Przewodnik po niezbędnym oprogramowaniu do zarządzania pracownikami

Zarządzanie pracownikami jest złożone i czasochłonne. Zatrudnianie i wdrażanie najlepszych kandydatów, śledzenie produktywności, zapewnienie dotrzymania wszystkich terminów oraz planowanie strategii rozwoju i motywacji pracowników to wyzwania, którym muszą sprostać menedżerowie i działy HR. Na szczęście żyjemy w erze dynamicznie rozwijającej się technologii, która może znacznie ułatwić nasze codzienne zmagania. Na wszystko istnieje cyfrowe rozwiązanie. W tym artykule zbadamy rodzaje oprogramowania do zarządzania pracownikami i ich zalety oraz opiszemy niezawodne rozwiązania w każdej kategorii.

Programy śledzące są prawdopodobnie najbardziej znanym rodzajem oprogramowania do zarządzania pracownikami. Ich funkcje zazwyczaj obejmują:

1. zrzuty ekranu
2. rejestrowanie naciśnięć klawiszy
3. śledzenie odwiedzanych stron internetowych
4. rejestrowanie zapytań
5. monitorowanie operacji na plikach
6. przechwytywanie aktywności drukarki
7. śledzenie czasu i nie tylko.

Dane te są podsumowywane w postaci wyników produktywności i statystyk, co upraszcza ocenę wydajności.

Kwestie prywatności znajdują się po drugiej stronie medalu. Ze względu na swoją specyfikę, oprogramowanie do monitorowania pracowników może gromadzić ogromne ilości danych, w tym informacje wrażliwe. Dlatego przed wdrożeniem takich rozwiązań konieczne jest zapoznanie się z lokalnymi przepisami dotyczącymi prywatności. Jeśli zrównoważysz potrzeby monitorowania i poszanowanie prywatności pracowników, oprogramowanie do śledzenia pracowników stanie się niezawodnym pomocnikiem w zwiększaniu produktywności zespołu.

CleverControl to potężne oprogramowanie do zarządzania pracownikami. Oferuje wszystkie niezbędne funkcje do płynnego monitorowania produktywności: zrzuty ekranu, monitorowanie schowka, rejestrowanie zapytań wyszukiwania i odwiedzin stron internetowych, śledzenie aktywności w mediach społecznościowych i komunikatorach i wiele innych. Platforma analizuje korzystanie przez pracownika z aplikacji, czatów i sieci, w tym ile czasu pracownik spędza dziennie i jak te trendy zmieniają się w wybranym okresie. CleverControl wyróżnia również najczęściej używane aplikacje i strony internetowe. Statystyki te pozwalają szybko zobaczyć przegląd dnia każdego pracownika i natychmiast wykryć czynniki rozpraszające.

CleverControl umożliwia monitorowanie nie tylko retrospektywnie, ale także w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcji podglądu na żywo można natychmiast zobaczyć, co dzieje się na ekranie dowolnego pracownika.

CleverControl posiada zestaw funkcji śledzenia czasu pracy, które pozwalają zautomatyzować śledzenie obecności. Oprogramowanie rejestruje obecność każdego pracownika w miejscu pracy, początek i koniec dnia pracy oraz okresy aktywności/nieaktywności. Możesz zobaczyć szczegółowy dziennik aktywności według czasu i godzinowych statystyk aktywności z wyróżnionymi najbardziej aktywnymi godzinami. Funkcja ta pozwala zrozumieć indywidualne wzorce pracy i lepiej planować zadania i spotkania.

Zaawansowane funkcje CleverControl obejmują nagrywanie ekranu, nagrywanie z kamery internetowej i nagrywanie rozmów. Korzystając z funkcji Screen Recording, można nagrywać ekrany wybranych pracowników przez cały dzień. Webcam Recording zamienia kamerę internetową komputera w prosty system nadzoru lub pomaga monitorować interakcje między klientem a pracownikiem. Dzięki funkcji Call Recording można nagrywać rozmowy z popularnych komunikatorów, takich jak Zoom, WhatsApp i Discord. Funkcja ta będzie nieoceniona do oceny pracy agentów obsługi klienta lub podsumowania informacji z ważnego spotkania.

CleverControl nadąża za najnowszymi osiągnięciami technologicznymi. Platforma niedawno włączyła funkcjonalność AI. AI bada aktywność pracowników w aplikacjach, czatach i online, porównuje ją z branżowymi benchmarkami, oblicza indywidualne wyniki produktywności i krótko komentuje znalezione nieefektywności.

CleverControl ma elastyczne ustawienia. Większość jego funkcji można włączyć/wyłączyć, co pozwala dostosować praktyki monitorowania do obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących prywatności. Oprogramowanie można również zainstalować w trybie widocznym, umożliwiając pracownikom uruchamianie i zatrzymywanie monitorowania lub dostęp do osobistego pulpitu aktywności.

Choć menedżerowie chcieliby pamiętać i kontrolować wszystkie terminy projektów, zadania i wydatki, niewielu z nich może pochwalić się mózgiem superkomputera. Zarządzanie projektami to rodzaj oprogramowania do zarządzania pracownikami, zaprojektowanego w celu odciążenia menedżera. Jest to scentralizowana platforma do planowania, organizowania i efektywnego zarządzania projektami. Jego typowe funkcje obejmują:

1. Tworzenie, przypisywanie i ustalanie priorytetów zadań
2. ustalanie terminów
3. śledzenie postępu zadania
4. komentowanie, przesyłanie wiadomości i czat na platformie
5. udostępnianie plików
6. Mapowanie dróg i śledzenie kamieni milowych
7. śledzenie czasu
8. śledzenie budżetu, zarządzanie wydatkami i nie tylko.

Takie oprogramowanie do zarządzania pracownikami pozwala menedżerom zobaczyć cały projekt, łatwo podzielić go na zadania i podzadania oraz przypisać je pracownikom. Mogą oni w czasie rzeczywistym uzyskać wgląd w postępy, wykryć potencjalne problemy i ponownie przydzielić niezbędne zasoby. Taka lepsza widoczność zadań zwiększa wydajność zespołu i usprawnia podejmowanie decyzji oraz zarządzanie budżetem. Jasne przypisywanie zadań i śledzenie postępów sprawia, że członkowie zespołu są odpowiedzialni za swoją pracę.

Asana to jeden z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami w chmurze. Jego przyjazny interfejs i szeroki zakres funkcji zdobyły tysiące firm na całym świecie. Duże projekty można dzielić na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania i podzadania, definiować zależności oraz ustalać priorytety i terminy. Widoki projektów można dostosować do własnych preferencji. Zadania można organizować w formie listy, kalendarza, osi czasu, wykresu Gantta lub tablicy Kanban. Do zadań można dodawać niestandardowe pola w celu łatwiejszego sortowania, filtrowania i raportowania.

Asana może śledzić czas spędzony na każdym zadaniu, dzięki czemu można dokładniej ocenić wydatki i potrzebny czas.

Platforma ma doskonałe funkcje komunikacyjne, takie jak wiadomości zespołowe, wzmianki i udostępnianie plików. Inteligentna skrzynka odbiorcza umożliwia dostosowywanie powiadomień w celu filtrowania najważniejszych aktualizacji, wstrzymywanie powiadomień w celu ochrony koncentracji i śledzenie powiadomień ze skrzynki odbiorczej.

Solidne funkcje automatyzacji pomagają zautomatyzować powtarzające się zadania. Można na przykład przypisywać zadania w oparciu o reguły lub powiadomienia wyzwalające.

Asana integruje się z wieloma innymi narzędziami, w tym Google Drive, Slack i Microsoft Teams.

Platforma jest odpowiednia dla firm różnej wielkości i z różnych branż dzięki łatwości obsługi, rozbudowanemu zestawowi funkcji i skalowalności.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) to kompleksowa platforma zaprojektowana w celu usprawnienia i automatyzacji funkcji HR w całym cyklu życia pracownika. Jego kluczowe funkcje to:

1. przechowywanie informacji o pracownikach (dane kontaktowe, historia zatrudnienia, wyniki itp.)
2. System śledzenia kandydatów (ATS) (zarządzanie ofertami pracy i aplikacjami kandydatów)
3. onboardingowe przepływy pracy i listy kontrolne
4. kontrole przeszłości i badania na obecność narkotyków
5. przetwarzanie listy płac i obliczanie podatków
6. administrowanie świadczeniami (ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne itp.)
7. Śledzenie czasu pracy i obecności
8. zarządzanie wydajnością
9. inicjatywy rozwoju pracowników i nie tylko.

Takie oprogramowanie do zarządzania pracownikami automatyzuje powtarzalne zadania, zmniejsza obciążenia administracyjne specjalistów HR i minimalizuje błędy we wprowadzaniu danych i przetwarzaniu listy płac. Dzięki temu zespoły HR mogą skupić się na strategicznych inicjatywach zwiększających zaangażowanie pracowników.

Korzystając z HRMS, organizacje mogą prowadzić dokładną dokumentację i zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy. Poza tym, HRMS dostarcza cennych danych i spostrzeżeń, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji HR.

HRMS oferuje również funkcjonalność dla pracowników. Jego funkcje samoobsługowe pozwalają pracownikom na zarządzanie swoimi informacjami i łatwy dostęp do usług HR.

Workday to zaawansowane, oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracownikami. Łączy wszystkie funkcje HR, takie jak lista płac, świadczenia, zarządzanie talentami i zarządzanie danymi pracowników, w jednym systemie.

Platforma oferuje konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty. Można tam uzyskać wgląd we wskaźniki rotacji, trendy wydajności i dane demograficzne pracowników. Wszystkie zmiany są natychmiast odzwierciedlane, dzięki czemu zawsze masz dostęp do najbardziej aktualnych informacji i możesz podejmować strategiczne decyzje.

Workday obsługuje cały cykl życia pracownika, od ofert pracy, przez śledzenie kandydatów i wdrażanie, po zarządzanie wydajnością i świadczenia. Ułatwia również planowanie sukcesji, ponieważ może pomóc zidentyfikować pracowników o wysokim potencjale. Później można ich przygotować do przyszłych ról kierowniczych.

Kolejny praktyczny zestaw funkcji automatyzuje procesy płacowe: wynagrodzenia, podatki, świadczenia i potrącenia. Automatyzacja zmniejsza liczbę błędów i obciążenie administracyjne oraz zapewnia terminowe i dokładne płatności.

Workday przynosi również korzyści pracownikom. Jego solidna funkcjonalność samoobsługowa pozwala im zarządzać swoimi danymi osobowymi, uzyskiwać dostęp do odcinków wypłat, wnioskować o czas wolny i rejestrować się w świadczeniach.

Podsumowując, Workday to skuteczne rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie zasobami ludzkimi. Potrafi dostosować się do specyficznych potrzeb organizacji z różnych branż i wspierać zarówno małe, jak i duże firmy.

Jak sama nazwa wskazuje, platformy employee experience (EX) służą poprawie ogólnego doświadczenia pracownika od momentu wdrożenia do momentu odejścia z firmy. Oprogramowanie tego typu uzupełnia tradycyjne funkcje HR. Jego głównym celem jest poprawa samopoczucia i motywacji pracowników, zwiększenie produktywności oraz stworzenie przyjaznego i angażującego środowiska pracy.

EX zazwyczaj oferuje następujące funkcje:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. narzędzia uznawania (na przykład systemy punktowe, nagrody peer-to-peer itp.)
3. wewnętrzne sieci społecznościowe lub fora
4. czaty i udostępnianie plików
5. centralne centrum wiadomości i ogłoszeń firmy
6. dane i analizy dotyczące zaangażowania pracowników, nastrojów i trendów wydajnościowych
7. dostęp do materiałów szkoleniowych i kursów
8. programy dobrego samopoczucia i nie tylko.

Dzięki platformom employee experience pracownicy czują się bardziej związani i doceniani. Według badań, pracownicy, którzy otrzymują regularne uznanie, są o 43% bardziej zaangażowani i trzykrotnie bardziej lojalni wobec swoich organizacji. Tak więc inwestowanie w EX oznacza inwestowanie w niższą rotację i wyższą produktywność.

EX zapewnia dostęp do wszystkich niezbędnych zasobów w jednym miejscu, od ogólnofirmowych ogłoszeń po programy well-being. Dzięki temu pracownicy spędzają mniej czasu na poszukiwaniu informacji i są na bieżąco z dostępnymi możliwościami.

Wreszcie, programy doświadczeń pracowników pomagają zmniejszyć wypalenie zawodowe i stres w miejscu pracy, co z kolei zwiększa produktywność i zaangażowanie.

Culture Amp to jedna z wiodących platform do badania doświadczeń pracowników. Oferuje wiele szablonów ankiet i narzędzi do zbierania opinii pracowników na temat różnych aspektów ich doświadczeń. Można na przykład przeprowadzać ankiety zaangażowania, oceny różnorodności i integracji oraz opinie 360 stopni. Wyniki ankiet można wygodnie gromadzić i organizować w scentralizowanym centrum przez cały rok. To centrum danych znacznie ułatwia przygotowania do oceny wyników.

Culture Amp opiera się na najnowszych odkryciach w dziedzinie psychologii i nauki o danych. Pomoże ci nie tylko zebrać informacje zwrotne, ale także przełożyć je na możliwe do zrealizowania plany ulepszeń.

Dzięki Culture Amp można tworzyć i udostępniać opisy ról i kompetencji wymaganych dla każdej roli. Informacje te nie tylko wyjaśniają indywidualne obowiązki, ale także pozwalają pracownikom ocenić ich obecne umiejętności i zidentyfikować ewentualne luki. Platforma może być również wykorzystywana do tworzenia spersonalizowanych planów rozwoju w celu zwiększenia wydajności i zaangażowania.

Culture Amp oferuje wspierającą społeczność z wirtualnymi wydarzeniami i grupą Slack. Zapewnia ciągłą edukację i możliwości nawiązywania kontaktów dla specjalistów HR.

Podsumowując, skuteczna ocena doświadczeń pracowników przez Culture Amp w połączeniu z naukowymi spostrzeżeniami sprawia, że jest to cenne narzędzie dla każdej organizacji, która chce stworzyć atrakcyjne i angażujące miejsce pracy.

W erze technologii mamy szczęście mieć aplikację do każdego rutynowego zadania. Te cztery rodzaje oprogramowania do zarządzania pracownikami zmniejszą obciążenie administracyjne, zoptymalizują złożone, czasochłonne zadania, takie jak ocena wydajności i ankiety zaangażowania pracowników, a także umożliwią efektywne zarządzanie projektami.