Ethiek van het monitoren van werknemers: Wat elk bedrijf moet overwegen

Het is maandag, 9 uur 's ochtends. Je zet je werkcomputer aan en een onzichtbare gluurder opent zijn virtuele logboek. Vanaf dat moment wordt elke toetsaanslag, e-mail, websitebezoek of zoekopdracht methodisch geregistreerd en onder de loep genomen. Een onpartijdige elektronische rechter zal beslissen hoe productief je dagelijkse activiteiten zijn en aan je manager melden dat je ook maar een minuut te laat bent voor je lunchpauze. Je denkt erover na en huivert. Misschien neem je vandaag geen pauze en doe je in plaats daarvan die extra taak. Het zal er waarschijnlijk voor zorgen dat je langer op je werk blijft, maar het verontrustende gevoel van die elektronische ogen die elke actie van je volgen, duwt je vooruit en laat je nooit ontspannen.

Een scène uit een bedrijfshorrorfilm? Helaas is het de realiteit voor miljoenen werknemers wereldwijd van wie de werkgever zich niet wil bekommeren om de ethiek van het monitoren van werknemers.

Volgens recente onderzoek, 78% van de werkgevers gebruikt volgsoftware om de werkactiviteiten van werknemers te controleren. De COVID-19 pandemie heeft de populariteit van monitoringprogramma's enorm doen toenemen. Toen bedrijven op afstand moesten gaan werken en de gebruikelijke methoden om prestaties bij te houden niet langer van toepassing waren, ontdekten managers de onmiskenbare voordelen van monitoringsoftware.

De voordelen van tracking software zijn moeilijk te onderschatten.

In analoge tijden moest een manager urenstaten en rapporten van uitgevoerd werk handmatig controleren en vaak bevooroordeelde beslissingen nemen over hoe productief elke werknemer was. Deze verantwoordelijkheden slokten een aanzienlijk deel van hun werktijd op.

Ook werknemers moesten tijd besteden aan het invullen van deze rapporten en afhankelijk van de managementstijl in het bedrijf konden deze rapporten behoorlijk uitgebreid zijn.

Moderne software kan dit binnen enkele seconden automatisch doen, met een minimale betrokkenheid van werknemers en werkgevers.

Het verhogen van de productiviteit is een van de hoofddoelen van software voor het monitoren van werknemers. Het programma verzamelt en vat activiteitsgegevens samen, zoals actieve/inactieve tijd, het begin en einde van de werkdag, bezochte websites, app-gebruik en meer. Deze informatie onthult werkpatronen, inefficiënties, gebieden die moeten worden verbeterd en werknemers die mogelijk extra ondersteuning nodig hebben.

Het monitoren van werknemers ondersteunt verantwoording en transparantie. Als werknemers weten dat hun werk wordt gemonitord, zijn ze meestal meer geneigd om gefocust te blijven en deadlines te halen. Bovendien kunnen controlegegevens helpen om geschillen op te lossen en verwachtingen te verduidelijken.

Sommige software voor het monitoren van werknemers kan helpen bij het detecteren van verdachte activiteiten, zoals ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens, ongewenste installaties van apps of ongebruikelijke downloads. Dankzij tracking kunnen bedrijven potentiële risico's vroegtijdig identificeren en hun systemen en waardevolle informatie proactief beschermen.

Zoals we kunnen zien, biedt software voor het monitoren van werknemers bedrijven inderdaad waardevolle voordelen. Echter, verblind door deze voordelen en de succesvolle ervaringen van andere bedrijven, zien werkgevers vaak de ethiek van het monitoren van werknemers en de gerelateerde potentiële nadelen over het hoofd.

Het ethisch implementeren van werknemersmonitoring kan lijken op koorddansen. Als je het evenwicht verstoort, wegen de nadelen zwaarder dan de voordelen van de volgsoftware. Bij het implementeren van monitoring moeten bedrijven rekening houden met zaken als naleving van de wet, privacy, mogelijke vooroordelen en verhoogde stress.

Het is de verantwoordelijkheid van een bedrijf om de toepasselijke privacywet- en regelgeving te bestuderen en ervoor te zorgen dat hun controlepraktijken hieraan voldoen. Onjuiste omgang met werknemersgegevens kan ernstige juridische gevolgen hebben.

Privacy is een hoeksteen van de ethiek van het monitoren van werknemers. De software kan een breed scala aan activiteiten volgen, van toetsaanslagen en e-mails tot de browsegeschiedenis van websites en zelfs webcambeelden. Zelfs als dergelijke praktijken voldoen aan de plaatselijke voorschriften, kunnen ze het vertrouwen van werknemers ondermijnen en een gevoel van voortdurende controle creëren. In de toekomst zal dit leiden tot minder plezier in het werk en meer stress.

Als controlegegevens zonder zorgvuldige overweging worden geanalyseerd, kunnen ze verkeerd worden geïnterpreteerd om specifieke werknemers oneerlijk aan te vallen op hun identiteit of overtuigingen.

Een manager met vooroordelen tegen een werknemer kan zijn uitgebreide gebruik van sociale media zien als luiheid en onproductiviteit. In werkelijkheid kan de werknemer chats gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden.

Soms misbruiken werkgevers controlegegevens om werknemers te micromanagen of een oneerlijk oordeel te vellen over hun prestaties.

Een manager kan bijvoorbeeld de browsegeschiedenis van een werknemer gebruiken om hem te beschuldigen van luiheid, zonder rekening te houden met factoren zoals onderzoek of persoonlijke noodgevallen.

Het gevoel dat ze constant in de gaten worden gehouden, kan de angst en druk op werknemers vergroten. Werknemers voelen zich ongemakkelijk bij het idee dat al hun bewegingen worden gevolgd. Ze zullen misschien niet de nodige pauzes nemen of fouten maken uit angst dat dit hun productiviteit zal aantasten. Bovendien zullen werknemers zich zorgen maken dat ze gestraft of ontslagen kunnen worden als ze niet aan de verwachtingen voldoen. Al deze factoren zullen het positieve effect van monitoring minimaliseren. In plaats van productieve en efficiënte werknemers, krijg je gestresste, opgebrande werknemers die niet tevreden zijn met hun baan.

Wanneer werknemers niet weten welke informatie je verzamelt en met welk doel, of - erger nog - wanneer ze niet op de hoogte zijn gebracht van de monitoring, zullen ze zich bespied voelen. Hun vertrouwen en loyaliteit zullen worden aangetast, wat zal leiden tot een giftige werkomgeving en meer verloop.

Het is de verantwoordelijkheid van een bedrijf om op deze potentiële ethische kwesties te letten. Monitoren hoeft niet per se stressvol te zijn. De impact hangt af van verschillende factoren: het soort controle, de mate van transparantie, het traceerbeleid en de bedrijfscultuur.

Dus hoe vinden we het juiste evenwicht tussen effectieve monitoring en ethiek en respect voor privacy? We raden aan de volgende best practices toe te passen.

1. De toepasselijke privacywet- en regelgeving bestuderen

   Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om te voldoen aan de staats- en lokale privacy- en arbeidswetgeving. Als je team geografisch verspreid is, moet je niet alleen letten op de regelgeving in het gebied van je hoofdkantoor, maar ook in de gebieden waar je werknemers wonen. Raadpleeg een juridisch expert om er zeker van te zijn dat uw controlepraktijken niet in strijd zijn met de beperkingen voor gegevensverzameling.

2. Monitor doelgericht

   Stel duidelijke doelen voor het monitoren van werknemers, zoals het verbeteren van de productiviteit, het verbeteren van de beveiliging of het garanderen van naleving. Beperk de reikwijdte van het monitoren tot activiteiten die strikt noodzakelijk zijn om gemonitord te worden om het gestelde doel te bereiken. Vermijd het verzamelen van onnodige gegevens of het langer bewaren van gegevens dan uw doel vereist.

3. Een gedetailleerd en transparant controlebeleid ontwikkelen

   Een controlebeleid voor werknemers is een verzameling regels en richtlijnen die de opvolgingspraktijken in uw organisatie beschrijven. Het moet de volgende aspecten definiëren:

   • Wat is het doel van werknemersmonitoring?

   • Wie wordt er gecontroleerd?

   • Welke activiteiten worden gecontroleerd?

   • Hoe lang worden de gegevens bewaard?

   • Hoe worden de monitoringgegevens gebruikt? (bijv. prestatie-evaluatie, beveiliging, training)

   • Wie heeft toegang tot de monitoringgegevens?

   • Hoe worden de verzamelde gegevens beschermd?

   • Wat zijn de rechten van werknemers met betrekking tot de verzamelde gegevens?

   • Hoe gaat het bedrijf om met klachten of zorgen over monitoring?

   Het beleid moet direct beschikbaar zijn voor werknemers. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het tijdig informeren van werknemers over wijzigingen in dit document.

4. Maak monitoringpraktijken open en transparant

   Informeer het personeel over volgsoftware en het monitoringbeleid. Leg het doel van het monitoren uit, bijvoorbeeld prestatie-evaluatie, beveiliging of het verhogen van de productiviteit. Maak de reikwijdte van het monitoren bekend: welke gegevens worden verzameld, welke apparaten en activiteiten worden gemonitord en hoe de gegevens worden gebruikt.

   Houd er rekening mee dat de werknemers het idee van monitoring in eerste instantie misschien niet leuk vinden. Zorg ervoor dat je ingaat op hun zorgen en mogelijke bezwaren.

5. Toestemming van werknemer verkrijgen

   De meeste rechtsgebieden vereisen dat je de uitdrukkelijke toestemming van werknemers vraagt voor het volgen, vooral voor de meer indringende vormen, zoals het vastleggen van toetsaanslagen of webcambewaking. Het ondertekenen van een schriftelijke overeenkomst voor tracking is de handigste vorm om toestemming te verkrijgen.

6. Zorgen voor eerlijke en consistente monitoring

   De ethiek van het monitoren van werknemers vereist dat u het monitoringbeleid consequent toepast op alle werknemers en discriminerende praktijken vermijdt. Als u alleen specifieke werknemers of een team monitort, kunnen ze het gevoel krijgen dat u ze niet vertrouwt en wrok koesteren tegen u of andere werknemers die niet worden gemonitord. Bovendien kunnen hun collega's hen anders gaan behandelen, wat de sfeer op de werkplek kan verslechteren.

   Zelfs als je alleen de prestaties van geselecteerde werknemers wilt volgen, is het nog steeds beter om breed te monitoren. Brede monitoring geeft je meer inzicht in de workflow en kan inefficiënties aan het licht brengen waar je je niet bewust van bent.

   Opvolging moet dienen om trends en verbeterpunten te identificeren, niet om individuele werknemers te micromanagen. Bekijk regelmatig je controlepraktijken om er zeker van te zijn dat ze eerlijk en effectief zijn en het gestelde doel dienen.

7. Privacy en gegevensbeveiliging beschermen

   Bepaal de omvang van de gegevensverzameling die essentieel is om je doel te bereiken en blijf binnen deze beperking. Vermijd strikt het monitoren van persoonlijke apparaten van werknemers of hun activiteiten buiten werktijd. Als een werknemer zijn persoonlijke apparaat voor het werk gebruikt, moet de software een optie hebben om het monitoren handmatig te stoppen of automatisch alleen te volgen binnen vooraf ingestelde werkuren.

   Vermijd indien mogelijk het verzamelen van vertrouwelijke informatie. Gebruik anders anonimisering van gegevens, zodat de gegevens niet in verband kunnen worden gebracht met specifieke werknemers.

   Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen voor de verzamelde monitoringgegevens. Gebruik waar mogelijk sterke wachtwoorden, authenticatie met twee factoren en gegevensversleuteling. Beperk de toegang tot monitoringgegevens tot bevoegd personeel op een 'need-to-know' basis.

Ethisch gebruik van software voor werknemersmonitoring kan lijken op koorddansen waarbij één verkeerde stap het vertrouwen van werknemers kan schaden en juridische gevolgen kan hebben. Met een verantwoordelijke en evenwichtige aanpak kunnen bedrijven echter profiteren van de voordelen van monitoring zonder de ethische principes in gevaar te brengen. Het is de verantwoordelijkheid van een bedrijf om prioriteit te geven aan transparantie, eerlijkheid en de toestemming van werknemers als het een werkomgeving wil creëren waar technologie wordt gebruikt om de productiviteit en prestaties te verbeteren.