Factuurfraude

Een bouwbedrijf begon te vermoeden dat hun boekhoudafdeling fraude pleegde. De managers merkten een paar keer op dat dezelfde factuur voor materialen tweemaal werd betaald. De gevallen werden afgeschreven als fouten door onoplettendheid, maar omdat niemand wilde toegeven dat hij de dubbele betaling had gedaan, werden de kosten van de loonstrookjes van de hele afdeling afgetrokken. Het management vermoedde echter dat het niet om gewone fouten ging, maar had daar geen bewijs voor en ook geen naam van de dader. Daarom nam het bedrijf contact op met CleverControl.

Het bedrijf kocht het 5 PC pakket met Screen Recording. Het live monitoren van het scherm en in opname, het vastleggen van toetsaanslagen, screenshots, applicatie en website activiteit zou genoeg informatie moeten hebben opgeleverd om de fraudeur te ontmaskeren als die er was. Bovendien konden gesprekken in messengers en e-mails een waardevolle bron van informatie worden, dus besteedde het management ook aandacht aan die logs.

CleverControl werd via Active Directory in stilte naar de kantoorcomputers geduwd om de mogelijke dader niet te alarmeren. In het algemeen raden wij het af om de bewaking heimelijk in te stellen, hoewel het in gevallen als deze gerechtvaardigd kan zijn.

Al snel bleek dat er in het bedrijf financiële fraude werd gepleegd. Dubbele betalingen waren geen eenmalige gevallen - een van de accountants betaalde regelmatig dubbel, meestal facturen van geringe waarde om niet op te vallen. Schermopnames leverden bewijs van dubbele transacties met de naam van de ontvanger. De directie stelde vast dat dergelijke betalingen naar dezelfde leverancier gingen. Zij veronderstelden dat de accountant met de leverancier samenspande om die fraude te plegen, en dat zij de winst van die dubbele betalingen deelden. Om bewijs te verkrijgen, bestudeerde de manager e-mail- en toetsaanslagen van de computer van de accountant en ontdekte dat zij bevestigingsmails naar de leverancier stuurde nadat zij de dubbele betaling had verricht. Deze e-mails dienden als rechtstreeks bewijs van de fraude.

De accountant werd ontslagen. Het bedrijf ging haar aanklagen, met bewijzen die ze onder andere met behulp van CleverControl hadden gekregen.

• Schermopnames

  Dit kenmerk ving het feit van dubbele betalingen aan de dienstverlener op.
• Toezicht op sociale media

  Door sociale media en e-mail monitoring kon het bedrijf bewijs krijgen van de criminele deal tussen de accountant en de leverancier.
• Installatie op afstand via Groepsbeleid

  Door de stille installatie via Group Policy kon het management het programma instellen zonder de dader te alarmeren.