Een bedrijf nieuw leven inblazen en boven de routine uitstijgen kan als je jezelf de juiste vragen stelt. Christine Castillo, performance management consultant, de partner van Stride company adviseert managers over hoe te handelen, in tijden van crisis.

Is er reden tot paniek?

About a year ago I witnessed an interesting situation. During that time a new economic crisis began and the head of one of the domestic companies which produce mechanical equipment, rushed to the HR-manager with a cry: "I need the layoff plan on my desk ASAP! We will lay off 200 workers out of 500". It all happened in a small town for which two hundred people is a huge amount. Of course, all of them had families, children and almost zero chances of finding a new job. HR-manager called the head office in a panic asking what to do. She received a reasonable answer: "Price for imported products will rise for sure. Firstly, we need to estimate whether we actually need to dismiss anybody at all? "

HR-manager honestly tried to convince superior to wait. But he demanded to start laying people off. So she ended up basically pretending to fire people and hiding documents to make it look like they were actually fired. Two months later, the same head came running to her, shouting: "We need to hire people urgently!" as the company received many new orders because as expected similar imported products became quite expensive thus creating a huge demand for a local producer.

Dus voordat u in paniek raakt omdat u mensen begint te ontslaan, moet u echt gaan zitten en nadenken of dit is wat uw bedrijf eigenlijk nodig heeft. Crisistijd is het moment om uw strategie te herzien.

Van wie ben je afhankelijk?

In elke organisatie zijn er belanghebbenden; het is een groep individuen die het bedrijf beïnvloeden en ervan afhankelijk zijn. In de eerste plaats zijn dat de aandeelhouders, klanten, leveranciers, werknemers en toezichthouders. Maar er is ook een minder bekende categorie. Zo ontmoette ik op de Cranfield University een toekomstige collega van het World Food Program. Dat is een VN-agentschap dat zich bezighoudt met de levering van drinkwater en voedsel aan gebieden waar zich natuurrampen of gewapende conflicten voordoen. Zij vertelde mij dat zij bij de planning van elke campagne alle belanghebbenden grondig analyseren. En elke keer houden ze niet alleen rekening met contribuanten, slachtoffers, lokale autoriteiten, transportbedrijven, maar ook met militante groeperingen, plunderaars en plunderaars. Om deze belanghebbenden te beoordelen hebben zij zelfs een speciale veiligheidsschaal: als de situatie te riskant is, moeten zij de campagne beëindigen. Om deze belanghebbenden onder controle te houden, moet worden onderhandeld met de troepen of moeten veiligheidsagentschappen worden ingehuurd.

Daarom is de eerste stap in de herziening van de strategie de analyse van de behoeften van de belangrijkste belanghebbenden. De crisis kan hun wensen bijstellen, zoals in het bovengenoemde verhaal: de situatie op de markt is veranderd, en plotseling hadden klanten behoefte aan het binnenlandse product.

Denk erover na en schrijf al je stakeholders op, bekijk hun behoeften en geef ze voorrang: welke is voor jou het belangrijkst. Want mevrouw Smith, die naast uw plant woont en wier mooie uitzicht vanuit het woonkamerraam door uw plant zal worden verpest, is ook uw belanghebbende, maar niet al te belangrijk.

Wat wil je bereiken?

The next step is setting goals: what you want to achieve as a company? This is a very important point. When you do not know where you are going panic begins: fire two hundred workers and then rehire them. Your goals can be different: become one of top three industry leaders in the domestic market or to grow faster than the market. "A computer with our software on every desktop and in every office" was a Microsoft goal in the 80's”. "Sending a man to the Moon and returning him safely to the Earth before the end of the decade” - that's an example of a higher-level goal of JFK's Moon Challenge. The crisis is a reason to once again say or restate your main goal.

Wat gebeurt er op de markt?

Zodra u hebt bepaald waar u heen wilt, is de analyse van de externe omgeving vereist: welke krachten werken op de externe markt, wat gebeurt er met de behoeften van klanten en met de mogelijkheden van leveranciers, wat is de kracht van uw concurrenten, hoe groot is de kans dat er nieuwe vervangende producten opduiken, wat is het juridische terrein, enzovoort. Het is een grote wetenschap waaraan Michael Porter, Henry Mintzberg en andere pijlers van de strategische planning hun werk hebben gewijd.

Wanneer faalt je bedrijf?

In elk bedrijf zijn er van tijd tot tijd overlappingen, mislukkingen en tegenslagen. Dit zijn de belangrijkste momenten om te leren. Het hoofd kan achterhalen welke opeenvolging van gebeurtenissen tot de mislukking heeft geleid en wat er in de organisatie moet veranderen zodat het niet opnieuw gebeurt.

Het is noodzakelijk zorgvuldig na te gaan waar u gevestigde bedrijfsprocessen hebt en waar deze niet geheel correct zijn.

Hoeveel kost elk van de activa?

The next step is called a success map. Let's say you set your goal to be the leadership in the domestic market. Then the time to evaluate and think through to all the steps in detail comes.

It is very useful to count all the company's assets and how much each of them costs, what is the profitability of each product individually, and cost of each activity. Sometimes it turns out that your favorite product is very low-margin and the least favorite one is quite profitable. Also as a result of creating success map, it can turn out that you actually need to hire new employees and not dismissing.

Take Microsoft for example, In the 80's they started with software for personal computers. But later they rethought the success map. Today, they have separate units for entertainment services and video game consoles, smartphones and software solutions for businesses. Now they are studying new areas: human-computer interaction, technologies to reduce energy consumption, and pattern recognition. So to maintain leadership they have widely diversified their product line.

Heb je met het personeel gesproken?

I once witnessed a very difficult situation: management closed in the office and began to develop "the best strategy." The meetings were held for six months. All this time, the company was losing income because no actual decisions were made, and the employees were in the state of anxiety. The bravest and the best ones just left the company; the rest of them developed a depression. The effect of this demoralization is difficult to calculate, but it is monstrous – everybody starts to work badly.

Ja, je hebt een plan nodig, maar je moet snel denken. Zodra een oplossing is gevonden, moet u met uw medewerkers praten. U hoeft niet elk detail met hen te bespreken: nu denken we aan onze stakeholders, en nu tekenen we een kaart van het succes ...

Maar geef mensen tenminste enige zekerheid: we gaan in een bepaalde richting, we zullen deze producten blijven ontwikkelen, en deze producten zullen we niet meer verkopen. En wees niet bang: een slecht plan is beter dan geen plan.

Wie en hoe ga je ontslaan?

Helaas is deze stap soms onvermijdelijk. Als u mensen gaat ontslaan, doe dat dan snel, nauwkeurig en transparant en begrijp dat u het moreel van de overblijvende werknemers hoog moet houden.

Zodra werknemers de woorden over een optimalisatie horen, besluit ieder van hen dat ofwel zij degenen zullen zijn die ontslagen worden ofwel zij drie keer zoveel werk zullen krijgen.

They immediately begin to run to job interviews, look for other opportunities. Those who do not see any ways out just multiply the panic. To prevent all that just say: "We have the layoff list, the rest of you have no reasons to panic." And it is equally important to say to the fired employees: "Guys, we also appreciate you and we dismiss you with sadness and tears. And if the situation changes, we will be happy to cooperate with you again."

Het idee te werken in een humaan bedrijf is een zeer waardevol werknemersgevoel. Wees eerlijk tegen uw werknemers, hun vertrouwen en loyaliteit tijdens de herstructurering zijn het waard.

Kun je het gevoel scheiden van de zaak?

Als het bedrijf wordt opgebouwd door een groep vrienden, zal van een leidinggevende volwassenheid en bewustzijn worden verlangd. Ondernemen is in zekere zin iets heel eenvoudigs en mooi in zijn eenvoud. In zaken moet je je kunnen losmaken van je werk. In ons privé-leven kunnen we emotioneel betrokken zijn. Maar zaken en vriendschap zijn twee verschillende genres die moeilijk te mengen zijn.

Een team van vrienden kan echter een waardevolle aanwinst zijn. De enige vereiste is dat je eerlijk bent en een passend doel stelt: "Ik wil met geweldige mensen omgaan en tegelijkertijd kunnen we allemaal wat geld verdienen voor het leven."

Weet je nog dat de crisis de tijd van kansen is?

Het herzien van uw strategie moet een continu proces zijn. Maar meestal stapelt een bedrijf naarmate het groeit veel administratieve rompslomp op, zodat het management tijd heeft om zich alleen met de huidige activiteiten bezig te houden. Daarom is er in tijden van crisis vaak die paniek die ontstaat doordat men niet onmiddellijk kan bepalen wat men moet doen en waarheen men moet gaan.

Wanhoop niet. Tijdens elke crisis wordt de markt verschoven en worden er vaak nieuwe niches geopend, zodat u altijd nieuwe mogelijkheden kunt vinden als u de juiste vragen stelt.