E-mails van werknemers controleren - een handleiding voor Outlook en Gmail (voorheen G Suite)

E-mails zijn een belangrijk communicatie- en samenwerkingsmiddel dat een schat aan vertrouwelijke bedrijfsgegevens bevat. Samen met de aanhoudende populariteit van e-mails in de bedrijfsontwikkeling is de dringende vraag gerezen om gevoelige gegevens te beschermen. Deze toenemende bezorgdheid heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van software voor het monitoren van werknemers met als doel het gebruik van Outlook of Gmail (voorheen G Suite) te volgen. Deze gids geeft een overzicht van feitelijke gegevens over het monitoren van e-mails van werknemers: tools, juridische overwegingen, standpunten van zowel werkgevers als werknemers, enz.

Het transparant monitoren van de e-mail van werknemers is essentieel voor het bevorderen van een milieuvriendelijke, comfortabele en effectieve bedrijfsomgeving. Wanneer werknemers de redenen begrijpen achter het gebruik van monitoring software, voelen ze zich gerespecteerd, wat op zijn beurt weer vertrouwen wekt bij het leidinggevend personeel. Deze strategie verhoogt niet alleen de tevredenheid onder werknemers, maar draagt ook bij aan een hogere productiviteit, betere samenwerking en beveiliging van gevoelige gegevens, wat leidt tot een winstgevender bedrijf.

We hebben een aantal aanbevelingen verzameld om transparante relaties met je team op te bouwen. Voel je vrij om ze te gebruiken om de gestelde doelen te bereiken:

• duidelijk beleid ontwikkelen
• toestemming van werknemer verkrijgen
• het doel van monitoring uitleggen
• het toezicht beperken tot werkgerelateerde communicatie
• controle-instrumenten op verantwoorde wijze gebruiken
• werknemers regelmatig op de hoogte houden
• naleving van wettelijke vereisten te garanderen
• de effectiviteit van het beleid bewaken en evalueren

Er bestaan verschillende opties om Outlook e-mails te monitoren. De eerste is het gebruik van ingebouwde Outlook-functies. Gebruik het bijhouden van berichten om de aflevering van e-mails, leesbevestigingen en de status van verzonden e-mails te controleren, wat resulteert in records met inkomende en uitgaande e-mails.

Gebruik het hulpprogramma samen met de records van inkomende en uitgaande e-mails als mailbox auditing. De belangrijkste functie is het bijhouden van acties zoals e-mail verzenden, verwijderen en toegang door anderen. Als je Microsoft Exchange gebruikt, kun je mailbox auditing inschakelen via het Exchange Beheercentrum.

Het gebruik van Microsoft 365 Compliance Center is echter ontworpen voor meer geavanceerde monitoring. Functies zoals DLP-beleid (Data Loss Prevention) helpen bij het bewaken en voorkomen van het delen van gevoelige informatie via e-mail.

In veel gevallen zijn de ingebouwde tools niet toereikend. Werkgevers gaan op zoek naar extra software om de gestelde doelen te bereiken. Een lange zoektocht geleden slaagden ze erin om tools van derden te vinden en te implementeren. software voor werknemerscontrole dat effectief integreert met Outlook. Deze tool kan waarschuwingen geven op basis van trefwoorden, bijlagen bijhouden en e-mailcommunicatiepatronen analyseren.

Software voor werknemersmonitoring heeft al een solide reputatie opgebouwd dankzij de verschillende opties die worden gebruikt om de productiviteit van elke werknemer bij te houden. Onder de beschikbare functies zijn er: e-mail monitoring, app tracking, screenshots, algemene website activiteit, enz.

Zakenmensen zijn bereid om alle beschikbare middelen te gebruiken om gevoelige gegevens en innovatieve bedrijfsideeën te beschermen. Ze overwegen meestal om elke beschikbare optie te implementeren, soms met behulp van Data Loss Prevention (DLP) implementeren tools. Dergelijke tools controleren uitgaande e-mails automatisch op gevoelige gegevens, zoals financiële informatie of intellectueel eigendom, en blokkeren of markeren ongepaste e-mails.

G Suite staat nu bekend als Google Workplace, meer bepaald Gmail. WifiTalents-onderzoek toont ongelooflijke statistieken:

• 60% van de kleine bedrijven gebruikt Gmail als hun primaire e-mailprovider
• 70% van de bedrijven gebruikt Gmail of G Suite voor hun e-maildiensten

Gezien deze indrukwekkende statistieken is het belangrijk om twee belangrijke vragen over Gmail-monitoring te beantwoorden:

1. hoe gebruik je ingebouwde tools voor het monitoren van e-mails
2. hoe e-mail van werknemers bewaken g suite met extra hulpmiddelen

Laten we ze een voor een beantwoorden en ontdekken of u het potentieel van de ingebouwde tools voor e-mailbewaking van Gmail maximaal benut.

Je begint je misschien af te vragen welke ingebouwde opties bruikbaar zijn in jouw individuele geval. Laten we het antwoord zoeken. Google zelf raadt aan om de Google workspace admin console te gebruiken. Deze console biedt de volgende opties:

Ga verder met de Google-aanbevelingen en schakel Gmail Retention en eDiscovery in. Begin met het eerste idee - Retentie. Gebruik Google Vault voor het bewaren, archiveren en eDiscovery van e-mails. Met Vault kun je e-mails gedurende een bepaalde periode bewaren, zelfs nadat ze door gebruikers zijn verwijderd, wat essentieel is voor naleving van de wet en interne onderzoeken.

Samen met Google Vault voor retentie kunt u eDiscovery inschakelen om e-mails te zoeken en te exporteren tijdens onderzoeken of audits. Dit zorgt ervoor dat u toegang hebt tot alle relevante communicatie.

Hoewel de interne tools functioneel zijn, blijft de kritieke vraag: zijn ze voldoende voor uitgebreide e-mailmonitoring? Gezien de beperkingen van een enkele oplossing, bieden externe tools een uitgebreide reeks functies die zijn ontworpen om aan verschillende monitoringbehoeften te voldoen.

Daarnaast biedt het je bedrijf een schat aan bewakingsoplossingen, waaronder webcamopnames, schermafbeeldingen, sociale netwerkactiviteiten en gezichtsherkenning. Een van de meest aantrekkelijke functies voor veel bedrijven is de integratie van AI. Je krijgt AI-opgenomen statistieken over de productiviteit van werknemers.

Kortom, de antwoorden op beide vragen dragen nog steeds bij aan discussies, maar het wordt duidelijk: er bestaat niet één oplossing. Gebruik elke optie om je bedrijf, de geloofwaardigheid van je werknemers en de productiviteit te beschermen.

Het monitoren van e-mailactiviteiten garandeert een betere beveiliging en naleving van het bedrijfsbeleid. In overeenstemming met de Amerikaanse wetgeving is het bijvoorbeeld absoluut legaal om de e-mailactiviteiten van werknemers te monitoren, met uitzondering van enkele staten. Connecticut vereist bijvoorbeeld een schriftelijke bevestiging van de werknemer dat hij wordt gemonitord. Particuliere bedrijven in New York moeten werknemers specifiek informeren over de monitoringaspecten.

De monitoring leidt tot een beter beveiligingsniveau omdat het lekken van gevoelige gegevens via e-mails kan worden gedetecteerd.

Het monitoren van werknemers kan bijdragen aan aanzienlijke verbeteringen in productiviteit en efficiëntie, omdat het inzicht geeft in hoe tijd wordt besteed op de werkplek. Door activiteiten te volgen, kunnen managers patronen van onproductief gedrag identificeren en deze direct aanpakken. Dit helpt ervoor te zorgen dat werknemers zich op hun taken concentreren, waardoor ze minder tijd verspillen en effectiever kunnen werken. Bovendien kunnen monitoringtools gebieden aanwijzen waar werkstromen kunnen worden geoptimaliseerd, wat leidt tot meer gestroomlijnde processen en betere algemene prestaties. Het resultaat is dat de organisatie haar doelen sneller en met minder middelen kan bereiken.

Het monitoren van werknemers helpt de risico's en bedreigingen van cybercriminaliteit te beperken. Als u de activiteiten van uw werknemers voortdurend volgt, wordt het vrij moeilijk om een overtreding te begaan. Er zijn meer gegevens beschikbaar om misdrijven te voorkomen.

Het monitoren van werknemers biedt waardevolle inzichten en analyses die organisaties kunnen helpen om datagestuurde beslissingen te nemen. Door gegevens over werknemersactiviteiten te verzamelen en te analyseren, zoals de tijd die aan taken wordt besteed, softwaregebruik en communicatiepatronen, kunnen bedrijven een beter inzicht krijgen in het gedrag van werknemers en productiviteitstrends.

Naast alle bovenstaande voordelen kunnen we niet stoppen met het noemen van beter klantenbeheer. Wanneer je werknemers een hoge productiviteit vertonen, gaat ook het klantenbeheer omhoog. Beter klantenbeheer is de manier om inkomsten te verhogen.

Alvorens dergelijke software op te zetten, moet elke werkgever goed nadenken over de legitimiteit van de controlepraktijk. Elk land heeft zijn eigen regelgeving om deze niche te reguleren. De belangrijkste gevallen tonen aan dat veel landen het gebruik van monitoringsoftware toestaan, maar met één kanttekening: werknemers moeten weten dat deze praktijk wordt toegepast.

Vergeet niet om het recht van werknemers op privacy van persoonlijke informatie te respecteren. Het leidinggevend personeel heeft wettelijke toestemming om alleen werkgerelateerde aspecten van het leven te controleren. Dus niemand mag de grenzen overschrijden - als een werknemer zich bewust is van deze praktijk, zal hij zich eerder gerespecteerd voelen, wat kan leiden tot meer motivatie en productiviteit.

Houd bij het implementeren van werknemersmonitoring rekening met de invloed ervan op de werkcultuur en kies tools die aansluiten bij uw specifieke behoeften terwijl de gegevensbeveiliging gewaarborgd blijft. Zorg voor een evenwicht tussen controle en autonomie van werknemers om het vertrouwen en de moraal te ondersteunen. Herzie en actualiseer uw praktijken regelmatig om compliant en transparant te blijven. Juridische en ethische training voor het management, samen met duidelijke communicatie naar werknemers, zal bijdragen aan een respectvolle en productieve werkomgeving.

De verstrekte informatie helpt werkgevers te begrijpen hoe ze e-mails van werknemers effectief kunnen controleren. Welke tools, ingebouwd of extern, van toepassing zijn. We vermelden ook het legitimiteitsaspect en vertellen dat in een groot aantal landen een schriftelijk bewijs van de kennis van een werknemer moet worden ontvangen.

We benadrukken de waarde van controlepraktijken voor beide partijen in werkrelaties. Hoe kunt u de productiviteit van uw werknemers verhogen in combinatie met veiligheid en privacy? Probeer software voor werknemersmonitoring om in contact te blijven met alle gevoelige gegevens van het bedrijf.