Beste praktijken voor het volgen van browseractiviteiten zonder het vertrouwen te schaden

Het bijhouden van browseractiviteiten op het werk omvat meestal het bijhouden van bezochte websites, zoekopdrachten, activiteiten op sociale media en chats (soms met inbegrip van logbestanden van berichten). Soms kan de werkgever ook bestandsoverdracht en toetsaanslagen bijhouden (bijvoorbeeld berichten of zoekopdrachten).

Organisaties kunnen een van de volgende methoden gebruiken voor het monitoren van internetactiviteiten:

1. Netwerkbewaking via routerconfiguratie: de router instellen om internetverkeer te registreren;
2. Proxyservers en firewalls kunnen internetverkeer loggen voor administratieve controle. Ze kunnen ook de toegang tot ongepaste websites blokkeren;
3. Software voor het monitoren van werknemers registreert alle computeractiviteiten van werknemers, inclusief browsergeschiedenis en sociale media-activiteiten, en blokkeert websites.

Of het legaal is om internetactiviteiten te volgen, hangt af van de staats- en lokale wetgeving in uw omgeving. Volgens de Amerikaanse wetgeving is het monitoren van werknemers bijvoorbeeld meestal legaal. De Electronic Communication Privacy Act (ECPA) staat werkgevers over het algemeen toe om apparaten en netwerken van het bedrijf te monitoren als ze legitieme zakelijke doeleinden nastreven. Sommige staten dringen er bij organisaties op aan om werknemers op de hoogte te stellen van trackingactiviteiten; andere staten laten dit over aan de werkgever. Werkgevers wordt ook aangeraden om een duidelijk beleid te hebben waarin de reikwijdte en de praktijken van het monitoren worden beschreven.

De General Data Protection Regulation (GDPR) regelt het volgen van computeractiviteiten van werknemers in de EU. Volgens deze verordening moeten organisaties het verzamelen van gegevens beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor legitieme zakelijke doeleinden, het personeel informeren over het monitoren en vaak hun toestemming verkrijgen.

In Australië, India, Canada, Denemarken en andere landen gelden vergelijkbare regels voor gegevensbescherming.

Andere rechtsgebieden hebben strengere privacybeschermingen. In Griekenland is elektronisch toezicht bijvoorbeeld verboden, tenzij de werkgever wettelijke toestemming heeft of legitieme zakelijke doeleinden. Nederland eist dat organisaties legitieme zakelijke belangen hebben die zwaarder wegen dan het recht op privacy van werknemers om werknemers te monitoren. Finland beperkt het monitoren van e-mails, telefoongesprekken en computergebruik.

In dit gedeelte hebben we slechts een kort overzicht gegeven van de legaliteit van het monitoren van werknemers in verschillende rechtsgebieden. Hoewel het monitoren van werknemers over het algemeen legaal is in de meeste landen, wordt er steeds meer nadruk gelegd op het vinden van een balans tussen de belangen van de werkgever en de privacyrechten van werknemers. We raden u aan uw juridisch adviseur te raadplegen voordat u trackingpraktijken in uw organisatie implementeert.

Het bijhouden van browseractiviteiten kan zowel organisaties als werknemers ten goede komen en hier wordt uitgelegd hoe:

1. Bewaking verbetert de productiviteit. De verleiding weerstaan om binnenkomende chatberichten of een winkelwebsite te controleren kan een uitdaging zijn, en niet iedereen kan die weerstaan. Het bijhouden van browse-activiteiten brengt werknemers aan het licht die buitensporig veel tijd besteden aan niet-werkgerelateerde activiteiten, zoals persoonlijk browsen, sociale media, videoplatforms en andere. Met deze informatie kunnen managers maatregelen nemen om de focus en productiviteit te verbeteren, bijvoorbeeld door afleidingen te blokkeren.
2. Verzamelde gegevens onthullen lacunes in vaardigheden. Als een werknemer vaak googelt hoe hij een bepaalde app moet gebruiken die nodig is voor zijn werk, heeft hij misschien extra training nodig. Het analyseren van de browsergeschiedenis van een werknemer kan je een idee geven over welke vaardigheden en kennis ze missen. Daarna kun je de opleidings- en ontwikkelingsprogramma's hierop afstemmen.
3. Tracering verhoogt de gegevensbeveiliging. Een sterke DLP-oplossing kan ongeoorloofde toegang, delen of downloaden van gevoelige bedrijfsgegevens door medewerkers detecteren en voorkomen.
4. Monitoring helpt de netwerkbeveiliging van het bedrijf te verbeteren. Gespecialiseerde software kan pogingen identificeren om toegang te krijgen tot schadelijke websites of geïnfecteerde bestanden te downloaden.

Ondanks alle voordelen kan het volgen van de surfactiviteiten van werknemers averechts werken als het onethisch wordt toegepast. De belangrijkste zorg is hier de privacy van werknemers. Werknemers hebben recht op privacy en het gebruik van te indringende controlemethoden kan leiden tot wantrouwen, een vijandige werkomgeving en zelfs juridische gevolgen. Werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze gemicromanaged en niet vertrouwd worden, waardoor hun werktevredenheid kan afnemen en ze op zoek gaan naar betere omstandigheden in andere bedrijven.

Het volgen van internetactiviteiten gaat ook gepaard met technische uitdagingen. Het implementeren en onderhouden van monitoringsystemen kan complex en duur zijn. Bovendien zijn zelfs de meest betrouwbare oplossingen gevoelig voor fouten. Ze kunnen legitieme activiteiten als verdacht markeren, wat leidt tot onnodige controle van werknemers.

Het implementeren van werknemersmonitoring vereist een zorgvuldige aanpak om deze problemen te beperken en alle voordelen te benutten.

We hebben de best practices voor het implementeren van tracking software verzameld.

De huidige markt biedt veel tools voor het monitoren van werknemers om hun surfactiviteiten te volgen. CleverControl is een van de meest geavanceerde en betrouwbare oplossingen op dit gebied. Het traceert de browsegeschiedenis van elke werknemer, zoekopdrachten, tijd die op elke website wordt doorgebracht en activiteiten op sociale media. De verzamelde gegevens worden samengevoegd in duidelijke statistische grafieken, waardoor een snelle analyse van individuele productiviteit en teambrede trends mogelijk is. Het platform biedt ook flexibele instellingen voor het blokkeren van websites, zodat u afleiding kunt beperken en werknemers kunt helpen zich op het werk te concentreren.

Een manager zal het vertrouwen van zijn team nauwelijks verdienen door hun activiteiten stiekem in de gaten te houden. Eerlijkheid is altijd het beste beleid. We raden aan om de redenen voor het implementeren van trackingmaatregelen openlijk te communiceren met de werknemers, zelfs als uw rechtsgebied dit niet vereist. Wees transparant over welke gegevens worden verzameld: bezochte websites, de tijd die op deze websites wordt doorgebracht, schermafbeeldingen, logbestanden van sociale media, enz. Vraag waar mogelijk toestemming aan werknemers voor het monitoren, vooral voor meer indringende methoden.

Als het acceptabel is voor uw monitoringdoeleinden, verwijder dan persoonlijk identificeerbare informatie uit de activiteitenanalyse om de privacy van werknemers te beschermen. Probeer je te richten op het analyseren van trends in plaats van individuele activiteiten. Volg de browsergeschiedenis van een specifieke werknemer niet; zoek in plaats daarvan naar patronen zoals buitensporig veel tijd doorbrengen op sociale media of bezoeken aan risicovolle websites.

Definieer duidelijke bewakingsdoelen en de omvang van de gegevens die je moet verzamelen om deze doelen te bereiken. Als het doel bijvoorbeeld is om afleiding te onthullen, is het voldoende om bezochte websites en de tijd die erop wordt doorgebracht vast te leggen. Het registreren van inkomende en uitgaande berichten op sociale media is in dit geval overdreven.

Browseractiviteiten moeten worden gevolgd op apparaten van het bedrijf en alleen tijdens werkuren. Vermijd het monitoren van werknemersactiviteiten buiten werktijd of op persoonlijke apparaten. De enige uitzondering kan zijn wanneer een werknemer een persoonlijk apparaat gebruikt voor het werk. In dit geval moet de gekozen monitoringoplossing een clock-in en clock-out functionaliteit hebben, zodat de werknemer de monitoring kan stoppen wanneer de werkdag eindigt.

De organisatie moet een uitgebreid beleid voor internetgebruik hebben dat acceptabel en onacceptabel online gedrag definieert. Daarnaast moet er een apart beleid zijn waarin de reikwijdte van monitoring wordt beschreven, hoe de verzamelde gegevens worden gebruikt, hoe lang ze worden bewaard en wie er toegang toe heeft. Beide beleidsregels moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers. Het team moet het beleid en de implicaties ervan begrijpen en een kanaal hebben om hun zorgen te uiten.

Monitoringpraktijken moeten niet in steen worden gebeiteld. Ze moeten periodiek worden herzien om er zeker van te zijn dat ze nog steeds nodig en effectief zijn.

Luister actief naar de feedback van werknemers en pas de tracking aan aan eventuele privacyzorgen. Daarnaast moet je op de hoogte blijven van relevante privacy- en arbeidswetgeving en ervoor zorgen dat veranderingen worden nageleefd.

Het volgen van de browsingactiviteiten van werknemers kan de productiviteit en focus van werknemers aanzienlijk verbeteren en de veiligheid van het bedrijf versterken. Monitoringpraktijken vereisen echter een zorgvuldige aanpak om de negatieve kanten ervan te vermijden. Door prioriteit te geven aan transparantie, te focussen op geaggregeerde gegevens en de privacy van werknemers te respecteren, kunt u het monitoren van browseactiviteiten implementeren op een manier die het vertrouwen behoudt en een positieve werkomgeving bevordert.