Toezicht op werknemers: Hoe juridische valkuilen te vermijden

De laatste tijd is de technologie met sprongen vooruit gegaan. Steeds meer mensen zijn tegenwoordig actief op de sociale media. Tegelijkertijd is het juridische kader niet in hetzelfde tempo meegegaan, waardoor een enorme kloof is ontstaan die met de dag groter wordt. Door de gemakkelijke toegang tot elektronische instrumenten zoals mobiele telefoons, tablets en laptops en het internet is de ruimte tussen officiële correspondentie en sociale media steeds kleiner geworden. Dit is natuurlijk een bron van zorg voor de werkgevers omdat zij vrezen dat de veiligheid van officiële gegevens in het gedrang kan komen.

Dit is een risico dat de werkgevers moeten proberen aan te pakken. Een manier om dit probleem aan te pakken is het stellen van grenzen en het formuleren van regels waaraan de werknemers zich moeten houden. De werkgever heeft ook de mogelijkheid om het gebruik van de IT-systemen door zijn werknemers te controleren. Er zijn echter bepaalde rechten waarover de werknemers beschikken en waarvan de werkgevers zich bewust moeten zijn. Inbreuken op deze rechten kunnen juridische gevolgen hebben voor de werkgever.

Er moet duidelijk worden afgebakend wat passend is en wat niet. De werkgever moet duidelijk zijn in zijn gedachte over deze factor. Hij moet ook beslissen of het gedrag van de werknemer op dit gebied moet worden gecontroleerd of niet. Hij moet ook duidelijk zijn over hoe hij in dit proces te werk moet gaan. Er zijn vele methoden om deze controles uit te voeren.

De werkgever moet ook nagaan of het al dan niet noodzakelijk is het volledige IT-gebruik van de werknemer te controleren. Hij moet ook nagaan welke gevolgen dit voor de werknemer kan hebben. De werkgever moet ook minder ingrijpende methoden onderzoeken voordat hij hierover richtsnoeren opstelt. Deze punten moeten door hen tijdens de besprekingen worden gedocumenteerd.

Zodra de regels zijn opgesteld, is het de plicht van de werkgever om ze aan de werknemers mee te delen. Het is altijd beter als de werknemers weten wat ze moeten doen en wat ze niet mogen doen. Dit is ook in het voordeel van de werkgever, omdat de werknemer later niet kan aanvoeren dat hij de regels niet kent. Dit beleidsdocument moet in detail met de werknemers worden gedeeld.

Doet de werkgever dit niet, dan kan dit leiden tot juridische complicaties. Het feit dat de werknemer gecontroleerd kan worden, moet de werknemer bekend zijn. In feite moet hij een exemplaar van het beleidsdocument krijgen en ook een opleiding.

Nu het beleid er is, heeft de werkgever de verantwoordelijkheid om speciale mensen voor de baan te identificeren. De aldus verzamelde informatie van de werknemers moet worden opgeslagen volgens de bepalingen van de wet. Het is verstandig dat de werkgever de sterkte van dergelijk speciaal personeel tot een minimum beperkt. De controlebevoegdheden van dergelijke werknemers moeten ook worden beperkt om elk geval van illegale afluisterpraktijken te voorkomen.

Een ding dat de werkgevers altijd in gedachten moeten houden is dat elke werknemer recht heeft op zijn privacy. Tegenwoordig mogen werknemers hun eigen apparaten meenemen naar de werkplek. De werkgever moet een duidelijk idee hebben van wat het recht op privacy van de werknemer inhoudt en wat niet. Hij moet ervoor zorgen dat dit recht in geen geval wordt geschonden. Gebleken is dat de rechter dergelijke inbreuken ernstig neemt. Er is een zeer dunne scheidslijn tussen wat als privé moet worden behandeld en wat niet.

De werkgever moet weten hoe hij tussen deze punten moet jongleren en met een streng maar doeltreffend en volkomen wettelijk aanvaard controlebeleid komen. De werkgever moet zich ervan vergewissen dat de privacy van de werknemer niet wordt geschonden en er tegelijkertijd voor zorgen dat de veiligheid van de officiële gegevens niet in het gedrang komt. Dit is een moeilijke evenwichtsoefening die moet worden uitgevoerd.

E-mails zijn de belangrijkste communicatiemiddelen waardoor vertrouwelijke gegevens kunnen uitlekken. Het zou echter onpraktisch zijn voor werkgevers om e-mails te beperken. Het zou ook een probleem kunnen zijn om elke e-mailcommunicatie te controleren. Er zijn bepaalde regelgevende instanties die het recht hebben informatie op te vragen overeenkomstig de bepalingen van de wet. In dergelijke omstandigheden is de werkgever verplicht de vereiste informatie te verstrekken.

De werkgever moet op zijn hoede zijn voor deze bepalingen bij het opstellen van de polissen. De werkgever moet ervoor zorgen dat deze bijzondere openbaarmakingsclausule in het beleidsdocument wordt opgenomen, anders kan dit als een inbreuk worden beschouwd.

Opleiding van de werknemer is van het grootste belang

Het spreekt vanzelf dat een controlebeleid moet worden opgesteld en nageleefd. Voorlichting van de werknemer over de gevolgen van het beleid is echter van het grootste belang. Het controlebeleid moet ongetwijfeld van kracht zijn, maar het moet worden gebruikt als laatste troef. Er moet een perfecte coördinatie zijn tussen dit beleid en andere beleidsterreinen van de organisatie. In feite is het beter als de clausules van het controlebeleid deel uitmaken van de arbeidsovereenkomst zelf.

Voor het succesvol functioneren van een organisatie moet beleid worden opgesteld en gevolgd. Het is de plicht van de werknemer om erop toe te zien dat dit beleid strikt wordt nageleefd. Tegelijkertijd is het de plicht van de werkgever om ervoor te zorgen dat de rechten van de werknemer op geen enkel moment worden geschonden. Ook de werknemer moet begrijpen dat een bepaald decorum moet worden gehandhaafd en dat hij in geen geval iets doet dat de veiligheid van de officiële gegevens in gevaar brengt. Voor het effectief functioneren van de organisatie als geheel is een perfect evenwicht vereist.