Software voor werknemersmonitoring in Pennsylvania: best practices voor gereguleerde sectoren

U runt misschien een bank in Pittsburgh of beheert een ziekenhuis in Harrisburg. Of misschien verwerkt uw verzekeringsmaatschappij in Philadelphia dagelijks duizenden gevoelige klantgegevens. In al deze gevallen hebben uw medewerkers toegang tot gevoelige gegevens die, bij opzettelijk of onbedoeld verkeerd gebruik, ernstige juridische, financiële en reputatieschade kunnen veroorzaken.

In heel Pennsylvania gelden voor organisaties in de bank-, financiële, verzekerings- en gezondheidszorgsector strenge beveiligings- en compliancevereisten. Software voor personeelsmonitoring is een essentieel onderdeel om aan deze vereisten te voldoen, risico's te beheersen en de beveiliging te verbeteren.

Maar hoe kan dit correct worden geïmplementeerd in Pennsylvania? Laten we dit onderwerp in het artikel van vandaag onderzoeken.

Kennis van de privacyregelgeving van de staat en de lokale overheid is cruciaal voor de implementatie van werknemersmonitoring in elke branche; in gereguleerde sectoren is het echter dubbel zo belangrijk. Software voor werknemersmonitoring helpt ervoor te zorgen dat klant- of patiëntgegevens worden beschermd en correct worden verwerkt. Daarbij verzamelt het enorme hoeveelheden gegevens over werknemersactiviteiten en kan het onbedoeld ook gevoelige klant- of patiëntgegevens vastleggen. Houd daarom bij de implementatie van trackingsoftware in gereguleerde branches in Pennsylvania rekening met het volgende:

1. In hoeverre beschermt het gevoelige klantgegevens?

2. Voldoet het aan de branchespecifieke regelgeving?

3. Ondersteunt het de rechten van werknemers met betrekking tot de over hen verzamelde gegevens?

Om deze vragen te beantwoorden, is kennis van het juridische landschap van Pennsylvania noodzakelijk. Laten we beginnen met sectorspecifieke regelgeving.

Werkgevers in de gezondheidszorg moeten voldoen aan de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Deze wet vereist de hoogste mate van bescherming van beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Dit zijn individueel identificeerbare gezondheidsgegevens, zoals medische gegevens, testresultaten, verzekeringsgegevens of andere gegevens die betrekking hebben op iemands fysieke of mentale gezondheid, verleende zorg of betaling voor zorg.

De wet van Pennsylvania verbiedt ook het openbaar maken van HIV-gerelateerde informatie en verslagen van behandelingen voor geestelijke gezondheid of middelenmisbruik zonder schriftelijke toestemming.

Wanneer software voor werknemersbewaking correct wordt geïmplementeerd, fungeert deze als een waakzame bewaker die u helpt bij het detecteren en voorkomen van mogelijke inbreuken op deze gevoelige gegevens.

Bedrijven die actief zijn in de financiële sector moeten voldoen aan de GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Deze wet vereist de bescherming van de niet-openbare persoonlijke informatie (NPI) van een consument. NPI is alle informatie die:

1. De klant verstrekt informatie om een financieel product of een financiële dienst te verkrijgen (naam, adres, inkomen, etc.)

2. Resultaten van elke transactie die voor een klant is uitgevoerd (rekeningnummers, betalingen, geschiedenis, saldo, etc.)

3. Een financiële onderneming verwerft informatie over de klant om een dienst of product te leveren (gerechtelijke documenten, consumentenrapporten, etc.)

Het monitoren van werknemers is essentieel om beveiligingsrisico's vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.

In de verzekeringssector vereist de Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), die in december 2023 van kracht werd, robuuste beveiliging voor niet-openbare informatie, respons op incidenten en training van werknemers op het gebied van cyberbeveiliging en monitoring.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Hoewel de Wiretap Act het maken van audio-opnames beperkt, verbiedt deze over het algemeen geen videobewaking, zolang er geen audio wordt opgenomen. Videobewaking is verboden in toiletten, kleedkamers en andere ruimtes waar werknemers een redelijke verwachting van privacy hebben.

De federale Electronic Communications Privacy Act (ECPA) is vergelijkbaar met de Wiretap Act. Deze wet verbiedt werkgevers om elektronische communicatie zonder toestemming te onderscheppen, maar biedt uitzonderingen voor het monitoren van systemen van werkgevers, met name om legitieme zakelijke redenen.

Volgens de wet van Pennsylvania zijn werkgevers niet verplicht hun werknemers te informeren over monitoring, met uitzondering van het monitoren van communicatie.

Dit was slechts een kort overzicht van de regelgeving in Pennsylvania. We raden u aan juridisch advies in te winnen voordat u werknemersmonitoring implementeert.

Maar waarom moeten werknemers in sectoren als de financiële sector, verzekeringen en gezondheidszorg eigenlijk worden gemonitord?

Stel je eens voor welke gegevens ze dagelijks verwerken. Burgerservicenummers, rekeningsaldi, medische geschiedenis, persoonlijke identificatiegegevens en nog veel meer waardevolle gegevens. Zoals we in de vorige sectie hebben gezien, zijn deze gegevens wettelijk beschermd, wat verplichtingen oplegt aan organisaties die deze gegevens verwerken. Software voor werknemersmonitoring kan hierbij helpen:

1. Zorg voor continue naleving van de regelgeving en genereer een audit trail.

2. Detecteer ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens, ongebruikelijke gegevensoverdrachten of andere verdachte activiteiten die kunnen wijzen op een mogelijk datalek.

3. Pak interne en externe bedreigingen aan.

4. Zorg ervoor dat gegevens worden verwerkt volgens de vastgestelde protocollen.

Het implementeren van werknemersmonitoring kan een complex en verwarrend proces zijn, vooral in gereguleerde sectoren, waar fouten kostbaar kunnen zijn. Hier zijn zeven best practices, speciaal ontwikkeld voor bedrijfsleiders in Pennsylvania.

Welke gegevens heeft uw organisatie? Wie heeft er toegang toe? Waar zitten de zwakke plekken?

Beoordeel uw risico's voordat u software koopt. Een bank die overschrijvingen afhandelt, heeft andere behoeften dan een kliniek die de patiënteninname beheert.

Niet alle monitoringsoftware is geschikt voor gereguleerde sectoren. De software die u kiest, moet duidelijk vermelden dat deze voldoet aan HIPAA of andere toepasselijke regelgeving in uw sector. Let op functies zoals:

1. Gecodeerde audit trails (HIPAA vereist een bewaartermijn van 6 jaar)

2. Rolgebaseerde toegangsregistratie

3. Integratie met DLP- en SIEM-systemen

4. Waarschuwingen voor verdacht gedrag (bijvoorbeeld toegang buiten kantoortijden, massadownloads)

Onverwachte monitoring kan averechts werken. Wees in plaats daarvan open. Ontwikkel een duidelijk, schriftelijk beleid dat expliciet beschrijft wat er gemonitord wordt, waarom het nodig is en hoe de verzamelde gegevens gebruikt en beveiligd zullen worden. Houd een korte vergadering. Leg uit dat monitoring niet bedoeld is om mensen te betrappen, maar om cliënten te beschermen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Hoewel je in Pennsylvania over het algemeen geen toestemming nodig hebt voor visuele of computermonitoring op de werkplek, zorgt transparantie ervoor dat er minder weerstand is en dat de samenwerking wordt bevorderd.

Het is niet nodig om elke toetsaanslag te registreren. Definieer duidelijke doelstellingen voor uw monitoringprogramma. Is het om data-exfiltratie te voorkomen? Om naleving van specifieke beveiligingsprotocollen te waarborgen? Beperk uw monitoringactiviteiten tot wat strikt noodzakelijk is om deze gestelde doelen te bereiken.

Focus op systemen met een hoog risico: patiëntendatabases, financiële platforms, tools voor claimverwerking. Pas monitoring toe op basis van rol en datagevoeligheid. Een receptioniste heeft niet hetzelfde toezicht nodig als een schade-expert.

De logs die u verzamelt, zijn gevoelig. Ze kunnen persoonlijke gegevens van uw medewerkers en onbedoeld vastgelegde klantgegevens bevatten.

Behandel de gegevens die uw monitoringsoftware verzamelt met hetzelfde beveiligingsniveau als de gevoelige informatie van uw klanten. Als iemand uw monitoringsysteem hackt, kan hij of zij alles zien. Beveilig, versleutel en beperk de toegang tot uw systeem tot een beperkt aantal medewerkers, en controleer wie de logs bekijkt.

Managers moeten begrijpen wat de software doet, wat het monitoringbeleid van het bedrijf is, wat de bredere beveiligingspraktijken zijn en hoe belangrijk naleving van de regelgeving is. Medewerkers moeten hun verantwoordelijkheden kennen. En leidinggevenden moeten ethisch gedrag vertonen – zonder uitzondering.

Regelgeving verandert. Personeelsverloop komt voor. Technologie evolueert. Evalueer uw monitoringbeleid minstens één keer per jaar. Ook het uitvoeren van proefaudits en het testen van uw incidentresponsplan zijn goede praktijken.

Kortom, het toezicht op werknemers in gereguleerde gebieden gaat over verantwoordelijkheid.

Als uw bedrijf actief is in de gezondheidszorg, verzekeringen of financiën in Pennsylvania, verwerkt het een aantal van de meest gevoelige gegevens die mensen hebben. Uw cliënten, patiënten en klanten rekenen erop dat u deze beschermt.

Bij een doordachte implementatie vormt monitoringsoftware een schild. Een manier om fouten op te sporen voordat ze tot overtredingen leiden. Een manier om naleving te bewijzen wanneer de tijd rijp is voor een audit.

Het uiteindelijke doel van monitoring is niet om een klimaat van wantrouwen te creëren, maar om een veilige en conforme omgeving te creëren die uw organisatie, uw klanten en uw reputatie beschermt.