Przepisy dotyczące prywatności w stanie Illinois i oprogramowanie do monitorowania pracowników: co powinni wiedzieć pracodawcy

Trend monitorowania pracowników rośnie wraz z trendem pracy zdalnej i hybrydowej. Rzeczywiście, narzędzia te są korzystne dla firm na wiele sposobów: pomagają obiektywnie śledzić produktywność, zmniejszają ryzyko bezpieczeństwa, śledzą czas pracy i wiele innych. Jednak wdrożenie oprogramowania śledzącego wymaga starannych przygotowań. Jednym z kluczowych zagadnień jest prywatność pracowników i zgodność z obowiązującymi przepisami. Przepisy te nie są uniwersalne: różnią się nie tylko w zależności od kraju, ale także w zależności od stanu w obrębie kraju. Dzisiaj przyjrzymy się przepisom, o których muszą pamiętać pracodawcy w Illinois, i jak nie naruszać praw pracowniczych poprzez monitorowanie.

Zastrzeżenie: Niniejszy artykuł zawiera wyłącznie ogólne informacje i nie może być traktowany jako instrukcja prawna.

Podobnie jak inne stany USA, Illinois przestrzega federalnych praw i ma własne przepisy dotyczące prywatności. Chociaż są one ogólne, a nie odnoszące się konkretnie do monitorowania pracowników, firmy nadal muszą je interpretować w swoich praktykach śledzenia i przestrzegać ich.

Na szczeblu federalnym istnieje Ustawa o ochronie prywatności komunikacji elektronicznej (ECPA). Chroni ona prywatność komunikacji przewodowej, ustnej i elektronicznej podczas jej tworzenia, przesyłania i przechowywania. Gdy interpretujemy ją jako monitorowanie pracowników, możemy powiedzieć, że pracodawcom zabrania się celowego przechwytywania lub monitorowania komunikacji pracowników bez zezwolenia.

Istnieją dwa główne wyjątki w tej kwestii:

1. Przedsiębiorstwa mogą monitorować swoich pracowników w ramach zwykłej działalności gospodarczej, jak również z uzasadnionych przyczyn biznesowych, takich jak kontrola produktywności lub ochrona cennych aktywów.
2. Pracodawcy mogą monitorować komunikację, jeśli pracownicy wyrażą na to zgodę. Często odbywa się to za pośrednictwem specjalnych zasad lub podręczników dla pracowników.

Zgodnie z ustawą ECPA pracodawcy mogą również śledzić komunikację za pośrednictwem urządzeń i sieci należących do firmy, gdzie pracownicy zazwyczaj mają mniejsze oczekiwania co do prywatności.

Ale czy pracownicy w ogóle mogą oczekiwać prywatności w miejscu pracy? Tak. Pracownik nie traci wszystkich praw do prywatności po wejściu do biura lub zalogowaniu się do sieci firmowej. Na przykład prywatność pracowników jest nadal chroniona w niektórych obszarach, takich jak toalety i szatnie, ponieważ pracownicy zachowują tam uzasadnione oczekiwania dotyczące prywatności.

Oprócz ECPA, stan Illinois wprowadził własne przepisy dotyczące prywatności, których muszą przestrzegać pracodawcy: Ustawa o prawie do prywatności w miejscu pracy (IRPWA), Ustawa o podsłuchu w stanie Illinois (Wiretap Act) i Ustawa o ochronie prywatności informacji biometrycznych (BIPA).

Ustawa o prawie do prywatności w miejscu pracy i jej poprawki stanowią główne ramy prawne regulujące sposób monitorowania pracowników przez pracodawców. Oto kluczowe punkty tego rozporządzenia:

1. Pracodawcy muszą poinformować pracowników na piśmie o każdej formie monitorowania elektronicznego. Powiadomienie musi zostać przekazane w momencie zatrudnienia lub przed rozpoczęciem monitorowania.
2. Firmy mogą monitorować pracowników bez uprzedzenia wyłącznie wtedy, gdy mają podstawy, by sądzić, że pracownik dopuszcza się działań niezgodnych z prawem, a monitoring może dostarczyć dowodów na takie działania.
3. Pracodawcy nie mogą żądać od pracowników ani kandydatów podawania nazw użytkowników, haseł ani innych danych dotyczących kont w celu założenia osobistego konta internetowego.
4. Pracodawcy nie mogą zmusić pracowników do akceptowania znajomych ani do spełniania próśb lub żądania dostępu do prywatnych treści w mediach społecznościowych. Mogą jednak przeglądać publiczne posty lub uzyskiwać informacje, które są już publicznie dostępne.
5. IRPWA chroni pracowników przed dyskryminacją ze względu na styl życia. Mają oni prawo do wykonywania legalnych czynności poza pracą, na przykład używania alkoholu lub tytoniu, a pracownicy nie mogą odmówić zatrudnienia, zwolnienia lub ukarania ich za takie czynności.

Zgodnie z Ustawą Illinois Eavesdropping Act, nagrywanie prywatnych rozmów bez zgody wszystkich stron jest nielegalne. Tajne nagrywanie ich w miejscu pracy może być przestępstwem.

BIPA jest jednym z najsurowszych praw dotyczących prywatności w Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z nim pracodawcy muszą uzyskać pisemną zgodę pracowników przed zebraniem lub wykorzystaniem ich danych biometrycznych, na przykład skanów twarzy lub odcisków palców. Danych tych nie można sprzedawać ani ujawniać. Pracodawcy muszą mieć politykę dotyczącą przechowywania i niszczenia danych biometrycznych, która powinna być publicznie dostępna.

Podsumowując, powtarzającym się motywem w ustawodawstwie stanu Illinois jest wyraźna zgoda i powiadomienie.

Znalezienie równowagi pomiędzy potrzebami firmy i prawami pracowników może wydawać się trudne, ale jest możliwe, jeśli będziesz przestrzegać zasad etyki i przepisów prawa.

Pierwszym krokiem jest utworzenie polityki monitorowania. Polityka ta powinna opisywać metody śledzenia, których używasz, zakres zbieranych danych, okres ich przechowywania i to, kto ma dostęp do danych. Ale to nie wszystko. Ponieważ wiele przepisów chroni prywatne działania i rozmowy, warto określić, które działania w miejscu pracy są uważane za prywatne. To samo dotyczy mediów społecznościowych, ponieważ nie zawsze może być jasne, kiedy pracownik korzysta z konta jako osoba prywatna, a kiedy jako przedstawiciel firmy.

Każdy pracownik powinien przeczytać i zaakceptować tę politykę po zatrudnieniu lub przed rozpoczęciem monitorowania. Ponadto polityka ta powinna być łatwo dostępna dla personelu w dowolnym momencie.

Zanim zaczniesz monitorować jakąkolwiek aktywność, powinieneś uzyskać pisemną zgodę pracowników. Możesz to zrobić na papierze lub elektronicznie.

Dodatkowo możesz umieścić widoczne ogłoszenia o monitoringu w biurze.

Nie należy prowadzić monitoringu w obszarach, w których pracownicy mają uzasadnione oczekiwania dotyczące prywatności lub dostępu do swoich urządzeń i kont osobistych.

Śledź tylko te działania, które są bezpośrednio związane z celami biznesowymi. Na przykład, jeśli próbujesz wyeliminować spóźnienia i dokładniej śledzić godziny pracy, dodatkowe śledzenie historii przeglądarki (tylko dlatego, że możesz) może być nadmierne.

Unikaj zbędnego lub nadmiernie natarczywego nadzoru oraz regularnie dokonuj przeglądu praktyk monitorowania, aby mieć pewność, że są one nadal konieczne i proporcjonalne.

Upewnij się, że zbierane dane są bezpiecznie przechowywane i dostęp do nich ma tylko upoważniony personel. Opracuj jasne zasady przechowywania i niszczenia danych. W celu rozliczenia dobrze jest korzystać ze śladów audytu i dokumentować wszystkie działania monitorujące.

Szkolenia mają na celu zapewnienie, że pracownicy rozumieją swoje prawa do prywatności, granice legalnego monitorowania, zasady obowiązujące w firmie i akceptowalne zachowanie w miejscu pracy.

Utwórz wewnętrzne systemy do śledzenia zgodności i szybkiego reagowania na naruszenia lub obawy. Regularnie przeglądaj swoje zasady monitorowania i przeprowadzaj oceny wpływu na prywatność, zwłaszcza gdy zmieniają się obowiązujące przepisy dotyczące prywatności.

Przepisy stale ewoluują, więc wyrób sobie nawyk regularnego konsultowania się z prawnikami prawa pracy w sprawie zmian. W ten sposób zawsze będziesz na bieżąco i będziesz mieć pewność, że Twoje praktyki monitorowania są zgodne.

Poszukiwanie równowagi między interesami biznesowymi a ochroną praw pracowników w zakresie prywatności może wydawać się zniechęcające, ale znalezienie jej jest całkowicie osiągalne. Proaktywna zgodność, podkreślona przejrzystością, nie jest jedynie prawnym polem wyboru; jest podstawą unikania potencjalnych wyzwań prawnych, pielęgnowania kultury zaufania i ostatecznie budowania bezpieczniejszego i bardziej produktywnego środowiska pracy.