Hoe zachte vaardigheden beoordelen tijdens het sollicitatiegesprek

Er is nauwelijks een manier die zo onvoorspelbaar, onkwantificeerbaar en ongestructureerd is als een sollicitatiegesprek. En dat kun je werkgevers niet kwalijk nemen. Een sollicitatiegesprek is immers niet alleen een gelegenheid om te peilen of een kandidaat geschikt is voor de functie, maar ook om te begrijpen hoe zijn persoonlijkheid en vaardigheden passen bij de cultuur van de organisatie.

Maar natuurlijk hebben recruiters een aantal criteria die hen helpen beslissen of de persoon in kwestie geschikt is. Bijvoorbeeld, Liz Cannata , VP of HR for CareerBuilder says that "Companies have a lot to gain by treating soft skills as they would any technical skill."

LinkedIn carrière expert Andrew McCaskill echoes this sentiment when he says that "the ability to adapt and engage equitably, not just with the people that you have a great rapport with, but the people you might not see everyday, is a really important skill to have for any job."

Wat betekent dit? Er is een bepaalde structuur, zij het vaag zoals sommigen beweren, die werkgevers kunnen volgen voor het beoordelen van zachte vaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek.

Het volgen van deze structuur is vandaag de dag nog belangrijker nu ChatGPT het voor recruiters moeilijk maakt om kandidaten eruit te filteren voor het sollicitatiegesprek. Adam Nicoll of Randstad says, "The language generated by ChatGPT reads clean, if formulaic. Compared to most cover letter writing, there are no idiosyncrasies; there are no red flags, but no personality."

De enige redding (zogezegd) voor recruiters is dus het nauwkeurig beoordelen van de soft skills van de kandidaten tijdens het sollicitatiegesprek. Hoe doe je dat? Laten we dat eens bespreken.

Zachte vaardigheden zijn een reeks interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden die mensen in staat stellen om effectief en harmonieus met anderen om te gaan in verschillende persoonlijke en professionele situaties.

In tegenstelling tot harde vaardigheden, die specifiek technisch zijn of betrekking hebben op functiegerelateerde vaardigheden, gaan zachte vaardigheden meer over hoe mensen met elkaar omgaan, communiceren en samenwerken.

Deze vaardigheden zijn meestal ontastbaar en moeilijk kwantitatief te meten, maar ze spelen een cruciale rol in persoonlijk en professioneel succes.

Hier zijn enkele voorbeelden van belangrijke zachte vaardigheden:

• Communicatie: Vaardigheid in het effectief uitdrukken van ideeën, informatie en emoties door middel van spreken en schrijven.

• Emotionele intelligentie: Het vermogen om je eigen emoties en die van anderen te begrijpen, te beheersen en je in te leven - ze op de juiste manier gebruiken in sociale situaties is van cruciaal belang.

• Aanpassingsvermogen: Flexibiliteit en openheid voor verandering; dit betekent dat de persoon bedreven moet zijn in het omgaan met nieuwe uitdagingen en situaties.

• Problemen oplossen: Vaardigheid in het creatief en efficiënt identificeren, analyseren en oplossen van problemen.

• Tijdmanagement: In staat zijn om taken te organiseren, prioriteiten te stellen en doelen en deadlines effectief te halen.

• Leiderschap: Het vermogen om anderen te inspireren, te begeleiden en te ondersteunen - richting geven en motiveren.

• Veerkracht: Het vermogen om je aan te passen, terug te veren en te herstellen van tegenslagen, uitdagingen of tegenspoed.

• Stressmanagement: De praktijk van het effectief omgaan met en verminderen van stress om het emotionele en fysieke welzijn te behouden.

"Soft skills are taken for granted — they are mostly intangible...Paradoxically it's also soft skills that are the most valuable and transferable," writes Binod Shankar in his book Laten we reëel blijven: 42 tips voor de vastgelopen manager

Hier volgt een overzicht van het belang van zachte vaardigheden:

Sterke soft skills dragen bij tot beter teamwerk, communicatie en samenwerking. Dit leidt tot een hogere productiviteit en efficiëntie binnen organisaties.

Zachte vaardigheden zijn essentieel voor het opbouwen van sterke relaties met collega's, klanten en cliënten. Doeltreffende communicatie kan ongetwijfeld misverstanden en conflicten voorkomen en zo een positieve werkomgeving bevorderen.

Effectieve leiders beschikken over sterke zachte vaardigheden. Hierdoor kunnen ze hun teams motiveren en begeleiden naar succes.

In een snel veranderende wereld (vooral de wereld die wordt uitgedaagd door generatieve AI) zijn mensen met sterke soft skills beter uitgerust om zich aan te passen en te gedijen in nieuwe omgevingen en industrieën.

Zachte vaardigheden zijn cruciaal in klantgerichte functies, omdat ze helpen een positieve klantervaring te creëren en loyaliteit te bevorderen.

Nogmaals, zachte vaardigheden kunnen net zo belangrijk zijn voor aanwervende managers als harde vaardigheden, zoals technische kwalificaties, opleiding en ervaring. Het kan echter moeilijk zijn om ze te beoordelen tijdens het sollicitatiegesprek omdat de definitie ervan enigszins vaag is en ze, in tegenstelling tot harde vaardigheden, nauwelijks meetbaar zijn.

Bovendien is er een natuurlijke menselijke neiging om zich meer op ons gemak te voelen en een positieve houding aan te nemen tegenover personen die dezelfde eigenschappen, kenmerken en gedragingen hebben als wijzelf. Dit kan op verschillende manieren tot uiting komen tijdens het sollicitatiegesprek, zoals het onbewust de voorkeur geven aan kandidaten met dezelfde persoonlijkheid of achtergrond als de interviewer.

Subjectiviteit bij het evalueren van zachte vaardigheden kan om verschillende redenen problematisch zijn voor bedrijven:

Interviewers kunnen kandidaten met verschillende perspectieven onbedoeld over het hoofd zien, wat de creativiteit, innovatie en het vermogen om een breder klantenbestand aan te spreken kan beperken.

Uitzonderlijke kandidaten met unieke soft skills kunnen ondergewaardeerd worden als ze niet nauw aansluiten bij de voorkeuren van de interviewer. Dit resulteert in het verlies van potentiële toppresteerders en hun waardevolle bijdragen.

Een team samenstellen dat enkel gebaseerd is op gelijkenissen met de soft skills van de interviewer kan leiden tot een gebrek aan complementaire vaardigheden. Een goed afgerond team heeft baat bij diverse soft skills die elkaar kunnen ondersteunen en een breder takenpakket aankunnen.

Vertrouwen op subjectieve beoordelingen kan de bestaande organisatiecultuur bestendigen en aanpassing aan veranderende eisen van de markt en maatschappelijke trends belemmeren.

Om de moeilijkheden bij de evaluatie en de uitdagingen van subjectieve evaluaties van zachte vaardigheden in het aanwervingsproces aan te pakken, kunnen organisaties verschillende strategieën toepassen om te zorgen voor een uitgebreidere en objectievere beoordeling van kandidaten.

Bij gestructureerde gedragsinterviews worden kandidaten specifieke vragen gesteld over hun ervaringen in het verleden en hoe ze met verschillende situaties zijn omgegaan. Deze vragen zijn bedoeld om de zachte vaardigheden van de kandidaat te beoordelen, zoals communicatie, probleemoplossing, aanpassingsvermogen en teamwerk.

Een gestandaardiseerde set vragen zorgt ervoor dat alle kandidaten op dezelfde criteria worden beoordeeld, wat eerlijkheid en consistentie bevordert.

Hier zijn een paar voorbeelden van zulke vragen om verschillende vaardigheden te beoordelen - laten we het kort houden tot de vaardigheden die we hierboven hebben besproken.

"You receive an email with unclear instructions from a colleague. How would you respond to seek clarification and avoid misunderstandings?"

"Tell me about a time when you successfully managed a challenging situation where emotions were running high among team members."

"If a team member disagrees with your approach to a task, how would you handle the situation and encourage constructive discussion?"

"Share an instance where you had to adapt quickly to a change in a project's scope or requirements. How did you ensure the project's success?"

"You discover a critical error in a report just before the deadline. How would you handle the situation to correct the mistake efficiently?"

"You have multiple tasks assigned with overlapping deadlines. How would you prioritise and manage your time effectively to complete all tasks on time?"

"How would you handle a situation where a team member is struggling with their tasks? How would you provide guidance and support?"

"Tell me about a time when you successfully resolved a conflict between team members. What steps did you take to find a satisfactory resolution?"

"Tell me about a time when you faced a significant setback or challenge at work. How did you cope with the situation and bounce back?"

Naast traditionele sollicitatiegesprekken kunnen organisaties vaardigheidsassessments invoeren waarmee kandidaten hun zachte vaardigheden in praktische scenario's kunnen demonstreren.

Kandidaten kunnen bijvoorbeeld gevraagd worden om deel te nemen aan groepsoefeningen, rollenspellen of simulaties die echte uitdagingen op de werkplek nabootsen.

Het inzetten van meerdere interviewers in het wervingsproces kan een uitgebreider beeld geven van de soft skills van een kandidaat. Elke interviewer kan zich richten op verschillende aspecten, zodat een breder scala aan zachte vaardigheden wordt beoordeeld.

Bovendien kunnen verschillende interviewers hun observaties kruislings valideren, waardoor de invloed van individuele vooroordelen wordt verminderd en de algehele nauwkeurigheid van de beoordeling wordt vergroot.

Door interviewers te trainen in onbewuste vooroordelen, kunnen ze zich meer bewust worden van hun mogelijke vooroordelen en voorkeuren. Ze kunnen technieken leren om de invloed van vooroordelen tijdens evaluaties te minimaliseren, wat leidt tot eerlijkere en objectievere beoordelingen.

Bewustwording van vooroordelen moedigt interviewers ook aan om zich alleen te richten op de getoonde zachte vaardigheden van de kandidaat in plaats van op persoonlijke gelijkenis.

Organisaties kunnen diversiteit en inclusie stimuleren om een rechtvaardiger rekruteringsproces te creëren. Door actief op zoek te gaan naar kandidaten met verschillende achtergronden en ervaringen, kan het bedrijf zijn talentenpool verrijken met mensen met een breed scala aan zachte vaardigheden.

Dit houdt in dat de waarde van verschillende perspectieven wordt benadrukt, wat kan leiden tot een dynamischer en innovatiever personeelsbestand.

Het beoordelen van de antwoorden van verschillende kandidaten op de interviewvragen vereist een gestructureerde en objectieve aanpak. Hier zijn enkele manieren om hun antwoorden te evalueren:

Maak een scoringsschema met specifieke criteria en beoordelingsschalen voor elke vraag. Zo kunnen interviewers kandidaten consistent en objectief evalueren op basis van vooraf bepaalde criteria.

Zorg bij gedragsvragen voor ankerantwoorden die verschillende competentieniveaus illustreren. Deze ankerantwoorden kunnen dienen als referentiepunten voor het evalueren van de antwoorden van de kandidaten en het toekennen van de juiste scores.

Beoordeel de antwoorden van de kandidaten op basis van de aangetoonde competentieniveaus die relevant zijn voor de specifieke vaardigheid die beoordeeld wordt (bijv. communicatie, probleemoplossing, leiderschap). Ken scores toe voor elke competentie afzonderlijk.

Gebruik voor gedragsvragen de STAR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) om de evaluatie te structureren. Beoordeel kandidaten op de duidelijkheid en relevantie van hun antwoorden voor elk onderdeel.

Geef naast numerieke beoordelingen ook schriftelijk commentaar of feedback op de prestaties van elke kandidaat. Dit maakt een uitgebreidere evaluatie mogelijk en kan helpen bij de besluitvorming.

Als er meerdere interviewers betrokken zijn bij het evaluatieproces, zorg dan voor kalibratie en consistentie in de scores door de scoringsrubriek vooraf te bespreken en de indrukken na het interview te vergelijken.

Als je probleemoplossende of leiderschapsvaardigheden beoordeelt, kijk dan hoe kandidaten hun prestaties of de impact van hun acties op projecten of teams kwantificeren.

Houd na alle interviews een discussie onder de interviewers om indrukken uit te wisselen, notities te vergelijken en de beoordelingen af te ronden.

Maak na de evaluatie van alle kandidaten een objectieve rangschikking op basis van hun scores en algemene prestaties om de besluitvorming in het selectieproces te vergemakkelijken.

Zo, dat was het! Onthoud dat er niet één magische techniek bestaat die succes in het aanwervingsproces garandeert. Toch kunnen enkele van deze maatregelen en technieken je helpen om het juiste talent aan te werven.