: Een getalenteerde werknemer onthult per ongeluk een bedrijfsgeheim
Het lekken van vertrouwelijke informatie naar een onbevoegde derde partij kan een van de grootste problemen zijn waarmee een bedrijf te maken kan krijgen. Wanneer u voor het eerst ontdekt dat er een lek is, moet u verschillende stappen ondernemen. Deze stappen helpen u beter te begrijpen wat er mis is gegaan en bieden effectievere mogelijkheden om de situatie te corrigeren.
Bewijs verzamelen
Wanneer een werknemer per ongeluk bedrijfsgeheimen aan een concurrent onthult, moet u eerst precies vaststellen hoe het lek is ontstaan. Meestal zijn er in dit geval twee mogelijkheden. De eerste is dat de betreffende werknemer de beveiligingsregels voor het beschermen van documenten en opgeslagen gegevens niet heeft gevolgd. Daardoor kon een concurrent toegang krijgen tot de gegevens van uw bedrijf.
Het tweede scenario kan zijn dat uw bedrijf geen duidelijke regels heeft voor de omgang met gegevens. De werknemer heeft de informatie gedeeld op een manier die legitiem leek, omdat er geen duidelijk beleid bestond dat dit verbood.
Onderzoek en beoordeling van de intentie
Deze stap is essentieel voor het bepalen van uw reactie. Spreek met de werknemer om zijn of haar beweegredenen te begrijpen.
• Als het onderzoek het eerste scenario bevestigt, is er sprake van nalatigheid. De werknemer kende de regels maar heeft ze niet gevolgd, waardoor onbedoeld een datalek ontstond.
• Als het onderzoek het tweede scenario bevestigt, ligt de fout bij het bedrijf en niet bij de werknemer. Er was geen kwaadwillende intentie en de werknemer heeft geen bekende regel overtreden.
Een proportionele reactie bepalen
Uw reactie moet in verhouding staan tot de bevindingen.
In het eerste geval heeft de werknemer, hoewel hij of zij onbedoeld een concurrent heeft geholpen toegang te krijgen tot bedrijfsgeheimen, wel gegevens geraadpleegd en werkzaamheden uitgevoerd zonder de protocollen en beleidsregels van uw bedrijf te volgen. Het is daarom aan u om te bepalen hoe u verder wilt handelen.
Normaal gesproken is bijscholing in dergelijke gevallen noodzakelijk. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat andere werknemers niet dezelfde fouten maken. Alleen de toegang van de betreffende werknemer tot gegevens en informatie beperken is in deze gevallen niet altijd voldoende. Daarom is het vaak beter om te bepalen welke specifieke veranderingen in de opleiding van werknemers nodig zijn om meer vertrouwen en veiligheid binnen het bedrijf te creëren.
Als het datalek niet is ontstaan doordat de werknemer per ongeluk de juiste procedures niet heeft gevolgd, maar doordat er helemaal geen passend beleid bestond waarmee de situatie voorkomen had kunnen worden, ligt de fout niet bij de werknemer. Als werkgever moet u deze tekortkoming erkennen en nieuwe beleidsregels opstellen die uw gegevens beter beschermen en herhaling helpen voorkomen.
Als het lek is ontstaan doordat de werknemer informatie met de verkeerde ontvanger heeft gedeeld – zelfs onbedoeld – is er nog steeds sprake van een schending van de vertrouwelijkheid als gevolg van nalatigheid. De reactie moet overeenkomen met de ernst van die nalatigheid: ging het om één onzorgvuldige fout of om een terugkerend patroon van onoplettendheid? Dit bepaalt of aanvullende training voldoende is of dat ernstigere disciplinaire maatregelen, waaronder mogelijk ontslag, nodig zijn.
Het is aan u om de ernst van de situatie en wat er precies is gebeurd te beoordelen en vervolgens te beslissen of u de arbeidsovereenkomst van de werknemer beëindigt of alleen aanvullende training aanbiedt.
Als u besluit de werknemer in dienst te houden, kunt u overwegen software voor werknemersmonitoring te implementeren als voorzorgsmaatregel. Meer informatie over systemen voor werknemersmonitoring en hoe u de beste oplossing kiest, vindt u hier.
Casestudy 2: Een werknemer besteedt de helft van de werkdag aan YouTube
Monitoring met CleverControl geeft u veel inzicht in wat uw werknemers doen en hoe zij hun werktijd besteden. Als blijkt dat een werknemer de helft van de dag op YouTube doorbrengt, vraagt u zich misschien af of dit reden is voor ontslag. Voordat u daarover beslist, moet u echter eerst een aantal zaken vaststellen.
Bewijs verzamelen
Uw monitoringgegevens vormen het uitgangspunt. Gebruik de rapporten van CleverControl om vast te stellen:
• Op welke specifieke momenten van de dag dit niet-werkgerelateerde gedrag plaatsvindt.
• Of het een dagelijks patroon is of verband houdt met specifieke dagen/projecten.
• Of de werknemer ondanks deze afleidingen zijn of haar belangrijkste deadlines nog steeds haalt.
Onderzoek en beoordeling van de intentie
Deze situatie is zelden zwart-wit. Een gesprek met de werknemer is essentieel om te begrijpen waarom dit gedrag plaatsvindt. De intentie valt doorgaans in een van twee categorieën:
Onopzettelijk / Symptoom van een groter probleem: De werknemer gebruikt YouTube mogelijk als achtergrondgeluid, heeft concentratieproblemen als gevolg van een burn-out of heeft zijn of haar toegewezen taken afgerond en geen nieuwe opdrachten gekregen. Mogelijk beseft de werknemer niet hoeveel tijd hier daadwerkelijk aan wordt besteed.
Opzettelijk wangedrag: De werknemer trekt zich bewust terug van het werk, weet dat dit in strijd is met het bedrijfsbeleid en kiest er doelbewust voor om werkzaamheden te vermijden.
Een proportionele reactie bepalen
Uw reactie moet gebaseerd zijn op de onderliggende oorzaak die tijdens uw onderzoek is vastgesteld.
Als de oorzaak niet opzettelijk is (bijvoorbeeld burn-out, onduidelijke taken of onvoldoende uitdaging), is het verstandig om een serieus gesprek met de werknemer te voeren en te achterhalen waarom hij of zij weinig enthousiasme toont. Mogelijk moeten de taken, werkdruk en interesse in het werk opnieuw worden bekeken. De reactie moet ondersteunend en corrigerend zijn:
• Coaching: Bespreek strategieën voor tijdmanagement en het belang van geconcentreerd werken.
• Herstructurering van de werkdruk: Verduidelijk prioriteiten, bied uitdagendere opdrachten aan of los problemen in de workflow op.
• Duidelijke verwachtingen stellen: Herhaal het bedrijfsbeleid met betrekking tot persoonlijk internetgebruik.
Bij opzettelijke inactiviteit is een serieus gesprek noodzakelijk. Het kan verstandig zijn om de werknemer gedurende een bepaalde periode onder verscherpt toezicht te plaatsen en zijn of haar activiteiten uitgebreider te monitoren. De reactie wordt dan formeler en disciplinair:
• Formele waarschuwing: Geef een mondelinge of schriftelijke waarschuwing waarin de gedocumenteerde overtreding van het beleid wordt beschreven.
• Prestatieverbeteringsplan (PIP): Stel een PIP op met duidelijke, meetbare productiviteitsdoelen en een strikte termijn voor verbetering.
• Voortdurende monitoring: Gebruik CleverControl om de vooruitgang ten opzichte van de PIP-doelstellingen objectief te volgen.
De beslissing om een werknemer om deze reden te ontslaan mag niet uitsluitend gebaseerd zijn op de YouTube-activiteit, maar ook op de reactie van de werknemer op uw interventie. Als de werknemer na het gesprek en een proefperiode hetzelfde patroon van uitstelgedrag blijft vertonen en niet voldoet aan de afgesproken normen, kan ontslag noodzakelijk zijn om de algehele productiviteit van uw team te beschermen. Als de werknemer verbetering laat zien, hebt u mogelijk een waardevolle medewerker weten te behouden.
Casestudy 3: Een werknemer zoekt naar een nieuwe baan en slaat bedrijfsgegevens op een USB-stick op
Monitoring met CleverControl kan andere zorgwekkende activiteiten aan het licht brengen, zoals een werknemer die bedrijfsgegevens naar een USB-stick kopieert en tijdens werktijd vacaturesites bezoekt. Deze twee handelingen moeten afzonderlijk worden beoordeeld, omdat ze verschillende niveaus van ernst vertegenwoordigen.
Bewijs verzamelen
Uw monitoringgegevens – bezoeken aan vacaturesites zoals LinkedIn, Indeed enzovoort tijdens werktijd en het gebruik van een verwijderbare USB-stick om werkbestanden te kopiëren en op te slaan – vormen al bewijs waarop u actie kunt ondernemen.
Onderzoek en beoordeling van de intentie
Dit vereist zorgvuldig onderzoek om de motieven van de werknemer voor beide handelingen te begrijpen.
Als uw werknemer tijdens werktijd naar andere banen zoekt, kan dit erop wijzen dat hij of zij zich niet langer verbonden voelt met uw bedrijf of het werk. Bespreek dit met de werknemer en probeer te achterhalen waarom hij of zij ontevreden is en naar een andere baan zoekt. Dit kan uw bedrijf mogelijk helpen het beleid aan te passen om talent beter te behouden.
Hoewel dit onprofessioneel is, is alleen het zoeken naar een andere baan doorgaans een teken van verminderde betrokkenheid en niet van kwaadwillendheid. De intentie is meestal om het bedrijf te verlaten, niet om het schade toe te brengen.
Als die werknemer echter ook bedrijfsgegevens op een USB-stick opslaat, hebt u een veel groter probleem dan alleen het feit dat hij of zij naar een andere baan zoekt. Dergelijke gegevensdiefstal kan onder bedrijfsspionage vallen of soms worden gebruikt als een oneerlijke concurrentietactiek. De informatie die de werknemer op de USB-stick opslaat, is bovendien niet langer beschermd zodra deze uw bedrijfsomgeving verlaat en kan worden gelekt, wat schade aan uw bedrijf kan veroorzaken.
Dit is een opzettelijke handeling die de protocollen voor gegevensbeveiliging schendt. De intentie kan zijn om bedrijfsvertrouwelijke informatie mee te nemen naar een concurrent, deze als drukmiddel te gebruiken of voor andere ongeautoriseerde doeleinden. Dit is een ernstige handeling waarbij mogelijk sprake is van kwaadwillende intentie.
Een proportionele reactie bepalen
De twee activiteiten vereisen een gecombineerde, maar tegelijkertijd afzonderlijke reactie.
Wat betreft het zoeken naar een andere baan, moet u dit met de werknemer bespreken en duidelijk maken dat dergelijke zoekactiviteiten tijdens werktijd niet zijn toegestaan. Of u de werknemer hiervoor ontslaat, hangt grotendeels af van de vraag of hij of zij de werkzaamheden op tijd blijft uitvoeren. Als de werknemer zijn of haar werk zorgvuldig blijft doen en simpelweg verder wil met een carrière buiten uw bedrijf, is er nog geen directe reden voor ontslag. Stel echter duidelijke verwachtingen over wat u van de werknemer verwacht gedurende de resterende tijd binnen het bedrijf en over het tijdig vinden en inwerken van een vervanger.
Een inbreuk op de gegevensbeveiliging is een ander probleem. Dit is ernstig wangedrag. Als u ontdekt dat een werknemer opzettelijk bedrijfsgegevens op een dergelijk apparaat opslaat, moet u een onderzoek starten om vast te stellen waarom dit gebeurt, welke gegevens zijn opgeslagen en wie er mogelijk nog meer toegang toe heeft gekregen.
In de meeste gevallen vormt dit een geldige reden om de arbeidsovereenkomst van de werknemer te beëindigen, omdat hij of zij doelbewuste handelingen heeft verricht die uw bedrijf en klanten kunnen schaden wanneer gevoelige informatie uitlekt. Het beveiligen van de informatie moet in dergelijke gevallen uw hoogste prioriteit zijn.
U moet daarnaast uw bestaande beleidsregels onderzoeken om ervoor te zorgen dat dit niet opnieuw gebeurt. Strenge beveiligings- en informatiebeschermingsregels kunnen noodzakelijk zijn om de gegevens van uw bedrijf te beschermen. Geheimhoudingsovereenkomsten en het volgen van het delen en verplaatsen van gevoelige informatie kunnen eveneens helpen uw informatie beter te beschermen en te achterhalen waar een datalek vandaan komt.
Uitgebreidere monitoring van gegevens kan helpen uw bedrijf te beschermen. Dit moet echter onderdeel zijn van een bedrijfsbreed beleid en niet uitsluitend gericht zijn op die ene werknemer die bewust uw vertrouwelijkheids- en beveiligingsregels heeft geschonden. Die werknemer zal waarschijnlijk moeten worden ontslagen omdat hij of zij heeft geprobeerd gegevens te stelen.
Conclusie
Omgaan met diefstal, bedrog en chronische productiviteitsproblemen is een van de moeilijkste aspecten van management. Een consistente, op bewijs gebaseerde aanpak die is afgestemd op iedere specifieke situatie is essentieel en vormt uw beste bescherming. Door van vermoedens over te gaan naar onderzoek en uw reactie af te stemmen op de specifieke intentie en ernst van het wangedrag, beschermt u uw bedrijf en zorgt u tegelijkertijd voor een eerlijk proces. Uiteindelijk stelt deze gestructureerde aanpak u in staat om moeilijke beslissingen met vertrouwen te nemen, ongeacht of die leiden tot corrigerende training of noodzakelijk ontslag.
De meest effectieve strategie is echter proactief. Duidelijke beleidsregels, regelmatige training, een positieve bedrijfscultuur en het intelligent gebruik van monitoringtools om werknemers die moeite hebben vroegtijdig te herkennen en te ondersteunen – en niet alleen te bestraffen – dragen bij aan een veiligere, transparantere en productievere werkplek voor iedereen.
