Jak monitorować korzystanie z Internetu przez pracowników?

Cyfrowy świat wnosi wiele zmian do naszego życia. Nie ma sensu zaprzeczać, że postęp najnowocześniejszych technologii informatycznych zachęca ludzi do korespondencji. Każdy stara się tworzyć, rozwijać, projektować coś nowego. Monitoring online również stale się rozwija. Przedsiębiorcy zadają sobie pytania, jak zwiększyć produktywność każdego pracownika. W rezultacie powstały tak innowacyjne technologie, jak oprogramowanie do monitorowania pracowników. W dzisiejszym artykule omówimy wszystkie podstawy jednej z funkcji monitorowania pracowników - korzystania z Internetu.

Śledzenie korzystania z Internetu przez pracowników online to narzędzie służące do monitorowania i rejestrowania aktywności pracowników w godzinach pracy. Jego główne cele to:

1. zapewnienie zgodności z polityką firmy
2. zwiększyć produktywność
3. ochrona przed zagrożeniami bezpieczeństwa

Ochrona przed zagrożeniami bezpieczeństwa oznacza śledzenie odwiedzanych stron internetowych, czasu spędzonego online i wykorzystania przepustowości.

ScienceDirect , wiodąca platforma recenzowanej literatury naukowej, przeprowadziła badania i wyciągnęła następujące wnioski:

"Pracownicy spędzają około 2 godzin dziennie angażując się w cyberloafing (tj. korzystanie z Internetu w pracy do celów niezwiązanych z pracą), co kosztuje organizacje prawie 85 miliardów dolarów rocznie".

W rezultacie już w 2001 roku 80% firm na całym świecie korzystało z monitoringu korzystania z Internetu przez pracowników, co zostało potwierdzone przez American Management Association . Od tego momentu sytuacja nie zmieniła się zasadniczo: nieco wyższy odsetek firm korzysta z tego lub innego oprogramowania do monitorowania pracowników w celu zwiększenia ich produktywności. Według badań przeprowadzonych przez Spiceworks , 80% firm prowadzi również politykę prywatności, która informuje użytkowników, że mogą być monitorowani podczas korzystania z firmowych sieci, urządzeń i usług.

Monitorowanie korzystania z Internetu przez pracowników jest uzasadnione tylko w ramach godzin pracy. Dopóki firmy i ich personel administracyjny nie naruszają praw pracowników, dlaczego nie korzystać z takich innowacyjnych produktów?

Istnieje oczywiście wiele powodów, dla których firmy korzystają z tej funkcji. Znaleźliśmy jednak najważniejsze z nich:

• Wydajność: Ta funkcja oprogramowania pomaga niemal wykluczyć działania niezwiązane z pracą w biurze. Jak już wspomnieliśmy, prawie każdy pracownik spędza 2 godziny dziennie w cyberprzestrzeni. Takie oprogramowanie do monitorowania korzystania z Internetu umożliwia kontrolę procesu pracy i zwiększa ogólną produktywność.
• Bezpieczeństwo: Kontrola nad korzystaniem z Internetu pomaga chronić wrażliwe dane firmy przed cyberkradzieżą. Ponadto zabroniony jest dostęp do złośliwego oprogramowania i złośliwych stron internetowych.
• Optymalizacja zasobów: Śledząc wykorzystanie przepustowości, firmy mogą lepiej zarządzać zasobami sieciowymi. To z kolei gwarantuje, że krytyczne operacje biznesowe otrzymują niezbędną przepustowość i nie są spowalniane przez nieistotne użycie.
• Zarządzanie ryzykiem: Ta opcja pomaga złagodzić ryzyko poprzez identyfikację i reagowanie na niewłaściwe lub niebezpieczne zachowania, takie jak dostęp do zabronionych treści. Niezapobieganie takim zachowaniom może prowadzić do problemów prawnych lub zaszkodzić reputacji firmy.

Pierwszy - instalacja agenta: Przede wszystkim należy zainstalować agenta na urządzeniach docelowych - komputerach PC, laptopach, tabletach. Programy te są obsługiwane bez przeciążania. Przechwytuje aktywność internetową bez zakłócania normalnego korzystania z komputera. Zainstalowany agent będzie zbierał następujące dane:

• Odwiedzane strony internetowe
• Uruchomione aplikacje i czas użytkowania
• Przesłane lub pobrane pliki
• Naciśnięcia klawiszy i tekst na ekranie
• Zrzuty ekranu

Drugi krok - gromadzenie i przechowywanie danych: W określonym czasie oprogramowanie wysyła otrzymane dane do wybranego magazynu w chmurze. Informacje przesyłane z monitora przeglądania stron internetowych przez pracowników mogą być dwojakiego rodzaju: zanonimizowane i powiązane. Dane te są odpowiednio szyfrowane i bezpiecznie przechowywane. Dostęp do nich mają tylko upoważnieni menedżerowie.

Trzeci krok - raportowanie i analiza: Wiele programów do monitorowania pracowników zapewnia pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym. Wyświetlają one bieżącą aktywność pracowników. Te pulpity nawigacyjne mogą przedstawiać bieżących aktywnych użytkowników: jakie aplikacje lub strony internetowe są używane. Zapewniają również poziomy produktywności. Takie pulpity nie są jedynym sposobem analizy otrzymanych danych. Raportowane dane obejmują:

• Dzienniki aktywności
• Wykorzystanie aplikacji
• Kategoryzacja stron internetowych
• Oprogramowanie do śledzenia czasu

Istnieją również dodatkowe funkcje, takie jak monitorowanie w czasie rzeczywistym, powiadomienia i alerty, blokowanie użytkowników, optymalizacja produktywności. Krótko mówiąc, oprogramowanie zapewnia dostęp do danych niezbędnych do zwiększenia produktywności pracowników.

Dostępnych jest wiele opcji umożliwiających kontrolowanie korzystania z Internetu. Oprogramowanie do monitorowania pracowników zapewnia taką możliwość. Jako przykład bierzemy firmę CleverControl z jej głównymi produktami. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co oferuje nam branża.

Oprogramowanie do zdalnego monitorowania dzieli się na dwie różne funkcje. Są to zdalne monitorowanie za pośrednictwem bezpiecznych kont internetowych i monitorowanie na żywo w czasie rzeczywistym. Rozważmy główne funkcje.

Tak więc zdalne monitorowanie za pośrednictwem bezpiecznych kont internetowych zapewnia następujące opcje:

• Jak zmienia się przestrzeń robocza z minuty na minutę
• Jakie zadania pojawiają się i mają pierwszeństwo
• Jakie unikalne pomysły są wyrażane i omawiane?

Jeśli mówimy o monitorowaniu na żywo w czasie rzeczywistym, sugerujemy, że personel administracyjny może uzyskać dostęp do następujących elementów zainstalowanych na komputerze pracownika:

• aplikacje
• strony internetowe
• pliki
• wiadomości
• e-maile.

Należy jednak pamiętać, że każdy pracownik ma prawo wiedzieć, czy jest monitorowany. Przepisy i regulacje dotyczące tego użytkowania stale się zmieniają. Więcej szczegółów i być świadomym. Ale ogólnie, jak powiedział HR DIVE , 68% menedżerów jest przekonanych, że monitorowanie poprawia wydajność, ale inni się z tym nie zgadzają.

Co więcej dostępne na CleverControl i innych platformach:

• Keylogger
• Zrzuty ekranu
• Monitorowanie wymiennych urządzeń pamięci masowej (USB, HDD, SD)
• Kontrola nad drukowaniem

Keylogger, na przykład, pozwala natychmiast zobaczyć, jaki tekst pisze pracownik, nagrywając naciśnięcia klawiszy w dowolnej aplikacji. Poza tym, sprawdza niepożądane słowa alarmowe w naciśnięciach klawiszy pracowników.

Każda z wymienionych funkcji ma na celu ograniczenie korzystania z Internetu w działaniach niezwiązanych z pracą.

Czego jeszcze używają firmy do monitorowania aktywności i korzystania z Internetu przez pracowników? Kontrola wideo i audio obejmuje rozpoznawanie twarzy, migawki, nagrania dźwięku z mikrofonu, wideo z kamery internetowej. Twój szef może monitorować media społecznościowe, jeśli są one wykorzystywane do celów biznesowych.

Wszystkie wymienione możliwości oprogramowania pokazują, że biznesmeni dążą do jak największego zwiększenia produktywności ze względu na zwiększony wskaźnik cyberloafingu.

Oczywiście, że tak! Przepisy i regulacje zależą od kraju lub stanu USA, w którym mieszkasz. Zobaczmy, w jakich krajach monitorowanie korzystania z Internetu przez pracowników jest całkowicie legalne.

Stany Zjednoczone, potwierdzone przez Ustawa o prywatności w łączności elektronicznej z 1986 r., mogą korzystać z oprogramowania do monitorowania pracowników. Należy jednak pamiętać, że przepisy mogą się różnić w zależności od stanu. Przepisy niektórych stanów USA wymagają od firm powiadomienia każdego członka personelu, że jest monitorowany.

Unia Europejska, z takimi krajami jak Hiszpania, Francja, Niemcy, nie ma żadnych ścisłych regulacji w odniesieniu do tego artykułu. UE przyjmuje jako podstawę Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR). Zgodnie z tym przepisem najemca powinien poinformować pracownika przed zainstalowaniem jakiegokolwiek oprogramowania.

Jeśli informacje są otrzymywane w ramach prawnych, mogą być monitorowane, rejestrowane i analizowane.

Na przykład Chiny monitorują korzystanie z Internetu przez pracowników. Monitorowanie jest chronione i regulowane przez przepisy z 1994 r. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony komputerowych systemów informatycznych oraz przepisy administracyjne z 1997 r. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony międzynarodowych połączeń za pośrednictwem komputerowych sieci informatycznych. Każdy pracodawca powinien poinformować pracowników, jakie oprogramowanie jest używane do gromadzenia takich danych.

Najczęstsze wyzwania to:

• Obawy dotyczące prywatności
• Zgodność z prawem
• Morale pracowników
• Wdrożenie techniczne
• Przeciążenie danymi
• Koszt

W przypadku hybrydowego lub zdalnego trybu pracy możliwe jest korzystanie z tych samych narzędzi programowych, o których wspomnieliśmy powyżej. Wyrzuty sumienia z powodu dostępu do komputerów z poziomu oprogramowania do monitorowania pracowników.

Tak, wiele firm monitoruje i rejestruje ruch przechodzący przez ich sieć w celach prawnych i bezpieczeństwa. Jeśli korzystasz z WiFi do celów osobistych, dane te prawdopodobnie zostaną zarejestrowane. Ponieważ są one przechowywane przez pewien czas, mogą być również analizowane.

Możesz monitorować przepustowość sieci pracowników za pomocą narzędzi do monitorowania sieci. Śledzą one wykorzystanie przepustowości, identyfikują źródła dużego ruchu i analizują przepływ danych w sieci.

Dokonamy kluczowych wniosków podsumowujących powyższy tekst:

1. W większości przypadków monitorowanie korzystania z Internetu jest legalne. Oczywiście zależy to od przepisów obowiązujących w danym kraju, ale nadal możliwe jest korzystanie z takiego oprogramowania.
2. W wielu krajach pracodawca powinien powiadomić pracowników o instalacji takiego oprogramowania.
3. Istnieje wiele narzędzi, funkcji i podfunkcji, które pomagają pracodawcom w sprawdzaniu aktywności pracowników.
4. Zainstalowanie agenta na docelowym komputerze lub innym urządzeniu i uzyskanie pierwszych rekordów zajmuje niewiele czasu.
5. Głównym celem takiego monitorowania jest zmniejszenie liczby czynności niezwiązanych z pracą. Innymi słowy, produktywność pracowników ulegnie znacznej poprawie.