Loonfraude

Werknemersmonitoring kan niet alleen onproductieve werknemers of gegevenslekken aan het licht brengen. Soms kan het ongelooflijke financiële fraude binnen het bedrijf aan het licht brengen.

Een verzekeringsmaatschappij opende een nieuw kantoor in San Antonio en stelde William aan als hoofd. William was een jonge en ambitieuze manager die verbazingwekkende resultaten boekte in zijn werk, en de leidinggevende positie in het nieuwe kantoor was een promotiekans voor hem.

William ging met veel enthousiasme en verantwoordelijkheid aan de slag. Onder zijn leiding maakte het nieuwe kantoor een stabiele groei door en groeide het personeelsbestand tot acht medewerkers.

De groei vertraagde echter na tien maanden. William meldde dat het aantal cliënten toenam en dat het personeel de werkdruk niet aankon. Hij vroeg drie extra werknemers aan te nemen en kreeg daarvoor toestemming. Het veranderde echter niets aan de situatie - elf werknemers brachten niet veel meer inkomsten dan acht. William verzekerde dat dit tijdelijke moeilijkheden waren, de zaak zou snel weer aantrekken - maar hij moest nog twee werknemers in dienst nemen.

Op dat moment raakten de leidinggevenden geïnteresseerd in het werk van het kantoor in San Antonio. Ze vermoedden dat de werknemers niet zo productief waren als de rapporten van William zeiden. Misschien kon de leidinggevende, in plaats van het team uit te breiden, meer productiviteit stimuleren bij het huidige werkende personeel. Het hoofdkantoor nam contact op met CleverControl om het werknemersvolgsysteem te implementeren in hun slecht presterende vestiging en te zien hoe het kon helpen de prestaties te verbeteren.

De monitoring door CleverControl gedurende een maand toonde aan dat luiheid en gebrek aan discipline niet de problemen waren op kantoor. Integendeel, uit de statistieken bleek dat de werknemers voortdurend overwerkten en soms tot 22.00 uur op kantoor bleven om de taken van William te kunnen uitvoeren. Een dergelijke werkdruk had al een negatief effect op het moreel en de prestaties van de werknemers. Zo vertoonde een van de beste werknemers na weken van crunches duidelijke tekenen van burn-out. Uit logboeken bleek dat zijn dagelijkse bijdrage soms slechts bestond uit een paar e-mails aan klanten of een paar regels tekst. Volgens schermopnames schakelde hij de rest van de tijd gedachteloos tussen werkgerelateerde tabbladen in de browser en werkchats.

Volgens William deed het personeel niet genoeg. Hij bleef hogere doelen stellen en berispte medewerkers per e-mail. Zijn vaak onbeschofte oproepen werden ook vastgelegd door CleverControl.Elf medewerkers zouden een kans hebben om het tempo van William bij te houden. Als er elf medewerkers op kantoor werkten.

William leek niet veel aandacht te besteden aan de nieuwe software en dacht dat het een antivirus of een of ander beveiligingsprogramma was. Binnen een week nadat de IT-specialist van het hoofdkantoor de CleverControl-installatielinks naar het kantoor in San Antonio had gestuurd, maakten slechts negen computers verbinding met het monitoringdashboard. De specialist belde het kantoor om te vragen of alle medewerkers de agent hadden geïnstalleerd en kreeg een bevestiging. De twee ontbrekende computers werden echter noch na een week noch na een maand opgenomen in het monitoring dashboard. Het bezoek aan het kantoor in San Antonio bevestigde de ergste vermoedens van het bedrijf: die twee werknemers bestonden alleen in de salarisadministratie. Een intern onderzoek wees uit dat William valse werknemers had "ingehuurd" en hun salaris had verduisterd.

William werd ontslagen, en het werk van het San Antonio kantoor werd gereorganiseerd.

• Online dashboard

  CleverControl toonde aan dat er minder werknemers op kantoor waren dan de loonadministratie aangaf.
• Actieve tijdsstatistieken

  Uit de controle van de werktijd van de werknemers bleek dat het personeel overwerkt.
• Registratie van gebruikersacties

  Uit het bijhouden van het werk van de werknemers bleek dat zij hun taken verantwoord uitvoerden, maar dat hun werkdruk te hoog was.