Jak przekazywać konstruktywne informacje zwrotne z wykorzystaniem danych z monitoringu?

Dane gromadzone przez narzędzia do monitorowania pracowników są zazwyczaj postrzegane jako ilościowa miara wysiłków pracownika na potrzeby arkuszy kalkulacyjnych i raportów kwartalnych. X ukończonych zadań, Y niedotrzymanych terminów i średnio Z% produktywności. Dane z monitoringu mogą być jednak cennym materiałem do przekazywania konstruktywnych, praktycznych informacji zwrotnych. Chcesz wiedzieć jak? Przygotowaliśmy kilka praktycznych wskazówek.

[Zaawansowane oprogramowanie do monitorowania pracowników[/0] może gromadzić obszerne dane na temat dnia pracy pracownika, w tym używanych aplikacji, odwiedzanych stron internetowych, czasu nieaktywności i wiele więcej. Nie należy jednak zbierać wszystkich dostępnych danych. Zamiast tego należy skupić się na tych, które mają znaczenie dla wyników indywidualnych i zespołowych. Czy chcesz poprawić zadowolenie klientów? Oceny obsługi klienta i czasy reakcji są kluczowe. Chcesz zwiększyć wydajność projektu? Wskaźniki ukończenia projektu, przestrzeganie kamieni milowych, a nawet dzienniki użytkowania oprogramowania (jeśli są istotne dla przepływu pracy) mogą dostarczyć cennych informacji. Celem jest tutaj jakość, a nie ilość - wybieraj dane, które są bezpośrednio powiązane z celami wydajnościowymi i unikaj postrzegania ich jako mikrozarządzania.

Arkusz kalkulacyjny z samymi danymi nie przynosi większych korzyści. To, co przynosi, to uważna interpretacja i odkrywanie trendów i wzorców. Czy ten wskaźnik zawsze był niski, czy jest to jednorazowy spadek? Czy ten pracownik nieustannie zmaga się z określonym rodzajem zadania? Czy jego skupienie zawsze waha się o określonej porze dnia? Kiedy zauważysz te wzorce, będziesz w stanie odróżnić jednorazowe incydenty od ciągłych problemów. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę również kontekst, który mógł wpłynąć na produktywność pracowników, na przykład zwiększone zapotrzebowanie lub problemy techniczne.

Podejście do rozmowy zwrotnej z danymi wymaga przemyślanego podejścia. Zawsze zaczynaj od pozytywów. Potwierdź obszary, w których dane pokazują dobre wyniki lub poprawę. To nadaje ton współpracy. Następnie jasno określ cel dyskusji: chodzi o wzrost i rozwój, a nie osąd.

Konstruktywna informacja zwrotna oznacza bycie obiektywnym i skupienie się na zachowaniu, a nie na osobowości. Zamiast mówić "Zawsze nie dotrzymujesz terminów", spróbuj powiedzieć "Raporty pokazują, że zadania były konsekwentnie opóźniane w tym kwartale".

Rozważ podejście "Dlaczego, Co, Jak":

1. Dlaczego te dane są ważne? (Połącz je z celami zespołu, wpływem na klienta itp.)
2. Co konkretnie ujawniają dane? (Przedstaw metryki i zaobserwowane trendy).
3. Jak możemy poprawić lub wykorzystać tę wiedzę w przyszłości? (Otwiera to drogę do wspólnego rozwiązywania problemów).

Konstruktywna informacja zwrotna jest dwukierunkowa. Po dokonaniu oceny daj pracownikowi czas na wyjaśnienie swojej wizji sytuacji. Możesz zachęcić go, zadając otwarte pytania, takie jak "Co sądzisz o swoich wynikach?" lub "Jak myślisz, co mogło przyczynić się do spadku wydajności?". Zachęci to pracownika do zastanowienia się nad swoją pracą i podzielenia się problemami, których może doświadczać. Często będą oni mieli cenny kontekst, którego możesz nie być świadomy, a nawet sami zasugerują rozwiązania. Słuchaj aktywnie i notuj ich spostrzeżenia.

Konstruktywna informacja zwrotna to tylko pierwszy krok na drodze do poprawy. Kolejnym jest opracowanie planu działania. Możesz użyć systemu celów SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) lub dowolnego innego systemu, ale wyznaczone cele powinny być mierzalne, jasne i osiągalne. "Popraw swoją produktywność" brzmi niejasno i rodzi pytania takie jak "Co jest uważane za poprawę?", "Co mam zrobić, aby poprawić?", "Kiedy mam pokazać wyniki?" itp. Ale jeśli ty i pracownik uzgodnicie, że "będę dążyć do skrócenia średniego czasu realizacji zadań o 15% w ciągu następnego miesiąca, korzystając z nowego narzędzia do zarządzania projektami", pracownik będzie dokładnie wiedział, do czego dążyć. Zidentyfikuj wszelkie zasoby, szkolenia lub wsparcie, których może potrzebować od Ciebie lub organizacji, aby osiągnąć te cele. Dzięki takiemu podejściu do współpracy, pracownik będzie postrzegał cię jako wspierającego partnera, a nie surowego przełożonego, co może nawet podnieść jego morale!

Informacja zwrotna jest procesem ciągłym, a nie jednorazowym wydarzeniem. Skorzystaj z narzędzia do monitorowania pracowników, aby śledzić postępy danej osoby, a po pewnym czasie zaplanuj rozmowy uzupełniające, aby sprawdzić postępy i ponownie przeanalizować dane z monitorowania. Widzenie poprawy jest niesamowitą motywacją dla pracowników! Jeśli jednak postępy są minimalne lub zbyt powolne, jest to znak, że należy dostosować i ulepszyć plan działania.

Budowanie konstruktywnej informacji zwrotnej w oparciu o dane z monitoringu nie tylko wzbogaca indywidualne oceny wyników o obiektywne informacje i ułatwia pracę menedżera. Pomaga również stworzyć przejrzystą i silną kulturę zorientowaną na rozwój. Informacje zwrotne oparte na obiektywnych informacjach sprawiają, że pracownicy biorą odpowiedzialność za swoją pracę i rozwój. Odchodzi od subiektywnej krytyki na rzecz wspólnego zrozumienia wydajności i potencjału.