Welke van uw werknemers kunnen worden ontslagen zonder verlies voor de onderneming?

Hoe kan een geautomatiseerd werknemersvolgsysteem helpen bij het HR-beheer in kleine en middelgrote bedrijven en u geld besparen door te bepalen welke werknemers overbodig zijn.

Overbodige mensen

Het lijkt erop dat het moeilijkste deel van het ontslaan van werknemers erin bestaat een nietsvermoedend persoon mee te delen dat zijn of haar diensten niet langer nodig zijn. In werkelijkheid is ontslag een even complex en kostbaar proces als aanwerving.

Een vriend van mij, een zakenman, kon niet overweg met zijn nieuwe ondergeschikte en ontsloeg hem zes maanden later met het argument dat de werknemer "de structuur van het bedrijf niet begreep". Een maand later werd de ontslagen werknemer aangenomen bij een concurrent en na korte tijd wist hij uitstekende resultaten te boeken in zijn nieuwe bedrijf. Dus in plaats van zijn fout toe te geven (en het was zeker een fout) kwam mijn vriend met een andere verklaring: concurrenten betalen meer.

Om dergelijke situaties te vermijden moeten managers de doeltreffendheid van werknemers evalueren op basis van objectieve criteria en niet op basis van indirect bewijs zoals "inzicht in de structuur van een bedrijf". Focussen op persoonlijke percepties van een abstracte goede werknemer is een directe weg naar het uiteenvallen van het bedrijf.

Om uw personeel goed te optimaliseren moet u precies vaststellen welke acties moeten worden ondernomen voor de vervulling van elke taak. Met geautomatiseerde tijd- en aanwezigheidsregistratie wanneer iedereen in het bedrijf een vaste set applicaties en sites heeft die hij of zij gebruikt om zijn of haar taken uit te voeren werkt de "werknemer - functie - tool" bundel feilloos. Wie buiten deze bundel valt, kunt u dus relatief probleemloos ontslaan.

De meeste bedrijven die automatische tijdregistratiesystemen gebruiken, onderscheiden vier soorten "overbodige werknemers".

"Slackers"

Ontslagreden: ze doen niets

Computer activity monitoring geeft een compleet beeld van hoe de werkdag van elke werknemer verloopt. De ervaring van onze gebruikers met 40 of meer personeelsleden leert dat er in elk werkteam minstens twee werknemers zijn die fysiek aanwezig zijn op de werkplek maar geen nuttige functies uitvoeren.

Het is prima als een werknemer voor het begin van een werkdag 15 minuten inlogt op een sociaal netwerk. Maar als hij in plaats daarvan vijf uur per dag online games speelt, hebt u alle reden om te heroverwegen of u deze medewerker überhaupt nodig hebt.

Het ontstaan van verstokte nietsnutten in een bedrijf is mogelijk als de bedrijfsleider het probleem van de organisatie van de arbeid ziet als "eens en voor altijd opgelost" en het arbeidsproces niet met een zekere periodiciteit controleert. Zelfs de besten onder ons hebben de neiging wat losser te worden wanneer de controle wordt verzwakt.

Afscheid nemen van de "luilakken" brengt normaal gesproken geen risico's met zich mee, zoals het concrete voorbeeld van een van onze gebruikers laat zien: een van de afdelingshoofden van het bedrijf ontdekte het ontslag van een van zijn ondergeschikten slechts twee dagen nadat deze niet meer op kantoor verscheen.

"Assistenten"

Ontslagreden: ze doen het werk van iemand anders

Als een werknemer vaak programma's of sites gebruikt die niet bedoeld zijn om hem of haar te helpen bij het uitvoeren van persoonlijke taken, kan dat betekenen dat deze persoon het werk van iemand anders doet. In feite hebben deze werknemers misschien helemaal geen eigen taken of projecten en wordt hun hele tijd besteed aan werk dat niet met een objectieve schaal kan worden gecontroleerd of geëvalueerd.

In bedrijven waar lijnmanagers zelfstandig verantwoordelijkheden onder werknemers verdelen en het werk van hun afdeling controleren, zijn er altijd verschillende werknemers die kunnen worden belast met het ondersteunen van iemand of het helpen van een projectteam op een specifiek projectgebied.

Het afscheid van een "assistent" zal voor het personeel van de onderneming vrijwel probleemloos verlopen, aangezien de werknemers die eerder van zijn of haar diensten gebruik hebben gemaakt, het werk zelf zullen doen. Dit bevordert een gelijkmatige verdeling van de werklast voor alle werknemers en het loonfonds kan worden herverdeeld ten gunste van productievere werknemers.

"Experts van delegatie"

Ontslagreden: ze schuiven hun werk af op anderen

Zij verblijven vaak in afdelingen waar alle medewerkers vergelijkbare functies hebben. Meestal wordt een taak toegewezen aan een afdeling als geheel en verdelen de medewerkers onderling de verantwoordelijkheden en de werklast die nodig zijn om de taak te voltooien.

Zo moesten drie werknemers van een logistieke afdeling in een week 1000 nieuwe artikelen in de database invoeren. De taak kon nauwkeurig en op tijd worden uitgevoerd, maar als u bekijkt hoe de drie werknemers de computers gebruikten voor de taak, zult u merken dat twee van hen 95% van de werktijd doorbrachten in bedrijfsdatabases en Excel, maar dat de derde daar slechts 35% van de tijd doorbracht. Dit betekent dat het werk van de hele afdeling in feite door twee van de drie mensen werd uitgevoerd.

De ervaring leert dat deze gang van zaken zelfs in een bedrijf met slechts 10 personeelsleden kan voorkomen. Er zijn altijd drie of vier personen die het grootste deel van de werklast op zich nemen en daardoor krijgt de rest van de werknemers ten onrechte het gevoel dat individuele lasten ook gedeeltelijk op hen kunnen worden afgewenteld.

"Klusjesmannen"

Ontslagreden: ze doen veel werk maar hinderen liever dan dat ze helpen.

Elke werknemer heeft een takenpakket dat in de arbeidsovereenkomst en de functieomschrijving is opgenomen. En hij of zij moet ze uitvoeren. Zelfs als werknemers van hun werk worden afgeleid, niet door persoonlijke zaken maar door de noodzaak een collega bij te staan, is dat nog steeds een probleem.

Bedrijfsleiders kunnen niet in de computer van elke werknemer kijken, zodat het mogelijk is dat zij nooit te weten zullen komen dat bijvoorbeeld de verkoopmanager van het bedrijf vaker dan nodig Word gebruikt (om zakelijke voorstellen te schrijven en in wezen het werk van de marketingafdeling te doen) of klanten vaak raadpleegt over de technische mogelijkheden van een product (wat het werk is van de technische ondersteuning), ook al is de enige functie van de verkoopmanager verkoop.

"Allemanszaken" doen een heleboel dingen tegelijk, maar brengen geen enkele daarvan tot een goed einde of doen ze allemaal even slecht omdat ze van taak naar taak springen en voortdurend worden afgeleid. Zelfs als zij altijd zwaar beladen zijn met werk en voortdurend met iets bezig zijn, is het onmogelijk hun bijdrage aan de kosten van het product te meten. En dat is reden genoeg om zo'n werknemer te ontslaan.

Welke van uw werknemers kunnen worden ontslagen zonder verlies voor de onderneming?