Verbetering van werkprocessen in een groeiend team

Vandaag praten we met Daniel, een van de topmanagers van een makelaarskantoor in de VS. Zijn agentschap was op zoek naar een systeem om het werk van het groeiende personeel te controleren. "Toen we een klein team hadden, zagen we geen ernstige problemen met discipline of productiviteit", zegt Daniel, een van de managers. "Maar toen ons team groeide, werd het steeds moeilijker om de betrokkenheid van elke werknemer te garanderen. We zochten naar een effectief instrument om mogelijke disciplinaire problemen in de toekomst te voorkomen."

Het bedrijf koos voor een plan van drie maanden om te testen hoe het in de werkomgeving zou passen. In eerste instantie zorgde het bewakingssysteem voor ongerustheid bij de werknemers, maar de manager legde hen het onderste uit de kan. "We legden uit dat CleverControl er was om het klimaat op kantoor te verbeteren, niet om te spioneren of onnodige spanning te creëren," zegt Daniel. "Het zou hen bijvoorbeeld verlossen van vervelende taken als in- en uitklokken en het bijhouden van hun werktijd." Het toezicht hielp ook om de werkdruk eerlijk te verdelen. Sommige van de meer ervaren werknemers waren ongelukkig dat ze werk moesten doen voor hun nieuwe collega's die niet ervaren genoeg waren. Door logs van de door CleverControl verzamelde werkchats te analyseren, vond de directie de belangrijkste knelpunten waarmee de nieuwe medewerkers werden geconfronteerd. Hierdoor konden zij het introductieprogramma voor de nieuwe medewerkers aanpassen om deze knelpunten op te lossen voordat ze zich voordeden.

De meest uitdagende taak was echter het bewaken van agenten buiten het kantoor, bijvoorbeeld wanneer zij appartementen aan de klanten lieten zien. Hoewel CleverControl nog niet veel functies biedt voor het toezicht op de buitendienst, kwamen sommige van de bestaande opties, zoals geolocatie op MacOS-computers, goed van pas. Dankzij dit systeem kwam de manager te weten dat één van de agenten de gewoonte had om na de ontmoeting met de klant 1 tot 1,5 uur in een café te gaan zitten surfen op het internet. De agent vertelde de manager altijd dat hij al die tijd had besteed aan het tonen van het huis aan de klanten.

Drie maanden gebruik van CleverControl heeft ons een aantal gebieden laten zien die voor verbetering vatbaar zijn," zegt Daniel. "We zullen onze licentie verlengen en zien hoe deze verbeteringen werken.

• Volgen van gebruikersactiviteiten

  Deze functie houdt automatisch het begin en het einde van werktijd en actieve tijd bij. Het bespaart werknemers het in- en uitklokken en het handmatig bijhouden van de tijd.
• IM-controle

  Werkchats kunnen dienen als een waardevolle bron van informatie over de workflow op kantoor, met name welke moeilijkheden werknemers ondervinden.
• Geolocatie

  De manager kan de locatie van het apparaat zien op het monitoringdashboard en ervoor zorgen dat de veldwerker op schema blijft.