Studium przypadku: Rola CleverControl w usprawnianiu współpracy zespołów zdalnych

Nowoczesne firmy rozwijają się dzięki zwinności, a dla klienta CleverControl, małej firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania z siedzibą w USA, oznaczało to przejście na całkowicie zdalny model pracy. Firma zatrudniała 32 programistów, testerów i kierowników projektów w różnych strefach czasowych, więc taka elastyczność była atutem. W praktyce jednak sprawy nie szły tak gładko, jak się wydawało.

Zespół dysponował standardowymi narzędziami: Jirą do zadań, wewnętrznym czatem do przesyłania wiadomości i innymi. Ale czegoś brakowało. Kierownicy projektów mieli jedynie mgliste pojęcie o procesie pracy. Kto na czym utknął? Dlaczego niektóre sprinty się opóźniały? I dlaczego niektórzy członkowie zespołu wydawali się przeciążeni, a inni mieli przestoje?

Nie chodziło im o lenistwo – chodziło o niewidzialność. Właśnie wtedy CleverControl odegrał swoją rolę. Nie miał on kontrolować pracy zespołu, ale w końcu monitorować postępy i usprawniać zdalną współpracę w zespole.

Wdrożenie oprogramowania monitorującego może szybko przynieść odwrotny skutek, jeśli będzie się wydawało, że ktoś szpieguje. Zamiast więc po cichu pstrykać przycisk, kierownictwo firmy przeprowadziło otwartą rozmowę z zespołem.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Kierownictwo jasno określiło, jakie dane będą gromadzone: korzystanie z aplikacji, czas spędzony na narzędziach służbowych, okresowe zrzuty ekranu oraz okresy aktywności/bezczynności. Wyraźnie zaznaczyło również: brak rejestrowania naciśnięć klawiszy i ukrytego śledzenia. Co najważniejsze, pracownicy mogli również przeglądać własne dane.

Ta przejrzystość zmieniła zasady gry. Zamiast podejrzeń, dostali akceptację.

Gdy dane zaczęły napływać, nie zajęło dużo czasu dostrzeżenie wzorców, które wcześniej pozostawały niewidoczne.

1. Komunikacja krążyła w kółko

   Firma zakładała, że wewnętrzny komunikator będzie głównym narzędziem do komunikacji we wszystkich kwestiach związanych z projektem, ale okazało się, że wiele aktualizacji zadań nadal odbywało się za pośrednictwem poczty e-mail. Co gorsza, kierownicy projektów stale przełączali się między Jirą a pocztą elektroniczną, tracąc aktualizacje i duplikując pracę. W rezultacie zdalna współpraca w zespole była nieefektywna i powolna.

   Rozwiązanie: Kierownictwo ustaliło jasną zasadę – cała komunikacja związana z zadaniami odbywa się w Jira. Wewnętrzny komunikator służy do szybkich pytań i aktualizacji zespołowych. Prosty, ale zmniejszył hałas i usprawnił przekazywanie zadań.

2. Narzędzia były marnowane (i niewłaściwie przydzielane)

   Niektóre zespoły miały licencje na drogie narzędzia programistyczne, z których prawie nie korzystały, podczas gdy inne czekały tygodniami na dostęp. Rolą CleverControl było gromadzenie raportów dotyczących korzystania z aplikacji i stron internetowych. Nie chodziło o budżet, ale o widoczność.

   Rozwiązanie: Dzięki raportom CleverControl dział IT mógł zobaczyć, kto czego faktycznie potrzebuje. Realokowali licencje na podstawie rzeczywistego wykorzystania, a nie założeń.

3. Starsi programiści wykonywali pracę młodszych programistów

   Dane pokazały, że najlepsi programiści spędzali godziny na odpowiadaniu na rutynowe pytania pomocy technicznej – czas, który powinni przeznaczyć na złożone przeglądy architektury i kodu.

   Rozwiązanie: Stworzyli rotacyjne stanowisko wsparcia dla młodszych członków zespołu. Uwolniło to starszych programistów i dało młodszym możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia. Wszyscy się rozwijali, współpraca zdalna w zespole poprawiła się, a projekty szły szybciej.

4. Najlepsze praktyki były ukryte na widoku

   Jeden zespół konsekwentnie realizował zadania przed terminem. Po przeanalizowaniu danych okazało się, że ci najlepsi pracownicy częściej niż inni korzystali z określonego zestawu dokumentów wewnętrznych i zasobów zewnętrznych.

   Rozwiązanie: Nie zachowali tej wiedzy tylko dla siebie. Zaktualizowali wewnętrzną wiki, przeprowadzili kilka krótkich sesji szkoleniowych i udostępnili podręcznik całej firmie. Nagle najlepsze praktyki stały się powszechne.

Projekty zaczęły przyspieszać, a planowanie zasobów stało się bardziej efektywne. Ale głębsze korzyści miały charakter kulturowy:

• Komunikacja stała się bardziej przejrzysta – mniej pominiętych aktualizacji, mniej frustracji.

• Obciążenie pracą wydawało się bardziej sprawiedliwe — menedżerowie byli w stanie dostrzec brak równowagi zanim nastąpiło wypalenie zawodowe.

• Współpraca zdalna w zespołach stała się bardziej celowa — ponieważ członkowie zespołów widzieli, jak przebiega praca, mogli ją kształtować.

• Morale zespołu uległo poprawie – ludzie czuli się wspierani, a nie obserwowani.

Rola CleverControl była znacząca. Choć nie zastąpiło istniejących narzędzi, usprawniło ich pracę. Dało firmie wgląd w sytuację, którego potrzebowała, by przestać zgadywać i zacząć optymalizować – nie poprzez kontrolowanie ludzi, ale poprzez zrozumienie ich przepływu pracy.

Dla oprogramowania do budowania zespołów zdalnych dla klientów na całym świecie, ta przejrzystość była nie tylko miłym dodatkiem. To ona decydowała o tym, czy praca zdalna przetrwa, czy będzie w niej naprawdę prosperować.