Посібник з базового програмного забезпечення для управління персоналом

Управління працівниками - складна та трудомістка справа. Найм та адаптація найкращих кандидатів, відстеження продуктивності, забезпечення дотримання всіх дедлайнів, планування стратегій розвитку та мотивації працівників - це виклики, які доводиться долати керівникам та HR-відділам. На щастя, ми живемо в епоху бурхливого розвитку технологій, які можуть значно полегшити нашу щоденну боротьбу. Для всього існує цифрове рішення. У цій статті ми розглянемо типи програмного забезпечення для управління співробітниками та їхні переваги, а також опишемо надійні рішення в кожній категорії.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників

Програми для відстеження - це, мабуть, найвідоміший тип програмного забезпечення для управління співробітниками. Їх функції зазвичай включають в себе

• скріншоти
• протоколювання натискань клавіш
• відстеження відвіданих веб-сайтів
• запис пошукових запитів
• моніторинг файлових операцій
• фіксування активності принтера
• відстеження часу та багато іншого.

Ці дані узагальнюються в показники продуктивності та статистику, що спрощує оцінку ефективності.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl має гнучкі налаштування. Більшість його функцій можна вмикати/вимикати, що дозволяє адаптувати ваші практики моніторингу до чинних законів і правил про конфіденційність. Програмне забезпечення також може бути встановлене у видимому режимі, що дозволяє працівникам запускати і зупиняти моніторинг або отримувати доступ до особистої інформаційної панелі активності.

Програмне забезпечення для управління проектами

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• створення, призначення та визначення пріоритетів завдань
• встановлення дедлайнів
• відстеження прогресу виконання завдань
• коментування, обмін повідомленнями та чат всередині платформи
• обмін файлами
• складання дорожньої карти та відстеження проміжних результатів
• відстеження часу
• відстеження бюджету, управління витратами тощо.

Таке програмне забезпечення для управління співробітниками дозволяє менеджерам бачити весь проект, легко розбивати його на завдання і підзадачі та призначати їх співробітникам. Вони можуть в режимі реального часу отримувати інформацію про прогрес, виявляти потенційні проблеми та перерозподіляти необхідні ресурси. Така покращена видимість завдань підвищує ефективність команди, покращує процес прийняття рішень та управління бюджетом. Чіткі призначення завдань і відстеження прогресу роблять членів команди відповідальними за свою роботу.

Asana - одне з найпопулярніших хмарних програм для управління проектами. Завдяки зручному інтерфейсу та широкому набору функцій вона завоювала тисячі компаній по всьому світу. Ви можете розбивати великі проекти на менші, керовані завдання і підзадачі, визначати залежності, встановлювати пріоритети і дедлайни. Вигляди проектів можна налаштовувати відповідно до ваших уподобань. Ви можете організувати завдання у вигляді списку, календаря, часової шкали, діаграми Ганта або дошки Канбан. До завдань можна додавати кастомні поля для полегшення сортування, фільтрації та звітування.

Asana може відстежувати час, витрачений на кожне завдання, щоб ви могли точніше оцінити витрати і необхідний час.

Платформа має чудові комунікаційні функції, такі як командні повідомлення, згадки та спільний доступ до файлів. Інтелектуальна папка "Вхідні" дозволяє налаштовувати сповіщення, фільтрувати найважливіші оновлення, призупиняти сповіщення, щоб не відволікатися, а також виконувати сповіщення з папки "Вхідні".

Надійний функціонал автоматизації допомагає автоматизувати завдання, що повторюються. Наприклад, ви можете призначати завдання на основі правил або тригерних сповіщень.

Asana інтегрується з багатьма іншими інструментами, включаючи Google Drive, Slack та Microsoft Teams.

Платформа підходить для підприємств будь-якого розміру та різних галузей завдяки своїй зручності, потужному набору функцій та масштабованості.

Системи управління людськими ресурсами

Програмне забезпечення для управління людськими ресурсами (HRMS) - це комплексна платформа, призначена для оптимізації та автоматизації HR-функцій протягом усього життєвого циклу працівника. Її ключовими особливостями є

• зберігання інформації про працівників (контактні дані, історія працевлаштування, записи про результати роботи тощо)
• Система відстеження кандидатів (ATS) (управління вакансіями та заявками кандидатів)
• робочі процеси та контрольні списки для вступу на посаду
• перевірка біографічних даних та скринінг на наркотики
• нарахування заробітної плати та податкові розрахунки
• адміністрування пільг (медичне страхування, пенсійні плани тощо)
• облік робочого часу та відвідуваності
• управління ефективністю
• ініціативи з розвитку співробітників та багато іншого.

Таке програмне забезпечення для управління персоналом автоматизує повторювані завдання, зменшує адміністративне навантаження на HR-фахівців і мінімізує помилки при введенні даних та обробці заробітної плати. Завдяки цьому HR-команди можуть зосередитися на стратегічних ініціативах, які підвищують залученість працівників.

Використовуючи HRMS, організації можуть вести точний облік і забезпечувати дотримання трудового законодавства. Крім того, HRMS надає цінні дані та інформацію, які дозволяють приймати обґрунтовані кадрові рішення.

HRMS пропонує функціональність і для працівників. Функції самообслуговування дозволяють працівникам керувати своєю інформацією та легко отримувати доступ до HR-сервісів.

Workday - це сучасне хмарне програмне забезпечення для управління персоналом. Воно об'єднує всі HR-функції, такі як розрахунок заробітної плати, пільги, адміністрування талантів та управління даними співробітників, в єдину систему.

Платформа пропонує настроювані дашборди та звіти. Там ви можете отримати уявлення про рівень плинності кадрів, тенденції продуктивності та демографічні показники робочої сили. Всі зміни відображаються миттєво, тому ви завжди маєте доступ до найактуальнішої інформації та можете приймати стратегічні рішення.

Workday підтримує весь життєвий цикл працівника: від розміщення вакансій до відстеження кандидатів та адаптації, управління ефективністю та виплат. Він також полегшує планування наступництва, оскільки може допомогти виявити співробітників з високим потенціалом. Пізніше ви можете підготувати їх до майбутніх лідерських ролей.

Ще один практичний набір функцій автоматизує процеси нарахування заробітної плати: зарплати, податків, пільг та відрахувань. Автоматизація зменшує кількість помилок та адміністративне навантаження, а також забезпечує своєчасні та точні виплати.

Workday також приносить користь працівникам. Надійний функціонал самообслуговування дозволяє їм керувати своєю особистою інформацією, отримувати доступ до платіжних відомостей, запитувати відгули та реєструватися на пільги.

Загалом, Workday - це ефективне рішення, яке значно покращує управління людськими ресурсами. Воно може адаптуватися до специфічних потреб організацій у різних галузях і підтримувати як малий, так і великий бізнес.

Платформи досвіду співробітників

Як випливає з назви, платформи досвіду співробітників (EX) слугують для покращення загального досвіду співробітників від моменту їхнього входження в компанію до моменту звільнення з неї. Цей тип програмного забезпечення доповнює традиційні HR-функції. Його основна мета - покращити добробут і мотивацію працівників, підвищити продуктивність і створити дружнє та зацікавлене робоче середовище.

EX зазвичай пропонує наступний функціонал:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• інструменти визнання (наприклад, бальні системи, пірінгові нагороди тощо)
• внутрішні соціальні мережі або форуми
• чати та обмін файлами
• центральний хаб для новин та оголошень компанії
• дані та аналітику про залученість, настрої та тенденції продуктивності співробітників
• доступ до навчальних матеріалів та курсів
• програми добробуту та багато іншого.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.