5 oznak, że Twoja firma potrzebuje oprogramowania do monitorowania pracowników

Spadające wskaźniki wydajności są pierwszym i najbardziej naturalnym powodem do niepokoju, gdy są czymś więcej niż sporadycznym lub sezonowym spadkiem. Jeśli zauważysz stały spadek ogólnej wydajności i produktywności swojej firmy, nadszedł czas, aby dokładniej przyjrzeć się następującym czynnikom.

Przyjrzyj się dokładnym liczbom. Czy zwykłe poziomy odniesienia są nagle trudniejsze do osiągnięcia? Czy sprzedaż konsekwentnie spada poniżej prognoz? Czy liczba jednostek produkowanych dziennie spada? Kiedy kluczowe wskaźniki produktywności konsekwentnie spadają, a zewnętrzne siły rynkowe nie mogą tego wyjaśnić, jest to alarmujący znak, że coś jest nie tak.

Czy niedotrzymywanie terminów stało się normą, a nie wyjątkiem? Nieterminowe realizowanie projektów to poważny problem. Niedotrzymane terminy zakłócają codzienne procesy pracy, powodują przepełnienie budżetu, frustrują klientów, zmniejszają przychody i rujnują reputację firmy. Częste opóźnienia oznaczają nieefektywność procesów, potencjalny brak odpowiedzialności lub problemy pracowników z zarządzaniem czasem. Zrozumienie, dlaczego tak się dzieje, jest pierwszym krokiem w kierunku poprawy.

Pracownicy mogą dostarczać pracę na czas, ale to tylko połowa sukcesu. Nie chodzi tylko o to, ile się robi, ale jak dobrze. Czy zauważyłeś wzrost liczby skarg od klientów? Czy Twój zespół spędza więcej czasu na przeróbkach i naprawianiu błędów? Czy kontrole jakości częściej kończą się niepowodzeniem? Może to oznaczać, że zespół traci koncentrację lub brakuje mu umiejętności niezbędnych do osiągania lepszych wyników. Oprogramowanie do monitorowania pracowników może pomóc w ujawnieniu problemu stojącego za spadkiem jakości pracy.

Czy masz trudności z ustaleniem, kto jest odpowiedzialny za niewykonane zadanie, błąd lub opóźnienie projektu? Trudności w określeniu odpowiedzialności mogą wynikać z niejasnych przepływów pracy, słabo zdefiniowanych ról lub braku odpowiedzialności za indywidualny wkład.

Monitorowanie pracowników gromadzi obszerne dane na temat ich aktywności w pracy: czas aktywności i bezczynności, najczęściej używane aplikacje i strony internetowe, wzorce aktywności i potencjalne czynniki rozpraszające, takie jak media społecznościowe. Analizując te dane, można dowiedzieć się, dlaczego wydajność pracowników spada i jak ją poprawić.

Coraz częstsze incydenty związane z bezpieczeństwem, takie jak częste infekcje złośliwym oprogramowaniem, udane ataki phishingowe, naruszenia danych lub nieautoryzowany dostęp do poufnych informacji firmowych, są powodem do rozpoczęcia działań. Oznaczają one słabość w zabezpieczeniach, a często słabość ta leży w niezamierzonych lub nawet celowych działaniach pracowników. Według ostatnich raportów, aż 82% naruszeń bezpieczeństwa jest spowodowanych błędem ludzkim. Monitorowanie pracowników może pomóc w ograniczeniu tego ryzyka i wczesnym wykrywaniu incydentów.

Kolejnym powodem, dla którego warto rozważyć monitorowanie pracowników, są przepisy, takie jak RODO, HIPAA, PCI DSS lub branżowe standardy zgodności. Nieprzestrzeganie ich może skutkować wysokimi grzywnami i utratą reputacji. Zgodność z przepisami często zależy od przestrzegania przez pracowników określonych procedur i protokołów, zwłaszcza w zakresie przetwarzania i bezpieczeństwa danych. Brak wglądu w codzienne działania pracowników znacznie zwiększa ryzyko incydentów wynikających z zaniedbań i niewłaściwego postępowania.

Wreszcie, jeśli przewaga konkurencyjna firmy opiera się na zastrzeżonych informacjach, własności intelektualnej lub tajemnicach handlowych, ochrona tych aktywów ma kluczowe znaczenie. Pracownicy z uprzywilejowanym dostępem do wrażliwych danych mogą je ujawnić zarówno nieumyślnie, jak i celowo.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników umożliwia wgląd w aktywność pracowników, dzięki czemu można zapewnić ich zgodność z polityką bezpieczeństwa i odpowiednimi przepisami.

Oprogramowanie z funkcją zapobiegania utracie danych (DLP) może wykrywać niebezpieczne lub niewłaściwe zachowania pracowników i ostrzegać menedżera lub specjalistę ds. bezpieczeństwa. Ponadto dane zebrane przez programy monitorujące mogą stanowić dowód w wewnętrznych dochodzeniach, jeśli dojdzie do incydentu.

Bezpieczne, komfortowe, przyjazne i pełne szacunku środowisko pracy ma kluczowe znaczenie dla wydajności pracowników. Naruszenia zasad postępowania w biurze tworzą wrogą atmosferę, obniżają morale i zaangażowanie pracowników oraz przyczyniają się do większej rotacji. W najgorszych scenariuszach takie zachowanie może nawet narazić firmę na poważne zobowiązania prawne i utratę reputacji. Czy zauważasz następujące niepokojące oznaki? Rozwiązaniem może być odpowiedzialne dochodzenie obejmujące monitorowanie pracowników.

Pierwszym dzwonkiem alarmowym są doniesienia o molestowaniu i dyskryminacji, formalne lub nieformalne. Ignorowanie takich skarg będzie nie tylko szkodliwe dla ofiary takiego zachowania, ale także doprowadzi do toksycznej atmosfery w biurze.

Innym niepokojącym sygnałem, na który należy zwrócić uwagę, są naruszenia kodeksu postępowania lub etyki firmy. Mogą one obejmować nadmierne wykorzystywanie czasu firmowego do działań niezwiązanych z pracą, niewłaściwe wykorzystywanie zasobów firmy w celu osiągnięcia osobistych korzyści, nieodpowiednie zachowanie w Internecie przy użyciu sieci lub urządzeń firmowych lub naruszanie umów o zachowaniu poufności.

Wreszcie, pracownicy mogą wykorzystywać zasoby firmy do zniesławienia lub zniesławienia kogoś lub czegoś w Internecie, uzyskiwać dostęp do pirackich zasobów, naruszając w ten sposób prawa autorskie, lub robić coś innego, co może prowadzić do strat finansowych i konsekwencji prawnych. Jeśli pozostawisz takie działania bez kontroli, mogą one prowadzić do kosztownych procesów sądowych, kar regulacyjnych i znacznego uszczerbku na reputacji.

W przypadkach nękania, dyskryminacji lub zastraszania, monitorowanie komunikacji między pracownikami - z odpowiednim doradztwem prawnym i powiadomieniem pracowników - może dostarczyć niezbędnych dowodów do wewnętrznych dochodzeń.

Oprogramowanie monitorujące może tworzyć szczegółowe dzienniki aktywności pracowników, w tym wykorzystanie aplikacji i dostęp do plików. Dzienniki te mogą zapewnić weryfikowalny ślad, aby zrozumieć działania pracowników i ustalić, czy zasady firmy zostały naruszone.

Jeśli często łapiesz się na tym, że zastanawiasz się, jak faktycznie przebiega praca i dlaczego znikąd pojawiają się wąskie gardła, być może potrzebujesz oprogramowania do monitorowania. Zadaj sobie pytanie:

1. Czy polegam na domysłach zamiast na konkretnych danych, aby zrozumieć nasz przepływ operacyjny?
2. Czy określone procesy są stale powolne, nieefektywne i nękane opóźnieniami?
3. Czy niektóre zadania często stają się punktami zaporowymi w naszym przepływie pracy, spowalniając całe projekty lub wydajność działu?
4. Czy potrzebuję obiektywnych danych, aby zrozumieć nasze obecne przepływy pracy przed wdrożeniem zmian w procesach? Jak zmierzyć wpływ tych zmian?

Gdy menedżerowie nie mają jasnego wglądu w procesy pracy, nie mogą skutecznie planować harmonogramu i budżetu projektu, optymalizować przepływów pracy i przewidywać potencjalnych czkawek.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników tworzy szczegółowe raporty na temat wykorzystania aplikacji przez pracowników, postępu zadań i czasu spędzonego na każdym zadaniu. Raporty te stanowią obiektywne, wymierne dane na temat bieżących przepływów pracy. Analizując je, menedżerowie widzą, jak praca jest wykonywana w praktyce i oceniają produktywność indywidualną i zespołową. Mogą ujawnić obszary wymagające poprawy i automatyzacji, wyeliminować zbędne kroki i przeprojektować przepływy pracy, aby uczynić je bardziej wydajnymi i szybszymi.

Po wdrożeniu ulepszeń, dane z monitoringu mogą być wykorzystane do pomiaru rzeczywistego wpływu tych zmian na wydajność przepływu pracy. Ta oparta na danych pętla może stać się podstawą do ciągłego doskonalenia i udoskonalania.

Sukces firmy jest napędzany przez zaangażowanych i zmotywowanych pracowników. Ale co się stanie, jeśli iskra zgaśnie? Możesz zaobserwować niepokojące trendy, takie jak spadek zaangażowania, absencja i rosnące wskaźniki rotacji. Oto inne niepokojące symptomy:

1. zauważalny spadek entuzjazmu
2. zmniejszona proaktywność
3. pracownicy wydają się mniej zaangażowani w swoją pracę i sukces firmy
4. mniejszy udział w działaniach i spotkaniach zespołu
5. ogólne poczucie apatii lub negatywności.

Oznaki te mogą sygnalizować głębsze, leżące u podstaw problemy w organizacji. Powinieneś zbadać kondycję swojej kultury organizacyjnej i samopoczucie pracowników, a uważne monitorowanie pracowników może być pomocnym narzędziem w tych badaniach.

Oprogramowanie monitorujące z automatycznym śledzeniem obecności może ujawnić wyżej wymienione niepokojące oznaki, często wcześniej niż może to zrobić menedżer, i zachęcić do głębszego zbadania sprawy. Poza tym może pomóc zmierzyć skuteczność wysiłków podejmowanych w celu zwiększenia zaangażowania pracowników. Aby jednak zaangażować i zmotywować pracowników, potrzebne są inne metody, takie jak nagrody i premie, możliwości rozwoju i wzrostu i inne.

Terminowe rozpoznanie pięciu sygnałów ostrzegawczych - spadku produktywności, bezpieczeństwa, nieetycznych zachowań, martwych punktów operacyjnych i spadku zaangażowania - ma kluczowe znaczenie, a monitorowanie pracowników może pomóc je wykryć i odkryć przyczyny tych problemów. Jeśli doświadczasz tych objawów, sprawdź, jak Oprogramowanie monitorujące CleverControl może Ci pomóc. Pamiętaj jednak, aby priorytetem było etyczne i przejrzyste wdrożenie.