Trendy w monitorowaniu pracowników w 2024 roku

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

Jednak jedną rzeczą, która pozostała niezmienna, a może nawet stała się jeszcze głębsza w dyskusjach, jest pojęcie zapewnienia doskonałej wydajności pracy. To właśnie tutaj rozsądne staje się korzystanie z odpowiednich rozwiązań do monitorowania pracowników.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

Wszystko zmienia się na dobre!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Czego więc można się spodziewać w przestrzeni monitorowania pracowników, gdy przepisy dotyczące danych stają się raczej wszechobecne i bardziej rygorystyczne? Cóż, można na to spojrzeć na dwa sposoby:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Perspektywa strategiczna

Jeśli chodzi o strategię operacyjną, więcej organizacji będzie skłaniać się ku niej:

• Kompleksowe opracowanie polityki uwzględniającej prawne i etyczne ograniczenia nadzoru nad pracownikami.

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• Poszukiwanie zewnętrznych konsultacji eksperckich w celu oceny praktyk monitorowania pracowników i sprawdzenia, czy są one zgodne ze zmieniającymi się przepisami.

• Regularny przegląd poprawy produktywności we wszystkich obszarach, aby zrozumieć, czy praktyka działa i co należy poprawić, aby zapewnić prywatność danych.

Perspektywa technologiczna

Debata na temat chmury i rozwiązań on-premise toczy się od lat. W większości przypadków rozwiązania on-premise zeszły na dalszy plan ze względu na liczne korzyści związane z elastycznością, skalowalnością, dostępnością itp.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Skłonność tę można przypisać faktowi, że wdrożenia lokalne pozwalają przedsiębiorstwom przechowywać dane we własnym zakresie i określać konkretną strategię obsługi informacji. Zazwyczaj są one lepiej wyposażone w takie rozwiązanie, gdy działają w wysoce regulowanych sektorach, takich jak opieka zdrowotna, finanse itp.

Nie oznacza to, że wdrożenia w chmurze są gorsze. W rzeczywistości od wielu lat są one najczęściej wybieranymi rozwiązaniami, a bariera wejścia do korzystania z programu monitorowania pracowników w chmurze jest dość niska. Jednak niektóre organizacje zaczęły również badać opcje po stronie lokalnej, co może oznaczać wyraźny trend w infrastrukturze IT w 2024 roku.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

Aby jednak zachować specyfikę obecnego dyskursu, skupmy się na jednej z aplikacji, czyli Power BI. Jest to popularne rozwiązanie do analityki biznesowej. Wprowadzenie Copilota do Power BI oznaczało dwie rzeczy:

• Użytkownicy mogą po prostu opisać poszukiwane informacje za pomocą stwierdzeń/pytań, a Power BI natychmiast przedstawi najbardziej istotne dane.
• Copilot tworzy wysoce dostosowane podsumowania i raporty z inicjatyw analitycznych podjętych przez przedsiębiorstwo.

Rozważmy teraz sferę nadzoru nad pracownikami. Organizacje niezmiennie dążą do poprawy wydajności operacyjnej poprzez ograniczenie marnotrawstwa czasu i wysiłku. Posiadają rozwiązania do monitorowania pracowników, które generują wgląd w oparciu o wzorce produktywności. Ale teraz mogą zrobić więcej za mniej.

Organizacje będą teraz mogły wchodzić w interakcje z narzędziem w języku naturalnym, szukać bardzo konkretnych spostrzeżeń (w formie wizualizacji) i przeprowadzać burze mózgów z narzędziem w celu opracowania strategicznego planu, na przykład, jeszcze większego zwiększenia produktywności zatrudnienia.

W tym świetle, oto kilka przykładowych scenariuszy, które mogą się wkrótce wydarzyć:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Wyobraź sobie rozwiązanie monitorujące automatycznie alarmujące o skokach produktywności lub kradzieży czasu, wraz z uzasadnieniem, które mogło do tego dopuścić. Bez konieczności ręcznej konfiguracji!
• Wyobraź sobie tworzenie hiper-spersonalizowanych raportów produktywności dla różnych działów za pomocą jednego kliknięcia.

Rzeczywiście, możliwości jest wiele. Oczywiście nie oznacza to, że przestrzeń będzie ewoluować dokładnie tak, jak przedstawiają to scenariusze. Wszystko będzie zależeć od tego, czego szukają użytkownicy i jak włączenie Gen AI jest w stanie temu zaradzić, pracując w ramach istniejącej konfiguracji technologicznej. Jedno jest jednak pewne: będzie dużo wartości dodanej.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Jak zatem może wyglądać progresywne monitorowanie w przyszłości?

Udostępnianie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Wykorzystanie tych spostrzeżeń do prowadzenia dialogu z pracownikami w czasie rzeczywistym jest kluczem do wprowadzenia klimatu przejrzystości i motywacji. W ten sposób monitorowanie pracowników nie wydaje się w ich oczach przedsięwzięciem szkodliwym. Zamiast tego postrzegają go jako realną interwencję w celu wydobycia z siebie tego, co najlepsze.

Eksperymentowanie z nietradycyjnymi metodami

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

CleverControl odegrał kluczową rolę w całym tym eksperymencie, ponieważ nasi klienci dokumentowali wszystkie ulepszenia produktywności, analizując aktywny i nieaktywny czas zarejestrowany w rozwiązaniu.

Pod koniec eksperymentu wiele przedsiębiorstw odnotowało znaczną poprawę produktywności. Eksperymenty, wspierane przez rozwiązanie monitorujące, utorowały drogę do bezprecedensowego wglądu w to, co może działać dobrze dla siły roboczej.

W przyszłości, w miarę jak rozwiązania do monitorowania pracowników staną się bardziej wyrafinowane, organizacje będą miały większą swobodę, aby sprawdzić, czy różne konfiguracje mogą dobrze działać, aby zaangażować i zmotywować pracowników. Dla tych, którzy przejmą inicjatywę w tych eksperymentach, utoruje to drogę do progresywnego monitorowania w 2024 roku i później.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

Interested in learning more? Book a strategy call with our experts today.

Already decided on adopting an employee monitoring solution? Sign up for a free trial of CleverControl.