Oprogramowanie do monitorowania pracowników w New Jersey: bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

Liczba firm śledzących swoich pracowników w Stanach Zjednoczonych znacząco wzrosła ze względu na rosnącą popularność pracy zdalnej i hybrydowej. Firmy z New Jersey odzwierciedlają ten trend w całym kraju: stosują narzędzia śledzące, aby zwiększyć efektywność pracy i zabezpieczyć się przed wyciekami danych i cyberatakami. Jak jednak firmy z New Jersey mogą znaleźć równowagę między potrzebą monitorowania a wymogami bezpieczeństwa danych i prywatności pracowników?

W tym artykule analizujemy te dwa kluczowe aspekty, oferując spostrzeżenia firmom z New Jersey, które chcą wdrożyć lub udoskonalić swoje strategie monitorowania pracowników. Przeanalizujemy, jak solidne cyberbezpieczeństwo i ochrona danych osobowych muszą stanowić fundament każdego programu monitorowania oraz dlaczego holistyczne podejście, integrujące monitorowanie z kontrolą dostępu, to nie tylko dobry pomysł, ale wręcz konieczność dla zapewnienia kompleksowego bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

W swojej istocie monitorowanie to coś więcej niż tylko śledzenie produktywności. Termin ten obejmuje również ochronę zasobów firmy i ograniczenie ryzyka naruszeń i wycieków danych.

Monitorowanie pracowników jest kluczowym elementem każdego systemu bezpieczeństwa, chroniącego poufne dane i własność intelektualną. Nie jest to zaskoczeniem, biorąc pod uwagę, że błędy pracowników są przyczyną lub znacząco pogarszają 88% wszystkich naruszeń danych. Specjalistyczne oprogramowanie do zapobiegania wyciekom danych (DLP) potrafi wykryć nieautoryzowany dostęp do plików, podejrzane wzorce komunikacji lub nietypowe zachowania logowania, zanim przerodzą się one w poważne incydenty.

Specjalistyczne oprogramowanie zapobiegające wyciekom danych (DLP) potrafi wykryć nieautoryzowany dostęp do plików, podejrzane wzorce komunikacji lub nietypowe zachowania logowania, zanim przerodzą się w poważne incydenty.

Kontrola zgodności organizacji z przepisami to kolejny obszar, w którym monitoring pracowników może okazać się pomocny. Na przykład, dostawcy usług opieki zdrowotnej muszą przestrzegać ustawy HIPAA, a instytucje finansowe ustawy FINRA. Niektóre firmy z New Jersey mogą nawet rozważyć wprowadzenie RODO, jeśli zatrudniają pracowników z siedzibą w Europie. Monitoring tworzy ścieżkę audytu i zapewnia rozliczalność, ułatwiając wykazanie zgodności.

Menedżerowie mogą korzystać z narzędzi monitorujących, aby wykrywać pracowników niepracujących i przeciążonych, zmieniać przydział zadań, ujawniać przeszkody i ogólnie usprawniać procesy pracy. Nie chodzi o mikromanagement, ale o uzyskiwanie obiektywnych informacji i podejmowanie skuteczniejszych decyzji.

Jednak te korzyści wiążą się z wyzwaniami. W stanie New Jersey obowiązują solidne przepisy dotyczące ochrony pracy; poza tym pracownicy są coraz bardziej świadomi swoich praw do prywatności. Te czynniki sprawiają, że firmy ostrożniej podchodzą do kwestii monitorowania. Muszą znaleźć równowagę między niezbędnym nadzorem a poszanowaniem prywatności pracowników i przepisów prawnych.

Monitorowanie pracowników oznacza gromadzenie danych, często wrażliwych. Nawet jeśli zbierzesz tylko niezbędne dane, cyfrowy ślad, który powstanie, może być ogromny: zrzuty ekranu, logi e-maili i czatów, historia przeglądanych stron internetowych i wiele innych. Przechowywanie i zabezpieczanie danych osobowych pracowników to ogromna odpowiedzialność.

Pierwszym krokiem do odpowiedzialnego przetwarzania danych jest określenie, jakie dane Twoja organizacja musi gromadzić i dlaczego. To zasada minimalizacji danych: gromadzenie tylko tych danych, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia uzasadnionych celów biznesowych. Czy musisz rejestrować każde naciśnięcie klawisza, czy wystarczy podsumowanie używanych aplikacji? Czy powinieneś rejestrować historię aktywności online, jeśli Twoim celem jest monitorowanie obecności? Zadanie sobie tych pytań z góry może uchronić Twoją firmę przed problemami w przyszłości.

Po zdefiniowaniu zakresu niezbędnych danych i rozpoczęciu monitorowania, bezpieczeństwo zebranych informacji staje się kwestią priorytetową. Należy je chronić nie tylko przed atakami zewnętrznymi, ale również przed nieautoryzowanym dostępem z wewnątrz firmy. Kluczowe aspekty ochrony to:

1. Szyfrowanie: Dane monitorujące powinny być szyfrowane zarówno podczas przesyłania (za pomocą protokołów takich jak TLS/SSL), jak i podczas przechowywania na serwerach (zazwyczaj za pomocą algorytmów takich jak AES-256). Sprawdź u dostawcy oprogramowania do monitorowania pracowników, czy szyfruje on dane w stanie spoczynku i podczas przesyłania.
2. Kontrola dostępu: To, kto widzi zebrane dane, ma duże znaczenie. System monitorowania powinien mieć ścisłą kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC). Zazwyczaj odbywa się to poprzez utworzenie konta administratora i kilku subkont, na przykład, aby menedżerowie mogli widzieć tylko dane swojego zespołu.
3. Bezpieczne przechowywanie danych: Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na rozwiązania w chmurze, czy lokalne, zadbaj o bezpieczeństwo środowiska przechowywania danych. Obejmuje to bezpieczne centra danych, regularne tworzenie kopii zapasowych i dobrze zdefiniowany plan odzyskiwania po awarii.
4. Zarządzanie podatnościami: Żadne oprogramowanie nie jest niezniszczalne. Dlatego należy regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa, testy penetracyjne i na bieżąco aktualizować narzędzie monitorujące. Takie działania pozwalają na łatanie potencjalnych luk, zanim zostaną one wykorzystane.

New Jersey, podobnie jak wiele stanów, ma własne przepisy dotyczące prywatności pracowników. Chociaż szczegółowe porady prawne zawsze powinny pochodzić od wykwalifikowanego prawnika, w tym artykule omówimy ogólne zasady.

W ostatnich latach w stanie New Jersey główny nacisk regulacyjny położono na śledzenie pojazdów w miejscu pracy, komunikację elektroniczną, monitoring wideo i szerzej rozumiane prawo pracowników do prywatności.

Zawiadomienie przed rozpoczęciem śledzenia pojazdów (Ustawa montażowa nr 3950)

Od 18 kwietnia 2022 r. pracodawcy w stanie New Jersey mają obowiązek pisemnego powiadomienia pracowników o każdym użyciu elektronicznego lub mechanicznego urządzenia śledzącego w pojeździe, którym porusza się pracownik. Obowiązek ten obowiązuje niezależnie od tego, czy pojazd jest własnością firmy, czy pracownika.

Komunikacja elektroniczna i nadzór

Ustawa stanu New Jersey o kontroli podsłuchów i nadzoru elektronicznego zabrania przechwytywania rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej pracowników bez zgody co najmniej jednej ze stron. Zazwyczaj pracodawcy uzyskują taką zgodę za pośrednictwem regulaminów lub podręczników dla pracowników.

Mimo że pracownicy mają pewne oczekiwania dotyczące prywatności, monitorowanie jest często dozwolone, jeśli pracownicy zostali o tym powiadomieni, a monitorowanie służy uzasadnionemu celowi biznesowemu.

Obiekt monitorowany

Organizacje mogą monitorować pracowników w pomieszczeniach wspólnych, takich jak biura. Jednak monitoring wideo jest surowo zabroniony w miejscach, w których pracownicy oczekują prywatności, takich jak toalety czy szatnie.

Prawo nie zawsze nakłada obowiązek informowania pracowników o monitoringu wideo. Niemniej jednak zaleca się pracodawcom, aby to zrobili.

Monitorowanie poczty e-mail, korzystania z Internetu i aktywności na komputerze

Pracodawca ma prawo monitorować, w jaki sposób pracownicy korzystają z komputerów, w tym przeglądają strony internetowe i korzystają z poczty elektronicznej, jeśli istnieje jasno określona polityka w tym zakresie.

Osobiste konta w mediach społecznościowych

Niektórzy pracodawcy uważają, że mają prawo monitorować aktywność swoich pracowników w Internecie poza godzinami pracy, a nawet żądać dostępu do ich kont osobistych. Jest to surowo zabronione na mocy prawa stanu New Jersey.

Jak widać, kluczem do spełnienia większości wymogów prawnych jest przejrzystość i jasna polityka monitorowania. Dobrze napisana i dobrze zakomunikowana polityka może zapobiec nieporozumieniom, zarządzać oczekiwaniami, a nawet zapewnić obronę prawną w razie wątpliwości.

Wyobraź sobie swoje systemy bezpieczeństwa nie jako odizolowane wyspy, lecz jako połączoną, inteligentną sieć. To właśnie potęga integracji monitoringu pracowników z systemami kontroli dostępu. Możesz połączyć raporty oprogramowania monitorującego z danymi z fizycznych systemów dostępu (takich jak czytniki identyfikatorów i skanery biometryczne) oraz logicznych systemów dostępu (takich jak loginy sieciowe i uprawnienia aplikacji). Takie podejście tworzy prawdziwie zunifikowaną ochronę.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Ujednolicone podejście przynosi znaczące korzyści, takie jak:

1. Lepsze wykrywanie zagrożeń dzięki korelacji danych z różnych źródeł
2. Szybsza identyfikacja źródła i zakresu naruszenia
3. Automatyczne egzekwowanie zasad
4. Pojedynczy, skonsolidowany widok aktywności pracowników na potrzeby zgodności i dochodzeń
5. Zarządzanie jednolitym systemem zamiast wieloma niezależnymi od siebie systemami znacząco zmniejsza obciążenia administracyjne.

Aby osiągnąć taką płynną integrację, konieczne jest staranne planowanie:

1. Interfejsy API: Wybrane przez Ciebie rozwiązania do monitorowania i kontroli dostępu muszą korzystać z otwartych interfejsów API (interfejsów programowania aplikacji) i spełniać standardy branżowe, aby umożliwić płynną wymianę danych.
2. Synchronizacja danych: Aby dane były skuteczne, muszą przepływać między systemami w czasie rzeczywistym lub niemal rzeczywistym. Opóźnienia mogą tworzyć luki w zabezpieczeniach.
3. Skalowalność: W miarę rozwoju Twojej firmy w New Jersey zintegrowane rozwiązanie zabezpieczające musi dostosowywać się do jej potrzeb, umożliwiając obsługę większej liczby pracowników, lokalizacji i punktów danych bez utraty wydajności.
4. Integracje: Priorytetowo traktuj rozwiązania od dostawców, którzy aktywnie promują i wspierają integrację z innymi platformami zabezpieczeń.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Zawsze informuj pracowników o monitorowaniu – transparentność powinna być Twoim priorytetem. Pracownicy powinni być świadomi, dlaczego są monitorowani, jakie działania rejestruje oprogramowanie, kto może przeglądać ich dane i jakie mają do nich prawa. Odpowiedzi na te pytania powinny również znaleźć się w jasnej polityce monitorowania. Polityka ta musi być łatwo dostępna w dowolnym momencie.

Praktyki monitorowania można i należy zmieniać z czasem. Przepisy i polityki organizacji ulegają zmianom, a starsze metody monitorowania stają się mniej skuteczne. Dlatego należy regularnie dokonywać przeglądu praktyk monitorowania i sprawdzać, czy są one zgodne z przepisami i skuteczne. Należy pamiętać o celach początkowych. Monitorowanie musi być zawsze proporcjonalne do celów monitorowania, ale nie może być zbyt inwazyjne.

Wreszcie, pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie ogólnego bezpieczeństwa danych. Dobrze poinformowana siła robocza to Twoja pierwsza linia obrony.

Monitorowanie pracowników to dziś coś więcej niż tylko narzędzie do zarządzania wydajnością. To ważny element systemu bezpieczeństwa firmy i narzędzie do zapewniania zgodności z przepisami.

Monitorowanie pracowników może działać jeszcze lepiej, jeśli jest zintegrowane z systemami kontroli dostępu. Niezależnie jednak od sposobu jego wykorzystania, powinno być transparentne, a zebrane dane z monitoringu odpowiednio zabezpieczone. Liderzy planujący wdrożenie monitoringu lub już z niego korzystający powinni skonsultować się z ekspertami prawnymi i ds. cyberbezpieczeństwa, inwestować w bezpieczne, skalowalne rozwiązania i zawsze komunikować się w sposób jasny i empatyczny. Prawidłowo prowadzony monitoring pracowników wzmacnia organizację, zarówno pod względem operacyjnym, jak i kulturowym.

Odejdźmy od nadzoru opartego na strachu i wejdźmy w inteligentny, zintegrowany i pełen szacunku monitoring.