デジタルの世界は、私たちの生活に多くの変化をもたらしています。最先端の情報技術の進歩が人々のコミュニケーションを促進していることは否定できません。誰もが新しいものを創造し、発展させ、デザインしようとしています。オンライン監視も絶えず進化を続けています。企業経営者は、各従業員の生産性をどう高めるかを、より一層追求するようになっています。その結果、従業員監視ソフトウェアのような革新的な技術が生まれました。今回の記事では、従業員監視機能の一つである「インターネット利用状況の監視」について、その基本を解説します。
従業員のインターネット利用状況のオンライン追跡とは?
従業員のインターネット利用状況のオンライン追跡とは、勤務時間中の従業員の活動を監視・記録するために使用されるツールです。主な目的は以下のとおりです:
- 会社の方針の遵守を確保すること
- 生産性を高めること
- セキュリティリスクから保護すること
セキュリティリスクからの保護には、閲覧したウェブサイト、オンラインで過ごした時間、帯域幅の使用状況の追跡が含まれます。
プルーフポイントのCISO意識調査レポートによると、日本のCISO(最高情報セキュリティ責任者)の66%が、ヒューマンエラーを組織における最大のサイバー脆弱性だと考えています。こうした状況を背景に、日本国内でもインターネット利用状況を監視するソフトウェアを導入する企業が増えており、リスクのある行動を早期に発見し、こうしたインシデントへの露出を減らすことを目指しています。
従業員のインターネット利用の監視は、あくまで勤務時間内においてのみ正当化されます。そして、企業やその管理職が従業員の法的権利を侵害しない限り、こうした革新的なソリューションを活用しない理由はありません。
従業員のインターネット利用状況を監視する目的
もちろん、企業がこの機能を利用する理由は数多くあります。その中でも特に重要なものを以下にまとめました:
- 生産性: このソフトウェア機能は、オフィスにおける業務に関係のない活動をほぼ排除するのに役立ちます。前述のとおり、日本ではヒューマンエラーが企業のセキュリティ上の大きな課題となっています。インターネット利用状況を監視するソフトウェアは、業務プロセスの管理を可能にし、全体的な生産性を高めます。
- セキュリティ: インターネット利用の管理は、企業の機密データをサイバー窃盗から守るのに役立ちます。さらに、悪意のあるソフトウェアや危険なウェブサイトへのアクセスをブロックします。
- リソースの最適化: 帯域幅の使用状況を追跡することで、企業はネットワークリソースをより効果的に管理できます。これにより、重要な業務プロセスに必要な帯域幅が確保され、不要な利用によって処理速度が低下することを防げます。
- リスク管理: このオプションは、禁止されたコンテンツへのアクセスなど、不適切または安全でない行動を特定し対処することで、リスクの軽減に役立ちます。こうした行動を防止しなければ、法的な問題や企業の評判の毀損につながる可能性があります。
従業員のインターネット活動の監視はどのように機能するのか?
まず——エージェントのインストール: 最初のステップとして、対象デバイス(パソコン、ノートパソコン、タブレット)にエージェントをインストールします。これらのプログラムはシステムに負荷をかけずに動作します。パソコンの通常の使用を妨げることなく、インターネット上の活動を記録します。インストールされたエージェントは以下を収集します:
- 閲覧したウェブサイト
- 起動したアプリケーションとその使用時間
- アップロードまたはダウンロードしたファイル
- キー入力と画面に表示されたテキスト
- スクリーンショット
次に——データの収集と保存: 一定の時間間隔で、ソフトウェアは取得したデータを選択されたクラウドストレージに送信します。従業員のインターネット活動を監視するツールから転送される情報には、匿名化されたものと、特定の個人に紐づいたものの2種類があります。これらのデータは適切に暗号化され、安全に保存されます。アクセスできるのは、権限を与えられた管理者のみです。
そして——レポート作成と分析: 多くの従業員監視ソフトウェアは、リアルタイムのダッシュボードを提供しています。これらのダッシュボードには、進行中の従業員の活動——現在使用されているアプリケーションやウェブサイト——のほか、生産性のレベルも表示されます。ダッシュボードは、取得したデータを分析する唯一の方法ではありません。レポートされるデータには以下が含まれます:
- 活動ログ
- アプリケーションの利用状況
- ウェブサイトのカテゴリー分類
- タイムトラッキングソフトウェア
さらに、リアルタイム監視、通知とアラート、ユーザーのブロック、生産性の最適化といった追加機能もあります。要するに、このソフトウェアは従業員の生産性向上に必要なデータへのアクセスを提供します。
企業は従業員のインターネット利用状況をどのように監視しているのか?
インターネット利用を管理するための選択肢は数多くあります。従業員監視ソフトウェアはそのための一つの手段です。ここでは例として、CleverControlとその主要なソフトウェア製品を取り上げます。この業界が提供するものについて、詳しく見ていきましょう。
リモート監視ソフトウェア
リモート監視ソフトウェアは、2つの異なる機能に分かれます:安全なウェブアカウントを通じたリモート監視と、リアルタイムのライブ監視です。それぞれの主な特徴を見ていきましょう。
安全なウェブアカウントを通じたリモート監視では、以下のオプションが利用できます:
- ワークスペースが分刻みでどのように変化しているか
- どのようなタスクが発生し、優先されているか
- どのような独自のアイデアが表現され、議論されているか
リアルタイムのライブ監視についていえば、これは管理者が従業員のパソコンにインストールされた以下の情報にアクセスできることを意味します:
- アプリケーション
- ウェブサイト
- ファイル
- メッセージ
- メール
ただし、すべての従業員には、自分が監視されているかどうかを知る法的権利があることに留意してください。こうした利用に関する法律や規則は絶えず変化しているため、常に最新の情報を把握しておくことが重要です。日本では、個人情報保護法に基づき、企業は従業員の個人情報を取得する際、その利用目的をあらかじめ特定し、社内規程等で明示または通知・公表しておく必要があります。また、過去の裁判例(東京地裁平成13年判決)においても、社内ネットワークを通じた私的なメールの監視は、社会通念上相当な範囲を超えない限り認められる一方、その範囲を逸脱した監視はプライバシー権の侵害となり得ると判断されています。
CleverControlおよび他のプラットフォームで利用できるその他の機能:
- スクリーンショット
- リムーバブルストレージデバイス(USB、HDD、SD)の監視
- 印刷の管理
これらの機能はいずれも、業務に関係のない活動でのインターネット利用を制限することを目的としています。
企業は、従業員のオンライン活動やインターネット利用を監視するために、他に何を活用しているのでしょうか。音声・映像の監視には、音声の記録、顔の認識、ウェブカメラの映像、マイクの録音などが含まれます。業務目的で利用されている場合、上司がソーシャルメディアを監視することもあります。
ここまで紹介したソフトウェアの機能はいずれも、ヒューマンエラーが企業の情報セキュリティにおいて依然として大きなリスクとなっている中、企業が可能な限り生産性を高めようと努めていることを示しています。
従業員のインターネット活動を監視することは合法なのか?
もちろん合法です!適用される法律や規則は、組織が事業を行っている国によって異なります。ここでは、日本における法的枠組みを見ていきましょう。
日本では、従業員データの監視は個人情報保護法によって規定されています。同法に基づき、企業は従業員の個人情報を取得・利用する際、その利用目的をあらかじめ特定した上で、従業員に通知するか、社内規程等で公表しておく必要があります。裁判例においても、企業による監視は、その目的、手段、態様等を総合的に考慮した上で、監視される従業員側の不利益と比較衡量し、社会通念上相当な範囲にとどまる限り、適法と判断される傾向にあります。逆に、この範囲を逸脱した過度な監視は、プライバシー権の侵害として違法となる可能性があります。
情報がこうした法的枠組みの範囲内で取得されている場合、その情報を監視、記録、分析することができます。
よくある質問
従業員のインターネット利用状況を監視する上での課題は何ですか?
よくある課題には以下が含まれます:
- プライバシーに関する懸念
- 法令遵守
- 従業員の士気
- 技術的な導入
- データの過負荷
- コスト
ハイブリッドワークやリモートワークの場合、従業員のインターネット利用状況をどのように監視すればよいですか?
ハイブリッドワークやリモートワークの場合でも、上記で紹介したのと同じソフトウェアツールを、従業員監視ソフトウェアを通じたパソコンへのリモートアクセスによって利用することができます。
雇用主はWiFiの利用状況を追跡できますか?
はい、多くの企業は法的およびセキュリティ上の理由から、自社のネットワークを通過するトラフィックを実際に監視・記録しています。個人的な目的でWiFiを利用している場合、そのデータも記録される可能性が高いです。一定期間保存されるため、分析されることもあります。
従業員のネットワーク帯域幅をどのように監視できますか?
ネットワーク監視ツールを使用することで、従業員のネットワーク帯域幅を監視できます。これらのツールは帯域幅の使用状況を追跡し、トラフィックの多い発生源を特定し、ネットワーク内のデータの流れを分析します。
まとめ
ここまでの内容の要点をまとめます:
- ほとんどの場合、インターネット利用状況の監視は合法です。もちろん、これは各国の規制によって異なりますが、それでもこうしたソフトウェアを利用することは可能です。
- 多くの国では、雇用主はこのソフトウェアの導入について従業員に通知する必要があります。
- 雇用主が従業員の活動を確認するのに役立つ、数多くのツール、機能、サブ機能が存在します。
- 対象のパソコンや他のデバイスにエージェントをインストールし、最初の記録を取得するまでには、それほど時間はかかりません。
- こうした監視の主な目的は、業務に関係のない活動の割合を減らすことです。言い換えれば、従業員の生産性は大幅に向上するでしょう。
