Przewodnik dla nowojorskich pracodawców dotyczący wdrażania oprogramowania do monitorowania pracowników

Zapoznanie się z wymogami prawnymi powinno być pierwszym krokiem dla każdego nowojorskiego pracodawcy, który chce wdrożyć lub obecnie korzysta z takich rozwiązań oprogramowanie do monitorowania pracowników Przepisy federalne i stanowe mają na celu ochronę praw pracowników (w tym prawa do prywatności). Mogą one nakładać znaczne ograniczenia na praktyki monitorowania, z których mogą korzystać firmy.

Przepisy federalne

Na szczeblu federalnym najważniejszym aktem prawnym jest ustawa o ochronie prywatności w łączności elektronicznej (ECPA) z 1986 roku. Zgodnie z nią celowe przechwytywanie komunikacji przewodowej, ustnej i elektronicznej jest zabronione. Istnieją jednak dwa wyjątki dla pracodawców:

• Mogą monitorować komunikację, jeśli mają uzasadniony interes biznesowy (wyjątek dotyczący celu biznesowego).

• Pracodawcy mogą śledzić, jeśli co najmniej jedna strona komunikacji wyraziła na to zgodę (wyjątek zgody). Najlepiej byłoby, gdyby zgoda ta była wyraźna. Chociaż sądy często interpretują korzystanie przez pracownika z urządzeń dostarczonych przez firmę po powiadomieniu o monitorowaniu jako dorozumianą zgodę, wyraźna zgoda jest zawsze bezpieczniejszym podejściem.

Pracodawcy mogą śledzić tylko urządzenia i systemy należące do firmy. Jeśli chcą śledzić prywatną komunikację lub urządzenia, mogą to zrobić tylko za wyraźną zgodą lub w przypadku rzadkich wyjątków.

Ustawa o przechowywanej komunikacji (Stored Communications Act, SCA) jest częścią ECPA, która reguluje dostęp pracodawcy do przechowywanej komunikacji elektronicznej. Przykładami takiej komunikacji są wiadomości e-mail lub nagrania rozmów związanych z pracą zapisane na serwerach firmy. Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy mogą uzyskać dostęp do przechowywanej komunikacji w swoich systemach. Jednak dostęp do osobistych kont pracownika (takich jak prywatny Gmail) wymaga zgody pracownika lub podstawy prawnej, takiej jak nakaz.

Przepisy stanu Nowy Jork

Nowy Jork ma kilka godnych uwagi przepisów, które uzupełniają prawo federalne. Pierwszą z nich jest ustawa o monitorowaniu elektronicznym (Civil Rights Law Section 52-c), która weszła w życie 7 maja 2022 roku. Ma ona zastosowanie do wszystkich prywatnych pracodawców w okolicy, niezależnie od ich wielkości, którzy monitorują komunikację elektroniczną pracowników.

Zgodnie z ustawą o elektronicznym monitorowaniu, organizacje muszą dostarczyć pracownikom pisemne powiadomienie w momencie zatrudnienia, a następnie co roku, informując ich, że ich komunikacja może być monitorowana. Pracownicy muszą potwierdzić otrzymanie tego powiadomienia na piśmie lub elektronicznie. Ponadto pracodawcy muszą zamieścić te powiadomienia w widocznych miejscach, w których mogą je zobaczyć wszyscy pracownicy (fizyczne plakaty lub elektroniczne powiadomienia na ekranach logowania lub w sieciach wewnętrznych).

Kolejną kluczową regulacją jest nowojorska ustawa o ochronie prywatności pracowników, która wejdzie w życie 12 marca 2024 roku. Zgodnie z nią pracodawcy nie mogą żądać ani wymagać od pracowników lub kandydatów do pracy ujawniania nazw użytkowników, haseł lub innych informacji uwierzytelniających do kont osobistych (takich jak media społecznościowe). Pracodawcy nie mogą również wymagać od pracowników logowania się na swoje konta w obecności pracodawcy.

Oprócz tych już istniejących przepisów, proponowane przepisy mogą jeszcze bardziej zmienić praktyki monitorowania. W 2023 r. Senat Stanu Nowy Jork zaproponował projekt ustawy 7623, który ograniczyłby pracodawcom korzystanie z w pełni zautomatyzowanych narzędzi decyzyjnych. Pracodawcy nie mogliby wykorzystywać tych narzędzi do sprawdzania kandydatów lub podejmowania innych decyzji wpływających na harmonogramy pracy, wynagrodzenia, działania dyscyplinarne, oceny wyników i inne warunki zatrudnienia. W świetle szybkiego rozwoju sztucznej inteligencji i jej potencjalnie stronniczych wyników, takie regulacje są uzasadnione. Ponadto Senate Bill 7623 proponuje dalsze ograniczenia dotyczące monitorowania miejsca pracy, takie jak stosowanie najmniej inwazyjnych metod, minimalizowanie gromadzenia danych, proporcjonalność i szczegółowe powiadomienie o tym, jakie dane są gromadzone, w jaki sposób, kiedy i w jakim celu.

Skuteczne wdrożenie oprogramowania do monitorowania pracowników wykracza poza zwykłe przestrzeganie odpowiednich przepisów dotyczących prywatności. Pracodawcy powinni również pomyśleć o etycznej stronie sprawy i potencjalnym wpływie monitorowania na morale i motywację pracowników. Jeśli połączymy wymogi prawne i względy etyczne, możemy wymienić następujące najlepsze praktyki dotyczące wdrażania oprogramowania monitorującego:

• Zachowaj przejrzystość: otwarcie informuj pracowników o istnieniu, charakterze i celu monitorowania. Uzyskaj zgodę pracowników na śledzenie, zwłaszcza jeśli śledzisz ich komunikację.
• Ogranicz monitorowanie do uzasadnionych celów biznesowych: monitoruj tylko działania bezpośrednio związane z określonymi celami biznesowymi, takimi jak ocena wydajności lub ochrona tajemnic handlowych. Unikaj monitorowania komunikacji osobistej pracowników lub obszarów, w których pracownicy mają uzasadnione oczekiwanie prywatności.
• Zminimalizuj gromadzenie danych: zbieraj tylko dane niezbędne do osiągnięcia celu monitorowania. Im mniej wrażliwych danych gromadzisz, tym mniejsze ryzyko niewłaściwego wykorzystania lub naruszenia danych. Usuwaj dane, które nie spełniają już swojego zadania.
• Nigdy nie monitoruj prywatnych kont pracowników w mediach społecznościowych ani nie proś ich o podanie nazw użytkowników lub haseł do ich prywatnych kont.
• Zasięgnij porady prawnej eksperta: dziedzina prawa może być skomplikowana i zmienna. Niniejszy artykuł stanowi ogólny przegląd i może nie ujawniać wszystkich zawiłości nowojorskich przepisów i wyjątkowych okoliczności Twojej firmy. W razie wątpliwości należy skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w nowojorskim prawie pracy, aby upewnić się, że plany monitorowania, zasady i metody wdrażania są w pełni zgodne z przepisami.
• Opracowanie kompleksowej polityki monitorowania pracowników: polityka ta powinna obejmować zakres gromadzonych danych, warunki ich przechowywania i wykorzystywania oraz praktyki monitorowania. Polityka ta powinna być łatwo dostępna dla wszystkich pracowników.
• Regularnie przeglądaj i aktualizuj politykę: Technologia szybko się zmienia, podobnie jak przepisy i najlepsze praktyki. Należy okresowo weryfikować politykę i praktyki w zakresie monitorowania, aby upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami federalnymi i stanowymi stanu Nowy Jork oraz nadal służą zamierzonemu celowi w sposób skuteczny i etyczny.
• Zapewnienie spójności i niedyskryminacji.

Jasna, kompleksowa i dobrze opracowana polityka monitorowania pracowników jest niezbędnym elementem monitorowania pracowników. Sprawia ona, że praktyki śledzenia są jasne dla pracowników i pracodawcy oraz minimalizuje potencjalne pułapki prawne i etyczne. Powinna ona zawierać następujące kluczowe elementy:

• Jasne określenie celu monitorowania
• Zakres monitorowania: jakie działania i komunikaty są śledzone?
• Metody wykorzystywane do monitorowania (monitoring wideo, dzienniki sieciowe, oprogramowanie monitorujące itp.)
• Opis tego, w jaki sposób gromadzone dane są wykorzystywane, jak długo są przechowywane i kto ma do nich dostęp.
• Wyraźne oświadczenie, że pracownicy nie powinni oczekiwać prywatności podczas korzystania z urządzeń, sieci i systemów należących do firmy, niezależnie od tego, czy jest to związane z pracą, czy osobiste.
• Zgodność z prawem
• Konsekwencje naruszenia zasad
• Sekcja, w której pracownicy podpisują lub elektronicznie potwierdzają, że otrzymali, przeczytali i zrozumieli zasady.

Gdy pierwszy projekt polityki jest gotowy, poproś radcę prawnego z doświadczeniem w nowojorskim prawie pracy o jego sprawdzenie. W ten sposób będziesz mieć pewność, że jest on zgodny z obowiązującymi przepisami stanowymi i federalnymi.

Gdy polityka jest kompletna, należy ją rozpowszechnić wśród pracowników. Zbieraj pisemne lub elektroniczne potwierdzenia akceptacji od wszystkich pracowników, w szczególności nowo zatrudnionych podczas wdrażania. Przechowuj dokumentację tych potwierdzeń.

Polityka powinna być zawsze dostępna dla wszystkich pracowników. Można ją na przykład umieścić w podręczniku dla pracowników, firmowym intranecie lub w obszarze wspólnym.

Nie zapominaj o regularnym przeglądzie i aktualizacji polityki zgodnie z rozwijającą się technologią i krajobrazem prawnym.

Wdrożenie monitorowania pracowników w Nowym Jorku wymaga starannego rozważenia federalnych i rygorystycznych przepisów stanowych oraz stworzenia kompleksowej polityki monitorowania. Priorytetowe traktowanie uzasadnionych celów biznesowych, praktykowanie minimalizacji danych i zasięganie porady prawnej to podstawowe kroki w tworzeniu zgodnego i etycznego programu monitorowania, który przynosi korzyści pracodawcy i pracownikom. Odpowiedzialne wdrożenie jest kluczem do skutecznego wykorzystania technologii monitorowania przy jednoczesnym przestrzeganiu zobowiązań prawnych i wspieraniu środowiska pracy opartego na zaufaniu.