Jak zaplanować swój dzień, jeśli jesteś przeciwnikiem stałego harmonogramu

Wiele kreatywnych osób sprzeciwia się wszelkim zasadom, odrzuca samą ideę planowania i w efekcie ich życie traci tak bardzo pożądaną harmonię.

Jeśli jesteś taką osobą i nie jesteś gotowy na radzenie sobie z rutyną, czas odrzucić pomysł organizowania swojego czasu według czyichś zasad i poprawić osobistą efektywność podążając za własnym twórczym tempem, rytmem życia i jego pulsem.

Projektant i autor książek o designie Stephen Bradley zauważył kiedyś: "Czy wiesz o tym, czy nie, design zawsze ma swój wewnętrzny rytm. Wnosi on znaczenie do przestrzeni i tworzy określony nastrój. To właśnie dzięki rytmowi ludzie mogą docenić design."

Jeśli to podejście jest Ci znane, podzielę się kilkoma pomysłami, które nabyłem poprzez swoje życie zawodowe i doświadczenie w pracy jako trener zarządzania czasem. Pomogą Ci one efektywnie rozdzielać czas, którym dysponujesz, a także Twoje siły, zainteresowania i zadania.

Zazwyczaj człowiekowi udaje się zrobić więcej w ciągu miesiąca, jeśli nie planuje zbyt wiele. Naturalny rytm większości ludzi podpowiada, że w ciągu miesiąca można zakończyć jeden duży projekt lub osiągnąć jeden osobisty cel. Nie oznacza to, że należy poświęcić cały miesiąc tylko temu celowi lub projektowi, czasami trzeba zająć się trudniejszymi sprawami, takimi jak na przykład wybór i instalacja nowego oprogramowania lub organizacja przestrzeni w pracowni. Mając zaplanowane na miesiąc trzy takie zagadnienia, raczej nie uda Ci się zrealizować żadnego z nich. Jeśli jednak poświęcisz miesiąc na jedno pewne zadanie, najprawdopodobniej je ukończysz lub będziesz bliski ukończenia. Weź pod uwagę ten miesięczny rytm, a zyskasz większą satysfakcję.

Poza tym należy się zastanowić, jak rozkładają się Twoje siły i energia w ciągu tygodnia. Wyjątki oczywiście są możliwe, ale większość osób jest w stanie zrobić nie więcej niż dwa wyjazdy w miesiącu i nie stracić rytmu. Weź też pod uwagę koszty emocjonalne związane z urządzaniem przyjęć czy przyjmowaniem gości. Wszystkie one wnoszą do twojego życia przyjemną różnorodność, ale wybijają cię z rytmu, zwłaszcza gdy wyjątek zamienia się w regułę.

Projekty, spotkania, niezbędne prace zmieniają się z tygodnia na tydzień, ale powinieneś uchwycić rytm tygodnia, który będzie najbardziej odpowiedni dla Twoich działań. Myśl jak projektant: stwórz szkic, a następnie zmodyfikuj swój harmonogram zgodnie z określonym projektem (w tym przypadku tygodniem pracy).

Po wielu eksperymentach ustaliłem sobie następujący idealny rytm:

• Jest kilka "wstępnych" godzin w poniedziałkowy poranek, które poświęcam na zrobienie planu tygodniowego i przetworzenie informacji zebranych przez weekend.

• W środowe popołudnie jestem w pełni zajęty głównym projektem. Przez cały tydzień jestem zajęty ciekawostkami, ale kiedy muszę się skupić na ważnej pracy - na przykład na pisaniu książki - lepiej jest oczyścić połowę dnia ze spotkań. Wtedy idę do ulubionej kawiarni i pracuję bez rozproszenia i bez przerw. Powinienem zauważyć tu dwie główne zalety: moja praca idzie do przodu, a jednocześnie mam krótki odpoczynek od codziennej rutyny.

• Przygotowanie do weekendu w piątkowy wieczór. Około trzech godzin poświęcam na dokończenie wszystkich prac, które wymagały więcej czasu niż się spodziewałem, załatwienie płatności i rachunków, które lepiej załatwić przed weekendem.

Przynajmniej jeden wieczór w tygodniu poświęcam na rozwiązywanie problemów osobistych lub odpoczynek. Jestem niezwykle towarzyska, ale nawet ekstrawertycy potrzebują od czasu do czasu dnia wolnego.

Oczywiście wszystkie te elementy można w każdej chwili przestawić i dostosować. Ja jednak preferuję ten rytm, ponieważ pozwala mi on czerpać maksymalną satysfakcję z wykonywanej pracy i wyruszyć na weekend poświęcony rodzinie i odpoczynkowi.

Nikomu jeszcze nie udało się stworzyć uniwersalnej formuły rozkładu dnia. Niektórzy unikają sprawdzania maili rano, inni zalecają robienie czegoś zupełnie odwrotnego. Chodzi o to, aby uczciwie przyznać, jaki jest najlepszy sposób alokacji 24 godzin dla maksymalnej efektywności osobiście dla Ciebie.

Jeśli chodzi o mnie, to pierwszą godzinę lub półtorej godziny poświęcam na planowanie dnia, maile i drobne pilne zadania, potem skupiam się na trudniejszej pracy. Od 10 do 11 rano odbieram telefony od klientów. Wolę poświęcać na spotkania nie więcej niż cztery godziny dziennie, a ostatnie pół godziny zostawiam na podsumowanie wyników. Niektórzy z moich klientów wolą sprawdzić poranne maile dosłownie na kilka minut, a potem skupić się na głównej pracy do lunchu. Po przerwie obiadowej umawiają spotkania lub zajmują się pilnymi zadaniami.

Konieczne jest wskazanie osobistych preferencji: kiedy jesteś najbardziej skoncentrowany, kiedy najwygodniej jest ci organizować spotkania, a jaki czas powinien być poświęcony na przetwarzanie skomplikowanych informacji i tworzenie planów, by podążać w potrzebnym kierunku.

Bądź ze sobą szczery - pozwól sobie na poświęcenie czasu na dostosowanie planu dnia, inaczej zawsze będziesz "uciekał za planem" i miał wyrzuty sumienia z powodu rzeczy, których nie zrobiłeś.

Na przykład, dobrze byłoby poświęcić dzień przed urlopem i dzień po nim na uporządkowanie swoich spraw i nie wyznaczać w tych dniach żadnych spotkań. Dobrze będzie, jeżeli połowę dnia po konferencji lub innym dużym wydarzeniu pozostawisz na wzmocnienie osobistych więzi, nawiązanie znajomości i przejrzenie notatek - tylko w ten sposób możesz w pełni wykorzystać minione wydarzenie. Jedna z moich znajomych powiedziała mi kiedyś, że po konferencji w innym mieście woli lecieć do domu rano, a nie wieczorem. Noc w hotelu daje jej możliwość dokończenia wszystkich prac przed powrotem do domu. I pamiętaj: im bardziej wydarzenie stoi w sprzeczności z Twoją normalną codzienną rutyną, tym więcej czasu będziesz potrzebował na odzyskanie normalnego rytmu pracy.

Dostosujcie swój miesięczny, tygodniowy i dzienny rytm, a zyskacie niezbędny porządek w pracy i tyle samo niezbędnej elastyczności w podejmowaniu decyzji. Czas, żebyście się przekonali, jakie tempo i rytm są dla was osobiście odpowiednie.