Pracować mniej, ale wydajniej: czy to możliwe?

Od dłuższego czasu świat mówi o (a ktoś już wdraża) czterodniowym tygodniu pracy. Przeciwnicy mówią o ogromnych stratach dla firm i gospodarek w ogóle.

Zwolennicy tego pomysłu twierdzą, że pracownicy są gotowi pracować dłużej i wydajniej w pozostałe cztery dni robocze w imię dodatkowego dnia wolnego w tygodniu.

Jako szef firmy zajmującej się tworzeniem systemów kontroli czasu pracy jestem pewien, że może to zwiększyć efektywność pracy. Jednak nie na tyle, by uwolnić cały dzień roboczy.

Miejsce pracy to dynamiczne środowisko, w którym warunki i wyzwania stale się zmieniają. Potrzeba, aby pracownicy byli elastyczni, zaradni i zdolni do adaptacji nigdy nie była większa.

Mimo to, wiele organizacji kontynuuje wzmacnianie sposobu pracy, który jest nie tylko przestarzały, ale również niepotrzebny. Więcej i cięższa praca to podstawy udanej kariery. Jest to coś, co wiele osób wciąż podkreśla w rozmowach ze swoimi współpracownikami. Zostaliśmy uwarunkowani, aby wierzyć, że najbardziej produktywni ludzie, którzy pracują długo, pominęli inne czynniki wydajności. Ciężka praca przynosi rezultaty, ale praca inteligentna ma trwałą wartość.

Jest to szczególnie prawdziwe w pracy, gdzie pozostanie konkurencyjnym jest najważniejsze dla sukcesu. Ponieważ nikt nie może pracować 24/7, oto trzy proste strategie, aby zwiększyć produktywność w pracy i zrównoważyć swoje życie poza nią.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

Ci, których interesuje produktywność, dążą do maksymalizacji wyników przy użyciu zasobów, które mają do dyspozycji. Na przykład, jeśli mają ogromny budżet, będą dążyć do stworzenia jak największej ilości pracy, jak to tylko możliwe. Nawet jeśli mają ograniczony budżet, będą starali się wykonać jak najwięcej prac.

W dzisiejszej gospodarce opartej na wiedzy mniejsza ilość czasu pracy ma kluczowe znaczenie niż kiedykolwiek. Jednak coraz większa liczba pracujących osób dorosłych odczuwa presję, by pracować dłużej i ciężej niż kiedykolwiek. Przeciętny amerykański pracownik pracuje średnio 40 godzin tygodniowo, ale prawie jedna trzecia dorosłych pracuje 45 lub więcej godzin tygodniowo.

Przeciętna pracująca osoba dorosła spędza około 47 godzin tygodniowo w pracy i na dojazdach. To pozostawia niewiele czasu na cokolwiek innego. Mniej pracy to nie tylko zrównoważone życie, ale także większa produktywność i wykonanie większej ilości zadań przy mniejszej ilości czasu poświęcanego na czynności, które nie są bezpośrednio związane z naszymi celami zawodowymi.

Wydajna praca oznacza identyfikację obszarów, w których można być bardziej produktywnym. Praca inteligentna oznacza optymalizację czasu i wysiłków, aby zrobić więcej w tym samym czasie. Oto kilka wskazówek, jak można pracować mniej, ale bardziej wydajnie i skutecznie:

Projekty robocze powinny mieć ustalone priorytety w oparciu o ilość pracy, jak również przewidywane terminy realizacji. Przeznacz odpowiednią ilość czasu na każdy projekt, ale ustaw sobie czas jako wyzwanie do szybszego ukończenia pracy.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

Znajomość swojej misji w pracy jest jednym z najważniejszych elementów w stawaniu się całkowicie efektywnym. W końcu jak możesz ustalić odpowiednie priorytety, jeśli nie wiesz, o co chodzi w twojej pracy? (Jeśli nie ustalisz priorytetów, będziesz wiecznie zakopany w stercie pracy, nie potrafiąc powiedzieć, co jest ważne, a co nie).

Przeprowadź analizę pracy, aby określić prawdziwy cel swojego zatrudnienia i cele, które musisz osiągnąć, aby awansować. Pomoże Ci to w zidentyfikowaniu najważniejszych celów, dzięki czemu będziesz mógł zacząć efektywnie ustalać priorytety pracy.

Podczas pracy nad zadaniami staraj się ograniczyć do minimum czynniki rozpraszające. Zmniejsz głośność w telefonie i trzymaj go poza zasięgiem wzroku. Wyłączaj wszelkie inne hałasy, takie jak programy telewizyjne lub muzyka, które przeszkadzają Ci w skupieniu się na pracy. Ustal oczekiwania wobec współpracowników

Duży projekt może wydawać się zbyt dużym wyzwaniem. Nawet jeśli wiesz, że jest ważny, wciąż przesuwasz go na spód stosu. Zamiast go unikać, spróbuj podzielić to duże zadanie na mniejsze. Wybierz garstkę do ukończenia w ciągu tygodnia i zaplanuj je w swoim harmonogramie. Świadomość, że robisz postępy w kierunku dużego celu, zmotywuje cię do wykonania innych obowiązków.

Nie unikaj interakcji ze współpracownikami, ale ogranicz je do okresów przerw, aby zapobiec odbijaniu się od pracy i zabawy.

Jeśli chodzi o skuteczną pracę, ilość wysiłku, jaki wkładasz w projekt, nie oznacza automatycznie wysokiej jakości rezultatu. Jeśli zbyt długo wykonujesz zadania, ponieważ jesteś zmęczony, rozproszony lub niezorganizowany, jest to wyraźny znak, że pracujesz zbyt ciężko.

Bycie skutecznym i wydajnym pracownikiem wiąże się z ustaleniem priorytetów zadania i poświęceniem odpowiedniej ilości czasu na jego wykonanie. Dobre nawyki w pracy zaowocują pozytywnymi, spójnymi wynikami. Najważniejszym krokiem, jaki możesz podjąć w kierunku wydajniejszej pracy, jest stworzenie codziennej strategii.

Praca z innymi jest jednym z najlepszych sposobów, aby zrobić więcej w krótszym czasie. Badania pokazują, że ludzie pracują wydajniej, gdy pracują w grupach. Podczas pracy w grupie można dzielić się pomysłami, myślami i perspektywami, co jest świetnym sposobem na burzę mózgów i nowe sposoby myślenia o problemie.

Możesz również zaoferować pomoc współpracownikom w wykonywaniu ich zadań, gdy jesteś przed czasem. Kiedy pomagasz swoim współpracownikom, nie tylko przyczyniasz się do zdrowszego środowiska pracy, ale także pracujesz mniej. Dzieje się tak dlatego, że pomaganie innym uwolni Twój czas, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na swojej pracy.

Praca przez długi czas bez robienia przerw sprawi, że będziesz mniej wydajny, mniej skoncentrowany i bardziej podatny na popełnianie błędów. Pomogłoby, gdybyś co kilka godzin robił sobie przerwę od pracy.

Jednak nie wystarczy byle jaka przerwa. Dobrze by było, gdybyś znalazł sposób na odpoczynek i relaks przy jednoczesnym zachowaniu koncentracji na pracy. Jednym ze sposobów jest ustawienie timera na 20 minut i zrobienie czegoś zupełnie niezwiązanego z pracą.

Na przykład możesz posłuchać muzyki, wyjść na spacer na zewnątrz lub usiąść i oddychać. Pomoże Ci to się zrelaksować i da Twojemu mózgowi czas na przetworzenie informacji i opracowanie nowych pomysłów i strategii, które pomogą Ci pracować bardziej efektywnie.

Najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby zwiększyć swoją produktywność w pracy, jest rozwinięcie umiejętności zarządzania czasem. Bez tego Twoje dni będą przypominały szaleńczy sprint, z każdym projektem, e-mailem i telefonem walczącym o Twoją uwagę.

Zacznij od przyjrzenia się swojemu codziennemu harmonogramowi. Czy wiesz, jak spędzasz swój czas na co dzień? Jeśli nie, to odpowiedź może Cię zaskoczyć.

Kiedy już wiesz, ile czasu poświęcasz na każde zadanie, musisz nauczyć się nadawać im priorytety. Będziesz w stanie skupić się na pracy, która przynosi największą wartość, jeśli wiesz, które zadania są krytyczne, a które można przełożyć lub oddelegować.

Wyznaczanie celów to kolejny kluczowy aspekt produktywnej pracy. Po przeprowadzeniu analizy pracy powinieneś mieć dobre wyobrażenie o tym, na czym polega Twoja rola. Na podstawie tej wiedzy wyznaczaj cele krótko- i długoterminowe. Korzyścią z takiego postępowania jest to, że cele posłużą jako mapa drogowa - w końcu nie dojdziesz nigdzie, jeśli nie będziesz wiedział dokąd zmierzasz!

Efektywna i produktywna praca wymaga również dobrej organizacji. Jeśli jesteś niezorganizowany, możesz stracić mnóstwo czasu na szukanie źle ułożonych rzeczy. Dowiedz się więc, jak prawidłowo segregować i jak stworzyć efektywny terminarz.

Zastanów się, jak często rozmawiamy na co dzień. Dzwonimy, uczestniczymy w spotkaniach, piszemy e-maile, prowadzimy prezentacje i kontaktujemy się z klientami. Może się wydawać, że spędzamy cały dzień na rozmowach z innymi osobami wokół nas. Dlatego właśnie świetne umiejętności komunikacyjne są kluczowe, zwłaszcza jeśli chcesz działać bardziej efektywnie.

Zacznij od doskonalenia swoich umiejętności aktywnego słuchania. Oznacza to, że podejmujesz zdecydowany wysiłek, aby usłyszeć i zrozumieć to, co mówią do ciebie inni.

Praca w mniejszym wymiarze godzin i bardziej efektywna może być wyzwaniem, ale jest możliwa, jeśli pozostaniesz skoncentrowany i zastosujesz się do poniższych wskazówek. Mniejsza ilość godzin pracy nie oznacza po prostu mniejszej ilości godzin; oznacza to bardziej efektywną pracę, dzięki której możesz zrobić więcej w krótszym czasie.

Bycie bardziej wydajnym oznacza identyfikację obszarów, w których można być bardziej produktywnym. Mądra praca oznacza optymalizację czasu i wysiłków, aby zrobić więcej w tym samym czasie.