Hoe toezicht minder stressvol maken voor werknemers

Op 30 mei 2023 publiceerde de Guardian een artikel citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Natuurlijk zou het oneerlijk zijn om de effecten van werknemersmonitoring op werknemers te negeren en daarom hebben we besloten om in de diepte van de werknemersmonitoringindustrie te duiken om meer inzicht te krijgen in de invloeden en druk die in monitoringfuncties in bedrijven zijn ingebouwd. Als pionier op het gebied van oplossingen voor werknemersmonitoring weten we uit eerste hand dat constante bewaking van granulaire workflows niet bepaald de beste manier is om een gezonde werkplek op te bouwen.

Tools voor het monitoren van werknemers zijn op dit moment onmisbaar op de werkplek. Bijna iedereen die we kennen maakt gebruik van een of andere oplossing voor het monitoren van werknemers en, zoals we in onze eerdere artikelen hebben aangegeven, heeft een dergelijk vertrouwen ook geleid tot een toename in de productiviteit van werknemers. Lees onze artikel over hoe CleverControl bedrijven ondersteunde bij het verhogen van de productiviteit van hun werknemers met meer dan 5% terwijl ze experimenteerden met een 4-daagse werkweek.

In dit artikel willen we echter de nadruk leggen op het psychologische effect van voortdurende bewaking en hoe bedrijven bewakingsoplossingen kunnen inzetten om een productievere en gezondere werkomgeving te creëren.

Om er een paar te noemen, de volgende zijn misschien wel de meest voorkomende psychologische factoren in verband met monitoringsystemen waarvan bekend is dat ze stress veroorzaken:

• Het gevoel de hele tijd bekeken te worden - niet in staat zijn om stoom af te blazen

• Concurrentie tussen werknemers gebaseerd op het controleren van resultaten in plaats van prestaties

• Angst voor onnodige inbreuk - d.w.z. werkgevers die persoonlijke ruimte betreden

• Verschillende productiviteitsuren en productiviteitsniveaus

• Gevoel van wantrouwen en gebrek aan respect, wat leidt tot een gebrek aan eigenaarschap en betrokkenheid bij het werk

• Onnodige druk die gepaard gaat met het overhaasten van het werk, waardoor angst ontstaat om fouten te maken of deadlines te missen, vooral wanneer er voortdurend toezicht is

Bovenstaande problemen zorgen ervoor dat werknemers zich gestrest en ontevreden voelen over hun werkomgeving, en dat is begrijpelijk. Wie wil er immers voortdurend in de gaten worden gehouden door zijn collega's en superieuren, terwijl hij het gevoel heeft dat hij die aandacht niet verdient?

Maar zijn deze problemen echt het gevolg van het gebruik van monitoringtools? Of zit het dieper - iets dat kan worden aangepakt door een gezonde aanpak van monitoring te implementeren?

Het antwoord op deze vraag geeft aan "wie" de tool gebruikt en "hoe" ze dat doen. In feite geven alle bovengenoemde factoren aan dat werknemers niet per se bang zijn voor het gebruik van de monitoringtool, maar wel voor de omvang van het gebruik en de mogelijkheid dat de monitoringgegevens tegen hen worden gebruikt zonder dat daar voldoende aandacht aan wordt besteed. Dat is zeker iets waar bedrijven zich zorgen over moeten maken.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

Daarom zijn hier een paar directe maatregelen die bedrijven kunnen nemen om het probleem aan te pakken:

1. Stel haalbare productiviteitsdoelen

   Mensen kunnen niet de hele tijd productief zijn; ze moeten tijd krijgen om na te denken, te ontspannen en zichzelf bezig te houden. Anders riskeren ze een burn-out. Denk bij het vaststellen van productiviteitsdoelstellingen aan het nemen van pauzes en het nadenken over de werkzaamheden. Houd bij het analyseren van controlegegevens bovendien rekening met de specifieke kenmerken van het personeel. Sommige mensen zetten hun gedachten liever op papier dan op een computer; het programma kan deze tijd als inactiviteit beschouwen.

2. Creëer een duidelijke context

   Werkgevers moeten transparant zijn over waarom er gemonitord wordt en hoe dit het bedrijf en de werknemers zal helpen. Het is belangrijk om duidelijke regels en voorschriften op te stellen die aangeven wat er in de gaten wordt gehouden, hoe de informatie wordt gebruikt en wat er van werknemers wordt verwacht op het gebied van privacy.

3. Vertrouwen scheppen

   Vertrouwen opbouwen is cruciaal. Werkgevers moeten in gedachten houden dat het bij monitoring niet gaat om micromanagen of het in twijfel trekken van de competentie van werknemers, maar om het verbeteren van de productiviteit, het verbeteren van de veiligheid en het handhaven van de naleving. Vertrouwen tonen in de capaciteiten en werkethiek van werknemers kan stress verlichten.

4. Duidelijk controlebeleid en -doelen stellen

   Ontwikkel een goed gedefinieerd en gemakkelijk toegankelijk monitoringbeleid dat het doel, de reikwijdte en de beperkingen van monitoringactiviteiten beschrijft. Werknemers moeten een duidelijk begrip hebben van wat er gemonitord zal worden en hoe dit in lijn ligt met de doelstellingen van de organisatie.

   Elke werknemer moet ook zijn productiviteitsdoelstelling en toleranties (toegestane afwijkingen daarvan) kennen. Ze moeten worden geïnformeerd dat de gegevens over hun productiviteit niet publiek toegankelijk zijn en alleen worden gebruikt in het kader van prestatiemanagement.

   Het overkoepelende idee moet zijn om werknemers te informeren over het soort monitoringsysteem dat wordt gebruikt en waarom. Sterker nog, om nervositeit te verminderen, begin je geleidelijk met het monitoren van je werknemers.

5. Privacy en verantwoordelijkheid naast elkaar laten bestaan

   Streef naar een balans tussen het beschermen van de privacy van werknemers en ervoor zorgen dat ze verantwoordelijk worden gehouden. Minimaal indringende controlestrategieën moeten worden gebruikt, met een focus op werkgerelateerde activiteiten. Buitensporige monitoring die verder gaat dan wat nodig is voor echte zakelijke redenen moet worden vermeden - iets dat CleverControl naadloos faciliteert.

   Bijvoorbeeld, webcambewaking en audio-opnamefuncties zijn optioneel en staan niet standaard aan. Om veiligheidsredenen kunnen ze nodig zijn voor sommige bedrijven of functies, zoals online onderwijsplatforms, maar als de werkgever ze niet nodig heeft of denkt dat ze opdringerig zijn, laat hij ze misschien gewoon uit staan.

6. Regelmatige feedback en erkenning afdwingen

   Zorg voor een cultuur van constructieve feedback en erkenning. Gebruik de controlegegevens om werknemers te helpen zich te verbeteren, niet om hen te straffen en te bespioneren. En communiceer regelmatig met werknemers over hun prestaties, vooruitgang en prestaties. Erkenning voor hun inspanningen kan helpen bij het verlichten van stress gerelateerd aan monitoring en het creëren van een positieve werkomgeving.

7. Gegevens en privacy beschermen

   Neem maatregelen om de privacy en gegevens van uw werknemers te beschermen. Zorg ervoor dat de verkregen gegevens veilig worden bewaard (in zowel on-premise als cloudsystemen), alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen en alleen worden gebruikt voor het beoogde doel door krachtige beveiligingsmaatregelen te nemen. Communiceer duidelijk over de getroffen maatregelen voor gegevensbescherming om werknemers gerust te stellen.

8. Een beroepsinstantie hebben

   Zorg ervoor dat werknemers altijd een luisterend oor hebben voor hun problemen met monitoringsystemen. Zet daartoe menselijke hulp in om problemen aan te pakken die worden geïntroduceerd en over het hoofd worden gezien door monitoringsystemen. Het comfort en welzijn van werknemers is net zo belangrijk als hun productiviteit en moet daarom prioriteit krijgen. Werkgevers moeten er niet alleen van uitgaan dat hun medewerkers op de hoogte zijn van het monitoringsysteem en instemmen met het gebruik ervan.

9. Langzaam gaan

   Duidelijke inzichten in de productiviteitsgegevens kunnen verleidelijk genoeg zijn om er snel rekening mee te houden tijdens beoordelingsgesprekken. Het is echter aan te raden dat bedrijven geleidelijk monitoringtools introduceren en daarbij altijd in gedachten houden wat werknemers gewend zijn met betrekking tot hun werk en wat het voor hen betekent. Het idee is om een positieve mentaliteitsverandering te creëren waardoor werknemers zich meer op hun gemak voelen.

10. Grenzen respecteren

    De persoonlijke ruimte en de vrije tijd van werknemers moeten worden gerespecteerd. Vermijd dus invasieve controlepraktijken die inbreuk maken op het privéleven van werknemers buiten het werk. Dit is vooral belangrijk omdat het kan leiden tot psychologische stress - iets dat kan leiden tot meer personeelsverloop en de weg kan vrijmaken voor zaken als stille uittreding.

Het monitoren van werknemers is een terugkerende praktijk, dus het is cruciaal om er een duidelijk omschreven doel voor te hebben en om het welzijn van werknemers te blijven benadrukken. Als het monitoren doordacht gebeurt en met de nodige aandacht voor de pijnpunten waar werknemers gevoelig voor zijn, zal het tot positieve resultaten leiden.

Denkt u erover om een bewakingsfunctie op te zetten? Wij kunnen u helpen manieren te ontdekken om deze nuttiger te maken in de context van uw unieke bedrijf met respect voor de privacy van uw werknemers. Neem vandaag nog contact met ons op!