Oprogramowanie do monitorowania pracowników w Pensylwanii: najlepsze praktyki dla branż regulowanych

Możesz prowadzić bank w Pittsburghu lub zarządzać szpitalem w Harrisburgu. A może Twoja firma ubezpieczeniowa w Filadelfii codziennie przetwarza tysiące poufnych danych klientów. We wszystkich tych przypadkach Twoi pracownicy mają dostęp do poufnych danych, które – jeśli zostaną celowo lub przypadkowo wykorzystane – mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych.

W całej Pensylwanii organizacje z sektora bankowości, finansów, ubezpieczeń i opieki zdrowotnej podlegają surowym wymogom bezpieczeństwa i zgodności. Oprogramowanie do monitorowania pracowników jest kluczowym elementem umożliwiającym spełnienie tych wymogów, zarządzanie ryzykiem i poprawę bezpieczeństwa.

Ale jak to poprawnie wdrożyć w Pensylwanii? Przyjrzyjmy się temu tematowi w dzisiejszym artykule.

Zrozumienie stanowych i lokalnych przepisów dotyczących ochrony prywatności ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia monitoringu pracowników w każdej branży; jednak w sektorach regulowanych jest ono dwukrotnie ważniejsze. Oprogramowanie do monitorowania pracowników pomaga zapewnić ochronę i prawidłowe przetwarzanie danych klientów lub pacjentów. W tym procesie gromadzi ono ogromne ilości danych na temat aktywności pracowników i może nieumyślnie przechwycić również poufne dane klientów lub pacjentów. Dlatego wdrażając oprogramowanie do śledzenia w branżach regulowanych w Pensylwanii, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

1. W jakim stopniu pomaga chronić poufne dane klientów?

2. Czy jest zgodna z przepisami obowiązującymi w danej branży?

3. Czy wspiera prawa pracowników dotyczące danych, które są o nich gromadzone?

Aby odpowiedzieć na te pytania, niezbędna jest znajomość przepisów prawnych Pensylwanii. Zacznijmy od przepisów branżowych.

W sektorze opieki zdrowotnej pracodawcy muszą przestrzegać ustawy HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Ustawa ta wymaga najwyższej ochrony chronionych informacji zdrowotnych (PHI), czyli informacji umożliwiających identyfikację pacjenta, takich jak historia choroby, wyniki badań, informacje ubezpieczeniowe czy jakiekolwiek dane dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego danej osoby, świadczonej opieki zdrowotnej lub płatności za nią.

Prawo stanu Pensylwania zabrania również ujawniania informacji związanych z wirusem HIV oraz dokumentacji dotyczącej zdrowia psychicznego lub leczenia uzależnień bez pisemnej zgody.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników, jeśli zostanie prawidłowo wdrożone, będzie pełnić funkcję czujnego strażnika, pomagając wykrywać i zapobiegać potencjalnym naruszeniom bezpieczeństwa tych poufnych danych.

Firmy z branży finansowej muszą przestrzegać ustawy GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Wymaga ona ochrony niepublicznych danych osobowych (NPI) konsumenta. NPI to wszelkie informacje, które:

1. Klient podaje dane umożliwiające uzyskanie produktu lub usługi finansowej (imię i nazwisko, adres, dochód itp.)

2. Wyniki wszelkich transakcji wykonanych dla klienta (numery kont, płatności, historia, saldo itp.)

3. Firma finansowa uzyskuje informacje o kliencie w celu świadczenia usługi lub dostarczenia produktu (akta sądowe, raporty konsumenckie itp.)

Monitorowanie pracowników jest kluczowe dla wczesnego wykrywania zagrożeń bezpieczeństwa i podejmowania działań naprawczych.

W sektorze ubezpieczeń ustawa Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), obowiązująca w grudniu 2023 r., nakłada obowiązek stosowania solidnych zabezpieczeń informacji niepublicznych, reagowania na incydenty oraz szkoleń pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa i monitorowania.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Chociaż ustawa o podsłuchu ogranicza nagrywanie dźwięku, zasadniczo nie zabrania monitoringu wideo, o ile nie jest on nagrywany. Monitoring wideo jest zabroniony w toaletach, szatniach i innych pomieszczeniach, w których pracownicy mają uzasadnione oczekiwania dotyczące prywatności.

Federalna ustawa o ochronie prywatności w komunikacji elektronicznej (ECPA) jest podobna do ustawy o podsłuchu. Zabrania ona pracodawcom przechwytywania komunikacji elektronicznej bez zgody, ale przewiduje wyjątki w przypadku monitorowania systemów należących do pracodawcy, zwłaszcza w uzasadnionych celach biznesowych.

Zgodnie z prawem obowiązującym w Pensylwanii pracodawcy nie mają obowiązku informowania pracowników o monitorowaniu, z wyjątkiem komunikacji dotyczącej monitorowania.

To był tylko krótki przegląd przepisów obowiązujących w Pensylwanii. Zalecamy zasięgnięcie porady prawnej przed wdrożeniem monitoringu pracowników.

Ale dlaczego w ogóle należy monitorować pracowników zatrudnionych w takich branżach jak finanse, ubezpieczenia i opieka zdrowotna?

Wyobraź sobie dane, którymi zajmują się na co dzień. Numery ubezpieczenia społecznego, salda kont, historie chorób, identyfikatory osobiste i wiele innych cennych danych. Jak dowiedzieliśmy się w poprzedniej sekcji, dane te są chronione prawem, które nakłada obowiązki na organizacje, które je przetwarzają. Oprogramowanie do monitorowania pracowników może pomóc:

1. Zapewnij ciągłą zgodność z przepisami i generuj ścieżkę audytu.

2. Wykrywaj nieautoryzowany dostęp do poufnych danych, nietypowe transfery danych i inne podejrzane działania, które mogą wskazywać na potencjalny wyciek danych.

3. Rozwiąż problemy związane z zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

4. Upewnij się, że dane są przetwarzane zgodnie z ustalonymi protokołami.

Wdrażanie monitoringu pracowników może być złożonym i zawiłym procesem, szczególnie w branżach regulowanych, gdzie błędy mogą być kosztowne. Oto siedem najlepszych praktyk opracowanych z myślą o liderach biznesu w Pensylwanii.

Jakie dane posiada Twoja organizacja? Kto ma do nich dostęp? Gdzie są słabe punkty?

Przed zakupem oprogramowania oceń swoje ryzyko. Bank obsługujący przelewy bankowe ma inne potrzeby niż klinika zarządzająca przyjęciami pacjentów.

Nie każde oprogramowanie monitorujące nadaje się do branż regulowanych. Wybrane oprogramowanie musi wyraźnie potwierdzać zgodność z ustawą HIPAA lub innymi przepisami obowiązującymi w danej branży. Zwróć uwagę na takie funkcje, jak:

1. Zaszyfrowane ślady audytu (HIPAA wymaga 6-letniego przechowywania)

2. Rejestrowanie dostępu oparte na rolach

3. Integracja z systemami DLP i SIEM

4. Alerty dotyczące podejrzanego zachowania (np. dostęp poza godzinami pracy, pobieranie masowe)

Niespodziewany monitoring może przynieść odwrotny skutek. Zamiast tego bądź otwarty. Opracuj jasną, pisemną politykę, która wyraźnie określi, co będzie monitorowane, dlaczego jest to konieczne oraz jak będą wykorzystywane i zabezpieczane zebrane dane. Zorganizuj krótkie spotkanie. Wyjaśnij, że monitoring nie służy do wyłapywania ludzi, ale do ochrony klientów i wypełniania obowiązków prawnych.

Chociaż w Pensylwanii zgoda na monitorowanie wizualne lub komputerowe w miejscu pracy nie jest zazwyczaj wymagana, przejrzystość zmniejsza opór i sprzyja współpracy.

Nie ma potrzeby rejestrowania każdego naciśnięcia klawisza. Określ jasne cele swojego programu monitorowania. Czy chodzi o zapobieganie wyciekom danych? Czy o zapewnienie zgodności z określonymi protokołami bezpieczeństwa? Ogranicz działania monitorujące do działań absolutnie niezbędnych do osiągnięcia tych celów.

Skoncentruj się na systemach wysokiego ryzyka: bazach danych pacjentów, platformach finansowych, narzędziach do przetwarzania roszczeń. Stosuj monitorowanie w oparciu o rolę i wrażliwość danych. Recepcjonistka nie potrzebuje takiego samego nadzoru jak likwidator szkód.

Gromadzone przez Ciebie logi są poufne. Mogą zawierać dane osobowe Twoich pracowników i przypadkowo przechwycone dane klientów.

Zabezpiecz dane zbierane przez oprogramowanie monitorujące na takim samym poziomie bezpieczeństwa, jak poufne informacje swoich klientów. Jeśli ktoś włamie się do systemu monitorowania, będzie mógł zobaczyć wszystko. Dlatego zabezpiecz, zaszyfruj i ogranicz dostęp do niego do ograniczonej liczby osób oraz kontroluj, kto przegląda logi.

Menedżerowie powinni rozumieć, do czego służy oprogramowanie, zasady monitorowania firmy, szersze praktyki bezpieczeństwa oraz wagę przestrzegania przepisów. Pracownicy powinni znać swoje obowiązki. Kadra kierownicza musi być wzorem etycznego zachowania – bez wyjątków.

Przepisy się zmieniają. Rotacja personelu jest zjawiskiem stałym. Technologia ewoluuje. Przejrzyj swoją politykę monitorowania co najmniej raz w roku. Dobrą praktyką jest również przeprowadzanie próbnych audytów i testowanie planu reagowania na incydenty.

Podsumowując, monitorowanie pracowników w obszarach regulowanych jest kwestią odpowiedzialności.

Jeśli Twoja firma działa w sektorze opieki zdrowotnej, ubezpieczeń lub finansów w Pensylwanii, przetwarza jedne z najbardziej poufnych informacji, jakie posiadają ludzie. Twoi klienci, pacjenci i konsumenci liczą na Twoją ochronę.

Przemyślane wdrożenie oprogramowania monitorującego to tarcza. Sposób na wykrycie błędów, zanim staną się naruszeniami. Sposób na potwierdzenie zgodności w momencie audytu.

Ostatecznym celem monitorowania nie jest tworzenie atmosfery podejrzliwości, lecz tworzenie bezpiecznego i zgodnego z przepisami środowiska, które ochroni Twoją organizację, Twoich klientów i Twoją reputację.