Liefdadigheid

Kleine ondernemers vertellen ons vaak dat zij CleverControl eerder als psychologisch instrument gebruiken dan als een praktisch controle-instrument. De werknemers weten dat hun activiteit wordt gevolgd, zodat zij verantwoordelijker met hun taken omgaan en hun productiviteit zelfreguleren. Van hun kant controleren de werkgevers om de paar weken even de controlerapporten om er zeker van te zijn dat alles goed gaat. Ze gaan pas dieper graven als ze vermoedens hebben - en die zijn er zelden.

Het geval van vandaag is dat van een van die kleine bedrijven. Andrew is eigenaar van drie bakkerijen in de stad. Als kok en bakker kent hij alle ins en outs van zijn bedrijf, evenals mogelijke fraudeconstructies, zodat hij moeilijk te bedriegen is. Zijn personeelsverloop is zeer laag - de meeste van zijn werknemers werken al jaren voor hem en blijken betrouwbaar en efficiënt.

Andrew kent echter het gezegde "Vertrouw maar verifieer". Hij volgt zijn personeel nog steeds met behulp van populaire hulpmiddelen: videobewaking voor de bakkerij en de keuken en CleverControl voor zijn kantoormedewerkers: de boekhouders, de verkoop- en inkoopmanagers. Hij logt in op zijn CleverControl dashboard en bekijkt om de twee of drie weken kort de verslagen van de bezochte websites en boodschappers. Meestal is er nauwelijks iets aan de hand en Andrew vindt een incidenteel grappig kattenfilmpje op Youtube geen reden voor een reprimande. "Ik weet hoe gevoelloos de hersenen kunnen aanvoelen na een dag werken met cijfers,- zegt hij. - Als het hen helpt te ontspannen, vind ik het niet erg, tenzij ze de hele dag naar Youtube kijken natuurlijk. Ik ben zelf een fervent dierenvriend; ik doneer 3% van mijn maandelijkse winst aan het plaatselijke dierenasiel."

Eerst deed Andrew deze donaties zelf, maar later vertrouwde hij deze taak toe aan zijn accountant Lisa. Gina, de supervisor van het dierenasiel, stelde deze donaties zeer op prijs.

Op een keer kwam Andrew toevallig Gina tegen. Ze hadden een gesprek, en Gina zei dat ze het jammer vond dat Andrew's zaken niet goed gingen. Verbaasd vroeg Andrew waarom ze dat dacht. Tot zijn verwarring vernam hij dat zijn donaties de afgelopen maanden schaars waren geweest, en Gina dacht dat hij het zich niet meer kon veroorloven het opvanghuis te steunen. Maar in werkelijkheid zaten Andrew's zaken in de lift, en het bedrag aan donaties groeide in de rekeningen die zijn boekhouder hem elke maand bracht om te tekenen.

Andrew onderzocht de door CleverControl verzamelde activiteitenrapporten van de accountant. De donaties werden overgemaakt op de eerste dag van de maand, dus bestudeerde hij screenshots, key logs, bezochte sites en schermopnames voor die dagen voor de laatste acht maanden. Screenshots en schermopnames toonden aan dat Lisa fraude pleegde met donaties. In het begin splitste ze af en toe de betalingen - het grootste deel ging naar de rekening van het asiel, maar honderd of twee dollar naar een onbekende. Toen ze brutaler werd, begon ze steeds grotere delen van het bedrag en vervolgens hele maandelijkse donaties over te maken naar de mysterieuze rekening. Toen CleverControl registreerde dat Lisa na een overschrijving achteloos haar persoonlijke bankrekening vanaf de kantoorcomputer bekeek, kreeg Andrew het vereiste bewijs. De mysterieuze rekening was van haar. In totaal stak de medewerkster twee maanden lang het volledige bedrag van het goede doel in haar zak en ongeveer 30% van andere donatiebedragen gedurende acht maanden.

Natuurlijk werd Lisa onmiddellijk ontslagen. Andrew gaat haar aanklagen voor fraude. Hij verklaart dat deze zaak hem geleerd heeft zijn werknemers goed in de gaten te houden, hoe betrouwbaar ze ook zijn. "Zonder CleverControl zou ik deze regeling niet onthullen of het bewijs hebben voor de rechtbank"- zegt Andrew.

• Screenshots

  Met deze functie konden feiten van geldoverdrachten naar een niet-geautoriseerde rekening worden opgespoord.
• Schermopname

  Samen met screenshots hielp het om de transactie op de persoonlijke rekening van de werknemer te bewijzen.
• Keylogger

  Het programma registreerde de rekeningnummers en de geldbedragen die daarheen werden overgemaakt.