6 manieren om de productiviteit op de werkplek te verhogen met monitoringsoftware

De productiviteit van werknemers is een sleutelfactor voor het succes van elke organisatie. Betrokken, doelgerichte en efficiënte werknemers dragen aanzienlijk bij aan de groei en winstgevendheid van het bedrijf. Onderzoek door Gallup blijkt dat betrokken werknemers 23% meer winst maken, 18% productiever zijn in de verkoop en 10% loyaler zijn aan hun klanten. Toch kan slechts 23% van de werknemers wereldwijd "betrokken" worden genoemd.

Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar effectieve manieren om de productiviteit en betrokkenheid van werknemers te verhogen, van het creëren van verschillende stimulansen tot het implementeren van volgsoftware. Dit artikel onderzoekt manieren om trackingprogramma's te gebruiken om de productiviteit te verhogen.

Software voor het monitoren van werknemers is een van de meest gebruikte methoden om de productiviteit te volgen en het werd populairder tijdens de COVID-19 pandemie. Ondanks de populariteit zijn er wijdverspreide discussies over de efficiëntie en ethiek ervan. Critici zeggen dat constante controle een gevoel van wantrouwen en wrok creëert tegenover de werkgever. Bovendien verhoogt het de stressniveaus van werknemers en verlaagt het de algemene werktevredenheid. Het is echter belangrijk om te begrijpen dat negatieve effecten het gevolg zijn van een onjuiste implementatie van monitoringsoftware.

Het op een dwingende manier bijhouden van de stappen van elke werknemer of een berisping voor een extra minuut op het toilet zal angst opwekken en ervoor zorgen dat de werknemer overweegt om van baan te veranderen.

Integendeel, wanneer monitoring ethisch en transparant wordt gebruikt om werkprocessen te optimaliseren en het personeel te helpen, verhoogt het de productiviteit en draagt het bij aan een ondersteunende werksfeer. Bekijk dit artikel voor meer informatie over digitale ethiek bij het volgen van werknemers.

Monitoringsoftware kan een krachtig element worden in het systeem om de productiviteit op de werkplek op veel manieren te verhogen. Hier lees je hoe het je team efficiënter kan maken.

Het bijhouden van aanwezigheid is een vervelend proces voor zowel managers als werknemers. Het invullen en controleren van eindeloze papieren urenbriefjes en het berekenen van overuren, ziekteverlof en vakanties kost waardevolle tijd en is gevoelig voor menselijke fouten.

Het digitaliseren van aanwezigheidsbestanden versnelt het proces een paar keer en maakt papieren urenstaten overbodig, waardoor de efficiëntie toeneemt en de impact op het milieu afneemt. Werknemers kunnen eenvoudig in- en uitklokken via hun computer of mobiele apparaat. In sommige gevallen hoeven ze het niet eens handmatig te doen - controlesoftware zoals CleverControl registreert automatisch het begin en het einde van de werkzaamheden. Sommige systemen stellen werknemers in staat om verlofaanvragen online in te dienen en managers kunnen deze snel bekijken en goedkeuren.

Controleprogramma's berekenen de werkuren van elke werknemer, registreren wanneer ze te laat komen of vroeg vertrekken en markeren afwezigheden automatisch. Managers hebben toegang tot deze rapporten over de aanwezigheid van werknemers, inclusief gewerkte uren, overuren en verlofsaldi, en kunnen zelfs de loonlijst laten berekenen.

Bovendien onthult software voor het monitoren van werknemers tijdfraude - een plan om oneven uren op te nemen in urenstaten. Het systeem laat zien of er daadwerkelijk werkactiviteit is op de computer van de werknemer wanneer deze beweert te werken.

Het resultaat is dat volgprogramma's tijd en moeite besparen op aanwezigheidsrapportage en loonberekening, waardoor managers en werknemers waardevolle tijd vrijmaken voor belangrijke taken.

Soms is het installeren van volgsoftware al voldoende om de productiviteit te verhogen. Als werknemers weten dat ze gevolgd worden, hebben ze de neiging om hun prestaties zelf te reguleren: ze worden verantwoordelijker, verantwoordelijker en minder geneigd om het werkbeleid te overtreden.

We spraken met Mark, de eigenaar van een online sportwinkel, over zijn ervaring met het gebruik van CleverControl. Tijdens de pandemie ging zijn personeel op afstand werken, dus had hij een tool nodig om ervoor te zorgen dat de medewerkers net zo effectief bleven als op kantoor. "Eerlijk gezegd controleer ik de controlerapporten zelden, misschien een of twee keer per maand," zegt Mark. "Mijn team weet dat ze gemonitord worden, waardoor ze productief blijven. Als ik het dashboard bekijk, kijk ik vooral naar livestreams van computerschermen om te zien of de medewerkers geconcentreerd aan het werk zijn."

Live rapporten zijn een krachtige functie die workflows kunnen verbeteren. Door in realtime te zien wat je team doet, inefficiënties op te sporen en tijdig feedback te geven, worden werkprocessen effectiever en neemt de productiviteit toe.

Software voor het monitoren van werknemers biedt waardevolle inzichten in de werkgewoonten en -patronen van werknemers, waardoor ze inefficiënties aan het licht kunnen brengen en de productiviteit kunnen verbeteren.

Ten eerste houdt het programma de activiteitsniveaus gedurende de dag bij, waardoor de piekuren zichtbaar worden. Omdat ze weten wanneer ze het productiefst zijn, kunnen werknemers tijdens deze periodes vergaderingen plannen of taken uitvoeren die de meeste aandacht vereisen. Aan de andere kant kunnen periodes van inactiviteit potentiële afleidingen aan het licht brengen, zodat managers de nodige actie kunnen ondernemen.

Sommige monitoringoplossingen hebben een ingebouwde functie voor taakbeheer. Hierdoor kunnen managers bijhouden hoeveel tijd werknemers besteden aan verschillende taken en kunnen ze taken aanwijzen die consequent meer tijd in beslag nemen dan verwacht. Met deze informatie kunnen ze de prioriteiten van taken beoordelen, gebieden identificeren waar het tijdbeheer kan worden verbeterd en gerichte ondersteuning bieden.

Tot slot is software voor het volgen van werknemers een waardevolle bron van inzichten in de werkactiviteiten van werknemers op afstand. Het controleren van werknemers op afstand is voor veel managers een harde noot om te kraken, omdat ze niet weten hoe ze dit op de juiste manier moeten doen. Monitoring tools lossen dit probleem op - ze leveren gedetailleerde rapporten over de activiteit van elke werknemer zonder de noodzaak van constante check-ins. Door werkpatronen op afstand te analyseren, kunnen managers potentiële problemen identificeren, zoals technische problemen of een gebrek aan communicatie, en deze dienovereenkomstig aanpakken.

Monitoringsoftware verzamelt objectieve gegevens over de prestaties van werknemers, zoals de tijd die aan taken wordt besteed, prestatieniveaus, afleidingen en naleving van deadlines. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om persoonlijke, specifieke en bruikbare feedback te geven.

Door te vertrouwen op gegevens in plaats van subjectieve indrukken, kunnen managers vooroordelen in hun prestatiebeoordelingen verminderen, wat leidt tot eerlijkere en nauwkeurigere feedback. Bovendien kunnen ze gepersonaliseerde ontwikkelingsplannen voorstellen die inspelen op specifieke behoeften en werknemers helpen om hun volledige potentieel te bereiken.

Feedback moet niet alleen gaan over het vinden van de inefficiënties van een werknemer - het management moet ook hun prestaties erkennen. Er is een duidelijk verband tussen erkenning en productiviteit. 37% van de werknemers geven toe dat ze meer aangemoedigd zouden worden om hun prestaties te verbeteren als ze meer erkenning zouden krijgen. Software voor werknemersmonitoring helpt om goed presterende werknemers op te sporen en hun prestaties te erkennen - wat op zijn beurt hun motivatie om verder te groeien een boost geeft.

Afleiding op het werk is geen zeldzaamheid, maar je overmatig overgeven aan het scrollen op sociale media of online winkelen draagt niet bij aan de productiviteit of professionele ontwikkeling.

Met monitoringprogramma's kunnen managers en werknemers bijhouden hoeveel tijd ze besteden aan verschillende apps en websites en hun grootste tijdverspillers identificeren. Bewakingsprogramma's kunnen ook worden geconfigureerd om specifieke websites of apps te blokkeren, zodat werknemers niet op een zijspoor raken en een meer gefocuste en productieve werkomgeving wordt bevorderd.

Burn-out op het werk is een veelvoorkomende maar zorgwekkende trend geworden, en de situatie verslechtert. Uit Werknemersgezondheid 2024 van SHRM onderzoek bleek dat 44% van de werknemers burn-out ervaart en 45% voelt zich emotioneel leeggezogen op het werk. Burn-out heeft ingrijpende fysieke en emotionele gevolgen voor werknemers, waaronder verminderde prestaties.

Het goede nieuws is dat dit vroeg kan worden ontdekt met behulp van monitoringsoftware. Het kan werknemers opsporen die consequent overwerken of hun werkdag erg vroeg beginnen, wat tekenen kunnen zijn van overwerk en burn-out. Zeldzame en korte pauzes kunnen erop wijzen dat werknemers hun zelfzorg verwaarlozen en zichzelf te veel onder druk zetten.

Een ander teken van burn-out kan lange inactiviteit zijn en een afname van de productiviteit, zoals minder voltooide taken of een lagere kwaliteit van het werk.

Volgprogramma's kunnen afwijkingen in het werkpatroon van de werknemer vroegtijdig signaleren. Door controlerapporten te analyseren, kunnen managers werknemers identificeren die het risico lopen op een burnout en proactief stappen ondernemen om het probleem aan te pakken, zoals extra ondersteuning, het aanpassen van de werklast of het aanbieden van vakantiemogelijkheden.

Ondanks de controverse rond software voor het monitoren van werknemers, kan het een krachtig hulpmiddel worden om de productiviteit op de werkplek te verhogen. Het maakt de managementroutine - aanwezigheid bijhouden, werkpatronen analyseren, persoonlijke feedback geven en afleiding blokkeren - eenvoudiger, efficiënter en persoonlijker. Het bespaart kostbare tijd en helpt bij het creëren van een efficiëntere en productievere werkomgeving. Het is echter essentieel om een balans te vinden tussen controle en vertrouwen, om ervoor te zorgen dat de technologie wordt gebruikt om werknemers te ondersteunen en niet om hen te controleren.