Kantoormedewerkers versus telewerkers: Wie wordt er meer afgeleid?

Digitaal

Of je nu thuis of op kantoor werkt, de kans is groot dat je telefoon of andere elektronische apparaten je grootste afleiding zijn. Er zijn twee verschillende dingen die je moet begrijpen over digitale afleiding. Het eerste is dat vaak zelfs werkgerelateerde digitale afleiding, zoals officiële e-mails, chatberichten of oproepen, voor afleiding kunnen zorgen. Dit komt omdat al deze verschillende soorten digitale communicatiemethoden voor het grootste deel de concentratie van uw werknemers op hun projecten wegnemen.

De tweede en even belangrijke vorm van digitale afleiding is afleiding vanuit de persoonlijke digitale ruimte van de werknemer. Telefoons en andere apparaten bevatten een miljoen verschillende manieren om de aandacht te trekken. Van scrollen door sociale media tot het aannemen van persoonlijke gesprekken, tot surfen op het net of het spelen van een spelletje, het aantal digitale afleidingen is intens.

Oplossingen

De realiteit van digitale afleiding is dat deze vaak veel gemakkelijker kan worden aangepakt als uw werknemers vanuit een kantoor werken. Een bedrijfsbeleid dat de toegang tot persoonlijke digitale apparaten tijdens werktijd beperkt, kan ervoor zorgen dat uw werknemers zo min mogelijk last hebben van persoonlijke digitale afleiding.

Professionele digitale afleiding kan daarentegen wel worden aangepakt, of uw werknemers nu thuis of op kantoor werken. U hoeft namelijk alleen maar controlesoftware te installeren waarmee u kunt controleren hoe afgeleid uw werknemers zijn of hoeveel tijd ze besteden aan dingen buiten het werk. Met behulp van monitoring software, zoals CleverControl, kunt u precies weten hoe productief uw werknemers zijn en beslissen over de beste manieren om hen te helpen nog productiever te worden in hun werk.

Lawaai

Natuurlijk is lawaai een grote afleiding, of u nu thuis of op kantoor werkt. Het lawaai waarmee u wordt omringd, verschilt echter volledig naargelang u thuis of op kantoor bent.

Op kantoor wordt het geluid meestal afgeleid door andere collega's die met elkaar praten of rondlopen terwijl zij hun werk proberen af te maken. Dit kan een bijzonder groot probleem zijn als uw werknemer gemakkelijk wordt afgeleid door dergelijke commotie en niet in een privékantoor met een gesloten deur werkt.

Thuis zijn de geluiden meestal afkomstig van andere gezinsleden die dezelfde ruimte delen als uw werknemer. Ook hier zal de mate van afleiding variëren naargelang uw werknemer al dan niet over een eigen ruimte beschikt van waaruit hij kan werken. Als dat niet het geval is en hij bijvoorbeeld vanuit de woonkamer of keuken werkt, zal hij waarschijnlijk al het lawaai uit de rest van het huis horen en daardoor worden afgeleid.

Oplossingen

Helaas kunt u in de meeste gevallen niets doen om afleiding door lawaai in de kantoren van uw werknemers of bij hen thuis te verminderen. Eenvoudig gezegd, in een kantooromgeving is er wat lawaai dat van nature voorkomt. Als uw werknemer daar werkt, wordt hij of zij er waarschijnlijk door afgeleid of leert hij er gewoon mee omgaan. U kunt ook proberen een beleid te voeren met betrekking tot lawaai en geklets op kantoor, maar het effect daarvan kan twijfelachtig zijn.

Ook in een thuiswerkomgeving kunt u meestal niets doen om uw werknemer een afleidingsvrije ruimte te geven. Het is echter mogelijk dat zij thuis enkele oplossingen vinden om het lawaai te verminderen, zoals een koptelefoon of een meer besloten ruimte om te werken, als die beschikbaar is.

Socialisatie

Een van de belangrijkste voordelen van werken op kantoor is de mogelijkheid om te socialiseren met uw team. In de meeste gevallen kan dit de teammoraal opkrikken en uw team helpen zich te binden. Het kan echter ook als afleiding dienen als uw werknemers niet weten hoe ze de socialisatie moeten beperken tot een niveau dat niet alleen voor henzelf, maar ook voor hun omgeving aanvaardbaar is. Of uw werknemer nu wordt afgeleid doordat hij degene is die met anderen omgaat of doordat hij het lawaai hoort dat anderen maken terwijl ze met elkaar omgaan, zijn werk wordt erdoor beïnvloed.

Thuis is socialisatie meestal niet zo'n probleem voor de meeste mensen. Grenzen stellen en hun familie niet met hen laten praten terwijl ze werken, tenzij het om een ernstige zaak gaat, kan relatief gemakkelijk zijn. Maar natuurlijk zijn er momenten waarop deze afleidingen niet volledig worden geëlimineerd. Partners, echtgenoten, kinderen of zelfs huisgenoten kunnen soms in noodgevallen de aandacht van uw werknemer vragen, zelfs tijdens werktijd. Dit kan ertoe leiden dat ze hun aandacht een paar minuten verliezen. Toch is dit soort afleiding niet te vergelijken met veel tijd doorbrengen met anderen op kantoor, omdat het meestal een veel tijdelijkere afleiding is.

Oplossingen

Net als bij lawaai is er niet veel dat u kunt doen om dit soort afleiding volledig uit uw werkomgeving te bannen. Vooral als het gaat om sociale contacten op het werk, is de realiteit dat u een positieve werkomgeving wilt waar uw werknemers graag elke dag komen en met anderen omgaan. Dat betekent echter niet dat u, als werkgever, geen grenzen zou moeten stellen aan wat wel en niet is toegestaan op het werk. Deze grenzen kunnen helpen de afleiding te beperken en tegelijkertijd uw werknemers tevreden te houden op het werk.

Er is echt geen manier om deze afleiding te stoppen als uw werknemer thuis werkt. De mate waarin dit soort afleiding thuis problemen oplevert, varieert echter per werknemer. De realiteit is dat veel werknemers ofwel niet zo afgeleid worden, ofwel thuis een zodanige privéruimte hebben dat hun productiviteit onaangetast blijft, ongeacht het lawaai of de gezelligheid om hen heen.

Andere taken

Een van de belangrijkste voordelen van werken op kantoor is dat de balans tussen werk en privé veel eenvoudiger en fysiek haalbaarder wordt. Want als u op kantoor bent, hoeft u zelden of nooit niet-werkgerelateerde taken uit te voeren.

Thuiswerken daarentegen betekent dat een miljoen en één verschillende huishoudelijke taken uw aandacht zullen trekken terwijl u daar bent. Van het doen van de was tot het schoonmaken van de keuken, tot het stofzuigen van het huis, tot kinderopvang, de lijst van taken die uw aandacht van uw werk kunnen afleiden gaat maar door.

Oplossingen

Het beste wat u kunt doen om uw werknemers te helpen dit soort afleiding te vermijden, is hen te helpen begrijpen hoe een goed evenwicht tussen werk en privé eruit moet zien. Door hen te helpen deze grenzen te creëren, is het onwaarschijnlijker dat uw werknemers zich laten afleiden door andere taken die nodig zijn in hun dagelijks leven, alleen maar omdat ze thuis zijn.

Vergaderingen

Vergaderingen zijn normaal gesproken een noodzakelijk onderdeel van elke werkdag; meestal kunnen ze echter ook een grote afleiding zijn voor werknemers, vooral als ze niet goed georganiseerd zijn.

Als het gaat om vergaderingen op kantoor, is de realiteit dat deze vaak een grotere afleiding vormen dan virtuele vergaderingen, die veel vaker voorkomen in werk-thuisomgevingen. De reden hiervoor is betrekkelijk eenvoudig. Als u weet dat u moet opstaan en uw bureau moet verlaten om een vergadering bij te wonen, zult u waarschijnlijk 5-10 minuten voor de vergadering besteden aan het afsluiten van alles, het voorbereiden van de vergadering en erheen lopen. En als de vergadering eenmaal voorbij is, moet u terug naar uw kantoor om u weer op uw werk te concentreren. Dit betekent dat uw werknemers voor elke vergadering op een dag minstens 10-20 minuten werk verliezen, afhankelijk van de vergadering en hoe afgeleid ze zijn.

Virtuele vergaderingen daarentegen elimineren veel van de voorbereidingstijd van fysieke vergaderingen, aangezien de werknemer gewoon hoeft in te loggen op een webplatform en aan het gesprek kan deelnemen. Maar omdat ze niet fysiek aanwezig zijn, is het veel gebruikelijker dat thuiswerkers tijdens een vergadering worden afgeleid dan iemand die op kantoor werkt en andere mensen persoonlijk moet zien.

Oplossingen

Geen vergaderingen houden is in de meeste werkomgevingen geen oplossing, maar wat u wel kunt doen is uw vergaderingen efficiënter organiseren, zowel voor werknemers die thuis als op kantoor werken. Als vergaderingen op een zodanige manier worden gehouden dat uw werknemers er voortdurend bij betrokken zijn, kunt u er daadwerkelijk voor zorgen dat zij hun aandacht erbij houden. U moet ook overwegen wat de beste tijd is om deze vergaderingen te houden, afhankelijk van uw werknemers en uw werkschema.

Uitstelgedrag

Ten slotte is de afleiding soms niet extern, maar eerder intern. Uitstelgedrag kan werknemers treffen, of ze nu thuis of op kantoor werken. De realiteit is dat als een werknemer op dat moment geen zin heeft om te werken, je hem op geen enkele manier kunt dwingen zijn taken af te maken. In werkelijkheid zullen werknemers die uitstellen iets anders vinden om te doen dan de taak die ze moeten afhandelen, ongeacht of ze aan het werk zijn of thuis.

Oplossingen

Er is geen echte oplossing voor uitstelgedrag, maar als werkgever kunt u een aantal stappen ondernemen om het uitstelgedrag tijdens werktijd te elimineren.

De eerste is om uw werknemers trainingen te laten volgen die hen de nodige instrumenten aanreiken om hen te helpen methoden te ontwikkelen om niet te treuzelen. Ieder mens is anders, en daarom is het mogelijk dat de methoden en hulpmiddelen die uw werknemers voor zichzelf ontwikkelen om uitstelgedrag te voorkomen, verschillen. Het enige wat u als werkgever kunt doen, is hen kennis en mogelijke oplossingen aanreiken en kijken hoe goed zij hun patronen aanpassen om productiever te worden.

Het tweede wat je kunt doen is de opties elimineren die ze hebben over wat te doen tijdens het uitstellen. Bij uitstelgedrag grijpen veel mensen naar hun telefoon, scrollen ze door de sociale media of zoeken ze alles wat digitaal beschikbaar is maar niets met hun werk te maken heeft. Software voor het monitoren van werknemers kan u helpen de beschikbaarheid op deze websites te elimineren en bij te houden hoeveel tijd uw werknemer besteedt aan uitstelgedrag.